Volte a televisão, e é muito provável que encontre uma celebridade ou alguma outra personalidade famosa a conversar com uma âncora de notícias de televisão ou apresentadora de programas. Abra o jornal e há uma chance de você ler sobre os pensamentos de um político proeminente sobre certos assuntos, escritos por um jornalista.

Quando você caminha para o seu escritório e passa pelo departamento de Recursos Humanos, você vê uma fila de jovens homens e mulheres bem vestidos esperando a sua vez de entrar na sala e conversar com o gerente de RH, que está atualmente tentando preencher uma vaga.

Todos estes cenários envolvem conversas e trocas de ideias, realizadas sob a forma de entrevista.

Neste artigo, exploramos 1) o que é uma entrevista, 2) os prós e contras de ter um horário de entrevista, 3) os diferentes tipos de horários de entrevista, 4) modelos de horários de entrevista, e 5) dicas e truques.

INTERVIEW: AN OVERVIEW

Bastante possivelmente, a definição mais simples de uma “entrevista” é uma “conversa em que são feitas perguntas e são dadas as respostas correspondentes. A definição e execução da entrevista varia do casual ao semi-formal ao formal, e envolve duas partes: o entrevistador e o entrevistado. O objetivo do entrevistador é coletar dados e informações, fazendo perguntas e sondando as respostas que são dadas pelo entrevistado. Pode até ser descrito como o “roteiro do entrevistador”.

Uma entrevista pode ser realizada um a um, com um entrevistador e um entrevistado, ou em grupos. Por exemplo, um entrevistador pode discutir com vários entrevistados, ou mais de um entrevistador pode conversar com um único entrevistado. Alternativamente, pode ser um arranjo de grupo, com um painel de entrevistadores frente a um painel de entrevistados.

Quando as entrevistas são realizadas? Geralmente, as entrevistas são utilizadas para o seguinte:

• Contratação ou Recrutamento. Uma entrevista de emprego envolve um gerente de contratação ou recrutador conversando ou discutindo com um candidato ou candidato, a fim de avaliar a adequação deste último para uma vaga em aberto.
• Pesquisa. Uma maneira de reunir dados para pesquisa (por exemplo, marketing, pesquisa econômica e científica) é através do que é conhecido como “entrevista de pesquisa”, onde os entrevistados são procurados para obter respostas. Na pesquisa científica, por exemplo, as perguntas são formuladas com o propósito de testar uma hipótese ou suposição.
• Divulgação da informação. Notícias é o principal exemplo, onde uma pessoa é questionada para televisão, rádio, jornal ou mídia similar.

Como você pode dizer se uma entrevista está indo bem? Bem, o senso comum ditaria que uma entrevista está indo bem se houver uma troca contínua de idéias e informações, e isso pode ser atribuído a vários fatores.

• Um objetivo ou propósito, girando em torno de um tópico ou assunto específico. Trata-se de uma entrevista de emprego? A entrevista destina-se a descobrir o que o entrevistado pensa sobre um determinado assunto?
• A capacidade do entrevistador de fazer perguntas e encorajar o entrevistado a conectar-se com ele e abrir-se a ele. Isto também se refere à sua capacidade de investigar mais profundamente e fazer o acompanhamento das perguntas para obter mais informações.
• A capacidade de resposta do entrevistado, e a sua capacidade de se expressar plenamente nas suas respostas. Ele deve ser capaz de compreender rapidamente a pergunta e entender o que está sendo perguntado, para que ele possa fornecer a resposta que o entrevistador está procurando.
• O cenário da entrevista. Isto inclui o local ou local, o idioma utilizado e outros factores externos que definem o tom geral da entrevista.

Se algum dos factores acima referidos estiver ausente (ou presente mas faltar de alguma forma), então pode esperar que a entrevista desça desde o início. Contudo, outra grande razão pela qual a maioria das entrevistas falham ou não alcançam os resultados desejados é a falta de preparação, particularmente por parte do entrevistador. Uma indicação de preparação é um “horário de entrevista”.

O CALENDÁRIO DE ENTREVISTAGEM

Como as entrevistas espontâneas ou no local podem parecer ser divertidas, elas ainda vão bombardear se nenhuma preparação for colocada nela. Aquelas entrevistas “de emboscada” que vê na televisão? Elas não são completamente aleatórias ou “no local” como são apresentadas para serem. As perguntas feitas já foram preparadas de antemão, e frequentemente estão contidas em um horário de entrevistas.

Um horário de entrevistas é basicamente uma lista contendo um conjunto de perguntas estruturadas que foram preparadas, para servir de guia para entrevistadores, pesquisadores e investigadores na coleta de informações ou dados sobre um tópico ou questão específica. A agenda será utilizada pelo entrevistador, que irá preencher as perguntas com as respostas recebidas durante a entrevista propriamente dita.

Vantagens de uma agenda de entrevistas

1. Uma agenda de entrevistas facilita a condução da entrevista. Como as perguntas já foram preparadas de antemão, é mais fácil de realizar e completar a entrevista.
2. Aumenta a probabilidade de recolher informações ou dados precisos. As perguntas, que já foram preparadas de antemão, devem ser bem pensadas e ter foco, de modo que visam o “coração da questão”, garantindo assim que as respostas obtidas sejam corretas ou precisas. De acordo com Lindlof & Taylor, o cronograma de entrevistas pode aumentar a confiabilidade e credibilidade dos dados coletados.
3. Permite que entrevistadores e pesquisadores obtenham mais informações, uma vez que podem fazer perguntas de acompanhamento ou esclarecimentos sobre as perguntas que prepararam. Assim, as informações coletadas são mais relevantes e úteis.
4. A taxa e quantidade de respostas são maiores. Muitas vezes, as entrevistas são limitadas no tempo. Os entrevistadores têm apenas um tempo limitado para fazer todas as suas perguntas e obter as respostas. Se ele veio preparado, então ele pode utilizar esse tempo adequadamente. Caso contrário, ele estará perdendo muito tempo, pensando em que pergunta fazer a seguir. A próxima coisa que ele sabe, o tempo acabou, e ele quase não conseguiu nada substancial do entrevistado.
5. Ele oferece flexibilidade e alta customização, e pode ser usado ao entrevistar diferentes tipos de pessoas. O entrevistador pode prepará-lo com os entrevistados em mente. Por exemplo, um entrevistador pode ter preparado um horário de entrevista de emprego para o recrutamento de um trabalhador da construção civil ou operário. Quando ele é encarregado de entrevistar candidatos para um cargo de gerenciamento sênior, ele também pode usar o mesmo cronograma, mas com vários ajustes.

Desvantagens de um cronograma de entrevistas

1. Pode ser demorado. A preparação do horário da entrevista pode levar uma boa parte do tempo de um entrevistador, especialmente se for para uma entrevista extensa ou profunda. É necessário realizar quantidades significativas de pesquisa para poder elaborar boas perguntas.
2. Há um alto risco de que a entrevista e seus resultados possam sofrer com o viés do entrevistador, pois é ele quem irá escolher as perguntas a serem feitas durante a entrevista.
3. A variabilidade pode ser alta quando o horário da entrevista é usado por vários entrevistadores. Isto pode resultar em informações não confiáveis coletadas durante as entrevistas.

TIPOS DE ESTUDOS DE ENTREVISTAS

Existem dois tipos principais de horários ou guias de entrevistas que são amplamente utilizados pelos entrevistadores.

Gramática de entrevistas em profundidade

Esta é utilizada para entrevistas abertas, que têm como objetivo obter informações profundas, muitas vezes sobre tópicos sérios ou questões sensíveis. As perguntas são abertas, com instruções para o entrevistador pedir esclarecimentos ou mais informações, se necessário.

O entrevistado tem mais espaço ou margem de manobra para falar sobre todos os tópicos que surgirão durante a entrevista, para que ele seja livre de usar suas próprias palavras e deixar as idéias fluir dele facilmente. As principais características deste horário de entrevistas estão listadas abaixo.

• O horário contém indicações do conhecimento do entrevistado sobre o propósito da entrevista e quanto tempo ela levará.
• As perguntas devem ser elaboradas para fornecer respostas relevantes ao tópico ou questão. Por exemplo, se for uma entrevista de emprego, as perguntas devem abordar o assunto sobre se o candidato a ser entrevistado possui as qualificações e credenciais que o tornam adequado para a vaga em aberto. Se a entrevista for para fins de pesquisa ou investigação, as perguntas devem responder ao principal problema ou tópico da pesquisa ou investigação.
• Todas as perguntas devem ser relevantes, ou ter um impacto sobre o propósito ou objetivo da entrevista. Remova quaisquer perguntas irrelevantes, ou aquelas com respostas que não lhe sejam úteis.
• A abordagem é de um passo de cada vez, com cada pergunta destinada a abordar apenas uma questão, em vez de abordar várias questões todas ao mesmo tempo. Isto tem a tendência de confundir não só o entrevistado, mas também o entrevistador, e resulta na perda de controle da direção da entrevista.
• Em vez de usar perguntas que respondem com um Sim ou Não, as perguntas são abertas, que podem ser usadas como ponto de partida ou referência para mais perguntas. Desta forma, o entrevistador pode ir mais fundo na obtenção das informações que ele precisa.
• As questões são neutras, evitando perguntas de liderança que têm o potencial de ditar a resposta ao entrevistado.

Gramada estruturada de entrevistas

Este tipo de agenda de entrevistas é frequentemente comparada com o formato utilizado em formulários de pesquisa ou questionários devido às suas semelhanças. A diferença está na utilização; obviamente, o horário da entrevista é utilizado pelo entrevistador durante uma interação presencial, enquanto o questionário é simplesmente preenchido pelo entrevistado.

Este horário de entrevista contém as perguntas que serão feitas, e é também onde o entrevistador irá registrar as respostas a essas perguntas. Essencialmente, preparar um horário de entrevista para uma entrevista estruturada é o mesmo que preparar um questionário. É que o questionário será utilizado exclusivamente pelo entrevistador, e o entrevistado ou entrevistado não terá a oportunidade de olhar para o conteúdo.

Para maior flexibilidade, entretanto, alguns entrevistadores combinam as características destes dois tipos quando preparam seu horário de entrevistas. Seria realmente o entrevistador, e o que ele considera mais eficaz para atingir seus objetivos.

EMPLATOS DE CALENDÁRIO DE INTERVISÃO

Não há um único modelo padrão para um horário de entrevista. Geralmente, o formato dependerá do tipo e da finalidade da entrevista a ser realizada, bem como dos entrevistados ou entrevistados alvo. Entretanto, o horário da entrevista deve ter três partes principais:

Abrir

Alguns pesquisadores chamam esta etapa de “aquecimento”, onde o objetivo é criar uma atmosfera que acomode o fluxo aberto e livre de idéias entre o entrevistador e o entrevistado, seja ele um-a-um ou em grupo.

No início da entrevista, o entrevistador deve receber o entrevistado e fazer um esforço para colocá-lo à vontade. Se o entrevistado estiver descontraído, é provável que a entrevista decorra sem problemas. O entrevistador irá então informar o entrevistado sobre o seguinte:

• Objectivos da entrevista. O entrevistado merece saber porque a entrevista está a decorrer, e porque está envolvido. No caso de uma entrevista de emprego, o entrevistado já sabe porque está na mesma sala que o pessoal de RH, mas ainda assim deve ser esclarecido para ele.
• Os tópicos ou pontos que serão discutidos no decorrer da entrevista. Isto é para tornar o entrevistado mais confortável, já que você está dando algo como um “aviso avançado” sobre o que será perguntado mais tarde na conversa.
• A duração estimada ou duração da entrevista. O entrevistado não quer ser mantido adivinhando ao longo da entrevista quando esta terminará, ou se ele terá que passar a manhã toda falando com o entrevistador.

O entrevistado gostaria de sentir que ele se beneficiará de alguma forma desta entrevista, então definitivamente ajudaria se você lhe desse motivação para responder as perguntas de forma adequada e precisa. Se não o fizer, ele pode não estar inclinado a responder às perguntas, muito menos a dar boas respostas.

Esta parte do horário da entrevista pode ser formatada de tal forma que se ajuste à personalidade do entrevistador, e mesmo à do entrevistado.

Corpo

Chegamos à “discussão central”. Esta contém a carne do horário da entrevista: os tópicos e as perguntas a serem feitas. Novamente, o conteúdo vai depender do tópico e do tipo de entrevista. O principal que você nunca deve esquecer é que as perguntas devem cumprir o objetivo da entrevista.

Em vez de um esquema de entrevista, que inclui apenas uma lista de tópicos e subtópicos, um esquema típico de entrevista também contém perguntas principais, assim como perguntas de acompanhamento destinadas a sondar ou esclarecer as respostas às perguntas principais previamente feitas.

Na preparação do corpo do cronograma de entrevistas, é importante deixar espaço mais do que suficiente para que o entrevistador escreva as respostas ou respostas do entrevistado.

Closing

A entrevista está prestes a ser encerrada. A razão pela qual ela está incluída no horário da entrevista é para garantir que a entrevista não terminará abruptamente, o que pode parecer rude para o entrevistado.

O encerramento cobrirá os pontos principais, em resumo, que foram abordados durante a entrevista, seguido de uma breve discussão sobre os próximos passos que serão dados após a entrevista.

Você pode conferir este modelo para um exemplo de horário de entrevista a ser usado para conversar com um colega de faculdade. Este outro modelo de um simples guia de entrevista também fornece dicas sobre o que o entrevistador deve dizer durante a entrevista, além das perguntas que ele fará.

Em alguns casos, um horário de entrevista pode ser tão simples que contenha apenas os pontos salientes, como o propósito da entrevista, a data, hora e local da condução da entrevista, e os nomes e detalhes de contato tanto do entrevistador quanto do entrevistado. Dê uma olhada neste horário de entrevista de trabalho como exemplo.

Felizmente, há uma riqueza de recursos de modelos de horário de entrevistas que você pode encontrar online que você pode ajustar e adaptar às suas necessidades.

DICAS PARA PREPARAR E UTILIZAR UM CALENDÁRIO DE ENTREVISTAS

A principal preocupação na preparação de um horário de entrevistas é sobre as perguntas. O que deve ser perguntado, e como devem ser feitas? Mas isso não é tudo. Mesmo a ordem ou sequência das perguntas também importa, e é por isso que também deve ser refletida no horário da entrevista.

Recorde as seguintes dicas ao preparar o guia que você usará para a entrevista.

• Não inicie a entrevista com uma pergunta sondando qualquer informação pessoal do entrevistado (a menos que o objetivo da entrevista seja falar sobre sua vida pessoal). Se for uma entrevista de emprego, seria melhor fazê-lo falar sobre suas habilidades, qualificações e experiências de trabalho, já que essa é a sua zona de conforto. Se for uma entrevista de pesquisa, você pode começar perguntando ao entrevistado sobre sua experiência na área sobre a qual você o está entrevistando. Não lhe faça perguntas pessoais sobre a sua família ou tópicos semelhantes.
• Comece com as perguntas “mais leves”, ou aquelas que não irão colocar imediatamente o entrevistado ou o respondente em sua guarda. O entrevistador deve ser capaz de responder à pergunta facilmente, então você pode passar gradualmente para os tópicos mais sensíveis ou difíceis. Se você começar com uma pergunta controversa, ou algo que deixará o entrevistado desconfortável, isso irá definir um tom som sombrio para o resto da entrevista.
• A regra geral é você agrupar as perguntas de uma forma lógica. Você pode começar com perguntas gerais, e trabalhar para as perguntas específicas mais tarde. É claro que você pode ter que ser flexível às vezes, especialmente quando uma pergunta geral deve ser seguida por uma pergunta específica para esclarecer algo.
• Para variedade e um fluxo mais natural, se você estiver usando tanto perguntas abertas quanto fechadas, seria uma boa idéia misturá-las, em vez de fazer todas as perguntas fechadas primeiro e depois as abertas na segunda metade da entrevista. Outra sugestão é adaptar a sequência do funil ou do funil invertido. A sequência de funil terá que começar com perguntas abertas e, de forma gradual mas natural, facilitará as perguntas fechadas. A sequência de funil invertida ordena as perguntas em inverso.
• Tenha em mente os respondentes ou entrevistados ao preparar as perguntas. Você deve saber sobre o histórico deles, pelo menos, para poder preparar perguntas que terão ressonância com eles. Se você for entrevistar candidatos para um cargo de engenharia de supervisão, você pode enquadrar as perguntas para que os candidatos possam provar se eles são qualificados para o cargo ou não. Se você estiver entrevistando uma pessoa de interesse em relação a um incidente recente, você deve pelo menos descobrir porque ele é considerado uma “pessoa de interesse”, para que você possa fazer as perguntas adequadas e relevantes.
• A redação das perguntas deve ser clara. Evite usar termos complicados e altamente técnicos, a menos que esteja completamente seguro de que o entrevistado está familiarizado com eles. Tente usar linguagem simples e termos leigos para evitar confusão. Fique longe de termos coloquiais e jargões, especialmente quando houver alternativas melhores – mais fáceis de entender – que você possa usar. A estrutura das sentenças também é importante. Perguntas estruturadas em frases longas e corridas podem confundir ambos, e o entrevistado pode perder o ponto principal sobre o qual você está perguntando. Como mencionado anteriormente, na medida do possível, cada pergunta deve abordar uma única questão. Evite colocar demasiadas questões numa única frase, para serem lidas de uma só vez.
• Providencie um espaço adequado onde possa registar ou escrever as respostas ou respostas a cada questão. Há uma opção para usar um gravador durante a entrevista, caso haja alguns pontos que você não consiga gravar no cronograma da entrevista. Se vai utilizar um, tem de informar o entrevistado no início da entrevista, e obter o seu consentimento para gravar a entrevista.
• Como entrevistador, tem de se familiarizar com o horário da entrevista. Você quer que a entrevista flua naturalmente e, definitivamente, não quer soar afetado ao fazer as perguntas ou, pior ainda, como se você a ensaiasse. Bem, provavelmente sim, mas você não quer deixar isso claro para o entrevistado. Você tem que exalar confiança; afinal, você é quem faz as perguntas. Uma vez que você tenha preparado o horário da entrevista, você tem que saber de dentro para fora.