Um pagamento de factura é submetido por uma empresa para pagar produtos e serviços comprados a fornecedores. As pequenas empresas não precisam apenas de enviar facturas aos seus clientes, elas também têm de pagar as facturas dos serviços e fornecimentos que compram para executar as suas operações. Toda pequena empresa deve ter um sistema consistente de pagamento de faturas que a mantenha organizada e simplifique seu processo contábil de pequenas empresas. As empresas devem garantir que pagam as suas facturas a tempo para evitar atrasos de pagamento e manter fortes relações com os seus fornecedores.

Estes tópicos dão dicas acionáveis para fazer pagamentos de faturas prontamente:

Dicas para fazer pagamentos de faturas a tempo

Como faço para fazer um pagamento de fatura?

O que é um pagamento de fatura?

Dicas para fazer pagamentos de facturas a tempo

Reveja as facturas quando as receber

É melhor estabelecer uma prática consistente de revisão de facturas assim que as receber dos seus fornecedores, para que elas não se percam e para que os detalhes da compra estejam frescos na sua mente. Quando uma factura entra no seu negócio, reveja-a para o seguinte:

• Verifique a data de vencimento da factura: Anote a data de vencimento da factura para que não perca o prazo.
• Revise os bens ou serviços fornecidos: Leia a lista detalhada dos produtos ou serviços que você comprou e certifique-se de que ela está alinhada com o que você realmente recebeu. Caso não esteja, acompanhe a empresa para discutir a discrepância.
• Verifique o custo total: Verifique o valor total devido na fatura para ter certeza que está alinhado com o que você discutiu com o fornecedor.

Selecione o método de pagamento correto

Cheque os métodos de pagamento que o fornecedor aceita e escolha o método de pagamento mais inteligente e conveniente para o seu pequeno negócio. Se, por exemplo, o seu cartão de crédito comercial lhe permite receber dinheiro de volta ou recompensas de viagem sempre que o utilizar, esta pode ser a melhor opção para os pagamentos das suas facturas, desde que se assegure de pagar sempre a factura do seu cartão de crédito quando o pagamento é devido.

Organizar facturas de acordo com um plano de pagamento

Configurar um sistema consistente de contas a pagar para seguir todas as facturas que recebe até à data de vencimento. Você pode criar um calendário de faturamento no Excel que classifica suas faturas por data de vencimento ou pode usar uma solução de contabilidade baseada em nuvem para criar um calendário de pagamento de faturas. A frequência com que você paga as faturas dependerá do volume de faturas que seu negócio receber: se você receber várias faturas em diferentes momentos do mês, pode fazer sentido pagar as faturas semanalmente, para evitar que elas se acumulem ao longo do mês.

Set Reminder

É importante que você não ignore ou perca nenhuma fatura recebida para que você possa evitar o pagamento de taxas atrasadas. Para o ajudar a gerir todas as datas de vencimento das suas facturas, pode definir lembretes para cada factura que receber. A forma mais fácil de definir lembretes de pagamento de facturas é criar alertas num calendário digital para o lembrar da factura uma semana antes da data de vencimento da factura.

Automate Bill Payments

A forma mais fácil e fiável de garantir que o seu negócio nunca falhe um pagamento de facturas é automatizar todos os seus pagamentos de facturas, se possível. Com o pagamento automático de letras de câmbio, você pode programar pagamentos periódicos de letras de câmbio para que o dinheiro seja automaticamente retirado do seu cartão de crédito ou conta bancária, de acordo com o plano de pagamento que você definir. Dessa forma, você nem precisa pensar nos seus pagamentos de letras de câmbio; suas letras serão pagas automaticamente antes do prazo de pagamento da fatura.

Cash in in on Early Payment Discounts

Note qualquer um dos seus fornecedores que oferecem descontos para pagamento antecipado e sempre programe seus pagamentos de letras de câmbio para cumprir esses prazos antecipados. É comum as empresas recompensarem os clientes por pagarem prontamente oferecendo um desconto no total da fatura se o cliente pagar dentro de uma determinada janela de pagamento antecipado. Muitas vezes, as empresas oferecem um desconto de 2% nas faturas se elas forem pagas dentro de dez dias após a data da fatura, mesmo que o prazo de pagamento real possa ser trinta dias após a data da fatura.

Fique em um sistema de arquivamento de faturas

Desenvolva um sistema de arquivamento de faturas que funcione para o seu negócio, para que você possa acompanhar as faturas pagas, quando e como você as pagou e o valor total do pagamento. Isto irá ajudá-lo a criar relatórios contabilísticos precisos para o seu negócio. É também uma boa ideia guardar os detalhes da confirmação do pagamento no caso de surgir uma disputa com um fornecedor sobre se uma factura foi paga.

Como faço um pagamento da factura?

Para fazer um pagamento da factura, terá de escolher o método de pagamento que funciona melhor para o seu pequeno negócio. Aqui estão alguns métodos comuns de pagamento de facturas para escolher:

Pagar com cheque

Pagar com cheque é uma forma barata e relativamente segura de pagar facturas, mas pode ser demorado. Você precisará preencher o cheque e endereçar um envelope e depois enviar o pagamento pelo correio, o que tira tempo de assuntos mais importantes do negócio.

Pagamento em dinheiro

Administração de pagamentos em dinheiro para qualquer fatura grande, especialmente se você não estiver pagando a fatura pessoalmente. O dinheiro não oferece nenhuma segurança, já que pode ser roubado ou perdido facilmente e não há como substituí-lo.

Pagamento em linha de crédito ou débito

Pagamentos em linha por cartão de crédito ou débito são simples de processar, poupando-lhe tempo. Não só isso, os pagamentos online através de fornecedores respeitáveis oferecem vários níveis de segurança e criptografia para manter seus dados pessoais seguros.

Pagamento Móvel

Pagamentos móveis são convenientes e seguros, especialmente se o fornecedor vem até você para completar um serviço, como um empreiteiro. Com pagamentos móveis, você pode usar um cartão de crédito ou débito para pagar rápida e seguramente através de um aplicativo.

Pagamento Automático de Contas

Se os fornecedores oferecem a opção, as pequenas empresas devem considerar a configuração de pagamento automático de contas para agendar seus pagamentos de faturas com antecedência e garantir que eles nunca se atrasem no pagamento. Os pagamentos automáticos de facturas são rápidos e seguros. Você só precisa ter certeza de que há sempre dinheiro suficiente na conta associada ao pagamento automático de contas, para que você não seja atingido com multas por saque a descoberto.

O que é um pagamento de conta?

Um pagamento de conta online é um serviço oferecido pelos bancos que permite às empresas pagar todas as suas contas online de forma rápida e fácil. Os pagamentos online de facturas podem poupar-lhe tempo e ajudá-lo a pagar as suas facturas antes de estas serem pagas. Aqui estão os passos para configurar o pagamento online de facturas:

• Recolha todas as facturas que precisa de pagar, bem como os números de conta associados.
• Introduza o nome de cada beneficiário e o número da conta associada na plataforma de pagamento online de facturas do seu banco.
• Escolha quando gostaria de processar o pagamento da factura.
• Decida se será um único pagamento ou se você gostaria de configurar pagamentos recorrentes para aquele recebedor de pagamento em particular.
• Definir lembretes para acompanhar as datas de vencimento das faturas.