Precisa de ajuda para organizar um armário de arquivos em sua casa ou escritório?

Está a perguntar-se como deve armazenar todos os seus arquivos e documentos?

Organizar um arquivo parece ser um projeto de organização relativamente simples.

Você reúne seus papéis, coloca-os em pastas de arquivo manila, desliza essas pastas em arquivos pendurados, e depois solta o lote no seu arquivo.

Easy peasy, right?

Actually, there’s much more to organizing a file cabinet than you may think!

You’re not only organizing files for the sheer fun of it… you’re organising files so that you may refer to them in future.

In some ways, the process of organizing a file cabinet is like making a plan for a future trip.

A única diferença é que você estará fazendo sua viagem em algum ponto desconhecido no futuro, seja duas semanas, dois anos, ou mesmo duas décadas!

Mais uma razão para você tomar muito cuidado ao organizar seus arquivos.

Neste post, eu ofereço várias dicas para tornar a organização de um armário de arquivos para suas necessidades oh- tão fácil.

Estas dicas são para lhe dar uma estrutura sólida quando se trata de organizar o seu arquivo.

Você pode usar estas dicas para organizar qualquer tipo de arquivo: um arquivo de escritório em casa, um arquivo de trabalho, um arquivo de escola, um arquivo de pequena empresa, e muito mais.

Criar um sistema de arquivo.

O primeiro passo para organizar um arquivo é criar um sistema de arquivo. Este sistema será o sangue vital do seu gabinete de arquivo e será o método pelo qual você irá arquivar e armazenar seus papéis e documentos.

Você pode pensar neste processo semelhante ao de estabelecer a estrutura para uma nova casa. Você quer ter a estrutura da casa no lugar (seu sistema de arquivamento) antes de começar a adicionar as paredes, piso e isolamento (seus arquivos).

A boa notícia é que um sistema de arquivamento pode ser tão geral ou tão detalhado quanto você gostaria. Não é necessário criar um sistema complexo ou difícil de entender para organizar seus arquivos.

O que mais importa é que você crie um sistema confiável e fique com ele durante todo o tempo de uso do seu gabinete de arquivamento. O objetivo de organizar seu gabinete de arquivamento é ser capaz de armazenar e localizar fácil e convenientemente os arquivos que você precisa!

Tenha em mente: sempre que você se propõe a criar um sistema de arquivamento, você o está criando para o seu futuro eu. Você deve ser capaz de encontrar o que você precisa sem nenhum problema ou dificuldade. Você não quer gastar 10 minutos localizando um arquivo ou racking seu cérebro tentando se lembrar da estrutura de organização do seu gabinete de arquivos.

Uma das maneiras mais fáceis de organizar um gabinete de arquivos é organizar os arquivos em ordem alfabética. Há apenas algo satisfatório em abrir uma gaveta de arquivo e ver arquivos organizados de A a Z, para arquivos domésticos, nomes de clientes ou projetos.

Se você está se sentindo mais aventureiro no departamento de organização e deseja construir seu próprio sistema usando uma combinação de informações de arquivo, por todos os meios, faça-o. Se você escolher este caminho, note que você precisará definir claramente e manter seu sistema organizacional de forma a manter as coisas em ordem.

Aqui estão algumas perguntas a fazer a si mesmo enquanto você constrói seu sistema de arquivos:

• Como meu gabinete de arquivos será usado?
• Que tipos de arquivos eu armazenarei no meu gabinete de arquivos?
• Se um sistema de arquivo simples ou complexo se adequaria às minhas necessidades?
• Onde será armazenado o meu gabinete de arquivos?
• Quem mais além de mim usará o meu gabinete de arquivos e arquivos?

Faça uma lista de arquivos.

O próximo passo na organização de um gabinete de arquivos é criar uma lista de trabalho de arquivos que serão armazenados dentro do gabinete de arquivos. Este passo irá ajudá-lo a organizar seus pensamentos, e finalmente, seus arquivos.

Puxe um pedaço de papel e uma caneta, e comece a fazer uma lista com os nomes dos arquivos que irão para o seu gabinete. A perfeição não é necessária para esta primeira iteração de lista: simplesmente anote os nomes dos arquivos que você gostaria de incluir no seu gabinete de arquivamento à medida que eles chegam até você. Se você precisar, você pode consultar a documentação próxima para ajudá-lo a identificar os tipos de arquivos que você gostaria de criar.

Aqui estão alguns exemplos simples para ajudá-lo: se você estava organizando um gabinete de arquivamento de contas domésticas, você pode criar uma lista com o seguinte: Conta de Cabo, Conta de Gás, Conta Eléctrica, Conta Telefónica, Conta de Água, e assim por diante. Se você estivesse organizando um gabinete de arquivamento baseado por cliente, você poderia criar uma lista com os seguintes sobrenomes de clientes: Astor, Brown, Jones, Smith, Thompson, etc.

Criar nomes de arquivos claros e concisos.

O terceiro passo na organização de um gabinete de arquivos é criar nomes de arquivos claros e concisos. Um nome de arquivo deve descrever claramente o que está contido dentro do arquivo. Você quer ser capaz de ver o nome do arquivo e entender o que está contido dentro do arquivo sem ter que abrir o arquivo e olhar dentro do conteúdo.

Embora um arquivo com nome inteligente possa parecer divertido agora, mas dentro de alguns meses, você pode acabar confundido ou confuso. Quando estiver em dúvida, pense de forma inteligente e simples. Por exemplo, você pode criar uma lista usando os nomes dos utilitários listados na seção acima. Neste caso, Cable Bill se tornaria Alpha Cable, Gas Bill se tornaria Beta Natural Gas, Electric Bill se tornaria Gamma Electric e assim por diante.

Como você desenvolve seus nomes de arquivos, você vai querer fazer o seu melhor para evitar a criação de nomes de arquivos duplicados e pastas de arquivos diversos. Estes tipos de arquivos podem causar muitos problemas em um sistema de arquivos.

Duplicar arquivos literalmente criar o dobro da quantidade de trabalho; você gastará a maior parte do seu tempo procurando por componentes de arquivos perdidos ou ausentes. Embora pastas diversas possam parecer convenientes à primeira vista, elas tornam extremamente difícil recuperar informações importantes.

Após ter confirmado sua lista final de nomes de arquivos, você pode organizar os nomes dos arquivos de acordo com seu sistema de arquivamento. Você pode escrever sua lista no mesmo pedaço de papel ou em papel separado, ou usar uma série de notas adesivas para organizar os itens um por um. Você pode usar este ponto como uma verificação final para garantir que o sistema de arquivo e os nomes dos arquivos funcionem bem um com o outro.

Comprar ou reunir componentes do gabinete de arquivo.

O próximo passo na organização do seu gabinete de arquivo é comprar ou reunir todos os componentes que você precisará para o seu gabinete de arquivo. Isso inclui comprar ou identificar o gabinete de arquivo que você usará, assim como montar itens como pastas de arquivo, pastas suspensas, abas de pastas suspensas (se estiver usando), lápis, caneta, ou marcador. Você pode usar um marcador de etiquetas se quiser criar etiquetas, mas certamente não é necessário. Verifique em sua casa ou escritório se há material existente antes de comprar itens online ou na loja.

Pensa que arquivar armários ou pastas de arquivos tem que ser monótono e chato? Hoje em dia, você pode encontrar diferentes tipos de mobiliário de escritório e material de escritório em uma variedade de formas, cores e padrões. Desde armários de arquivo coloridos, a pastas de arquivo portáteis brilhantes, a pastas manila intrincadas e atrevidas, há algo para todos os gostos e orçamentos. Mantenha os olhos abertos enquanto compra materiais divertidos e coloridos para adicionar um pouco de “pop” ao seu gabinete de arquivo!

Prepare pastas de arquivo e pendurar arquivos.

Próximo, você vai querer começar a preparar suas pastas de arquivo e pendurar arquivos. Pegue um monte de arquivos e pastas suspensas e comece a etiquetá-las de acordo com a(s) lista(s) que você preparou acima. Você pode etiquetar os arquivos usando qualquer método que você achar conveniente: etiquetar com um lápis facilita a mudança ou edição de itens, enquanto usando um rotulador pode fazer as coisas parecerem mais unificadas.

Tire seu tempo ao preparar suas pastas de arquivos. Você não quer criar, involuntariamente, arquivos duplicados ou itens de etiquetas erradas. Comece etiquetando uma pasta de arquivo e depois ponha a pasta de lado. Continue o processo com o resto das pastas de arquivo.

Prepare seu gabinete de arquivamento.

O próximo passo é preparar seu gabinete de arquivamento. Remova o conteúdo do seu gabinete de arquivo (se houver) e coloque-o em uma superfície limpa e plana por enquanto. Se você estiver trabalhando com um gabinete de arquivamento vazio ou novo, você pode começar a colocar seus arquivos e pastas pendurados pré-rotulados no gabinete de acordo com seu sistema de arquivos.

Quando terminar este passo, você deve ter vários arquivos e pastas de arquivos vazios prontos para receber papéis e documentos.

Colocar papéis em pastas de arquivos.

Agora é hora de colocar seus papéis e documentos nas pastas apropriadas. Sinta-se à vontade para voltar ao seu sistema de arquivo e lista de arquivos, conforme necessário, para se lembrar do que vai para onde. Ao colocar papéis dentro de pastas, você deve organizar os papéis em ordem cronológica ou em ordem cronológica inversa. Isso facilitará a recuperação de informações quando você precisar.

Por exemplo, se você tiver uma série de contas de celular do ano passado, você pode colocá-las em ordem cronológica a partir de janeiro, fevereiro, março, e assim por diante. Você também pode arquivar essas mesmas contas em ordem cronológica inversa, para que a primeira conta sentada no arquivo seja a mais recente, como novembro, outubro, setembro, e assim por diante.

Você pode ter que passar algum tempo classificando papéis, materiais e documentos para combinar com itens semelhantes, mas a estrutura essencial dos seus arquivos já está lá. Confira meu post sobre ordenação de papéis para algumas dicas rápidas aqui e leia dicas sobre decantação de papéis aqui.

Configure um sistema para arquivar com sucesso.

Deixe uma pilha enorme de papéis que precisam ser arquivados? Mantenha um cesto, caixa ou recipiente perto do seu arquivador para guardar temporariamente os papéis. Você pode então arquivar vários itens de cada vez, ao invés de de forma fragmentada. Você também pode querer montar um cesto de reciclagem próximo ou uma trituradora com um recipiente para facilitar a eliminação adequada de papéis velhos ou desactualizados.

Evite deixar o seu arquivo empilhado; é muito mais fácil arquivar cinco pedaços de papel de uma só vez do que quinhentos! Tenha o hábito de arquivar papeis de forma regular. Você pode arquivar papéis no final do dia, da semana ou do mês. O mais importante é certificar-se de que o seu trabalho é consistente.

Você pode transformar o preenchimento de papéis em uma tarefa produtiva a qualquer hora do dia que você escolher, começar o seu dia com algum arquivamento, fazer um ponto de arquivamento antes do almoço, ou guardar o arquivamento para quando você precisar fazer uma pausa de sua mesa, esticar as pernas, ou dar à sua mente um descanso do trabalho que requer profunda reflexão e concentração.

Como sobre você? O que você acha que é o mais difícil em manter um armário de arquivos organizado? Vamos ver se não o podemos ajudar. Participe da conversa e deixe um comentário abaixo!

Quer ajuda para organizar esse armário de arquivos? Se você quer ajuda na organização do seu gabinete de arquivamento, eu ofereço serviços profissionais de organização e treinamento de organização mental. Clique aqui para saber mais sobre como trabalhar comigo.

Organizar da maneira mais fácil! Meu eBook, 31 Easy Ways to Get Organized in the New Year, está repleto de dicas rápidas para ajudá-lo a trazer mais ordem para o seu espaço. Clique aqui para saber mais.