Freelancers e outros que operam os seus negócios a partir de casa podem muitas vezes pedir uma dedução fiscal para as suas despesas do Home Office. Algumas regras se aplicam, mas não são particularmente onerosas. Você também pode ter uma série de outras despesas empresariais e activos que pode depreciar ou reclamar como Secção 179 deduções.
As Regras para reclamar despesas de escritório
Retirar uma dedução para um escritório em casa é um benefício significativo de ser independente. Você pode converter uma parte de suas despesas pessoais em uma despesa comercial dedutível do imposto sujeito a algumas regras.
- Você não pode deduzir mais do que o lucro líquido do seu negócio após solicitar outras deduções relacionadas ao trabalho. Por exemplo, você está limitado a uma dedução de $2.000 se suas despesas de escritório resultarem em $3.000, mas você só fez $2.000. Qualquer parte não utilizada da dedução do seu escritório em casa pode ser transportada para o ano fiscal seguinte para que não seja perdida.
- O seu espaço de escritório deve ser utilizado apenas para fins comerciais. Não se qualifica como o seu “escritório” se fizer dupla função como a sala de TV da sua família. A Receita Federal chama isso de “uso regular e exclusivo”
- O seu espaço de escritório deve ser o seu principal local de negócio. Em outras palavras, você administra sua operação freelance a partir desse local. Isto não significa necessariamente que você não pode atender clientes em outro lugar. Você só tem que gerir o seu negócio a partir do seu escritório em casa e não em qualquer outro local.
Calcular as suas despesas do escritório em casa
Você pode reportar a dedução do escritório em casa no Formulário federal 8829, “Despesas para o uso comercial da sua casa”. Este formulário é preenchido juntamente com o Schedule C, “Profit or Loss From Your Business,” no seu formulário pessoal 1040.
Primeiro, você deve determinar a porcentagem do total das suas despesas que são alocadas ao seu negócio. Você pode calcular essa porcentagem de duas maneiras:
- Porcentagem de pés quadrados: Meça o tamanho do seu escritório em casa, e meça o tamanho total da sua casa. A proporção dos dois irá render a percentagem do seu escritório em casa. Você pode reclamar 20% das despesas da sua casa se o seu escritório ocupa 20% do espaço total da sua casa.
- Número de quartos: Conte o número de quartos da sua casa. A porcentagem do escritório de sua casa será dividida pelo número de quartos que você tem.
Todos os quartos de sua casa devem estar próximos do mesmo tamanho se você usar o segundo método.
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Despesa de casa permitida
As despesas de escritório de casa permitida incluem o seu aluguel, juros de hipoteca – não a parte principal do seu pagamento de hipoteca – imposto de propriedade, seguro do inquilino ou do proprietário da casa, taxas de associação de proprietários da casa, serviços públicos e reparos. Você aplicaria sua taxa percentual a cada uma dessas despesas e depois as contabilizaria para chegar à sua dedução.
Por exemplo, você poderia deduzir $3.840 do aluguel que pagou ao longo do ano se pagasse $1.600 por mês e seu escritório representasse 20% do total da metragem quadrada do seu apartamento: $1.600 vezes 12 meses vezes 20%. Você poderia deduzir $240 ou 20% da eletricidade se suas contas de eletricidade para o ano totalizassem $1.200.
Você está até uma dedução de $4.080, e você ainda não incluiu a conta de seguro ou de gás de seus inquilinos.
A Opção Simplificada
A Receita Federal introduziu um segundo método muito mais simples de calcular a dedução do seu escritório em casa a partir do ano fiscal de 2013. Apropriadamente intitulado “Opção Simplificada”, ele funciona a $5 por pé quadrado do negócio ou espaço de escritório em sua casa. Infelizmente, ele se limita a 300 pés quadrados. Pode poupar-lhe muito trabalho se o seu espaço de trabalho for menor que isto, mas caso contrário, pode estar a limitar a sua dedução a menos do que poderia ser.
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Pode querer fazer cálculos aproximados de ambas as maneiras, uma vez usando o método simplificado e depois novamente usando o método normal, para descobrir qual chega à maior dedução e faz mais sentido para si.
Deduzindo os seus bens empresariais: Depreciação
Você não pode deduzir uma porcentagem da parte principal do pagamento da sua hipoteca, mas pode depreciar uma parte do custo da sua casa se você for dono da sua casa. Você também pode deduzir o custo de qualquer reparação feita diretamente na sua área de escritório.
Felizmente, qualquer depreciação que você assumir a casa irá produzir ganhos tributáveis através da recuperação da depreciação quando e se você alguma vez vendê-la.
Você também pode depreciar os bens da empresa. Um bem comercial é qualquer propriedade com uma vida útil superior a um ano que você usa para produzir renda. Computadores, programas de software e mobiliário de escritório são todos bons exemplos.
Você tem duas opções para contabilizar essas compras:
- Você pode deduzir o custo total da compra no ano em que comprar o ativo.
- Você pode distribuir o custo da compra por vários anos.
ambas as opções envolvem figurar suas despesas no Formulário 4562, Depreciação e Amortização. É referida como uma dedução da Secção 179 e é calculada na Parte 1 do Formulário 4562 se quiser fazer a dedução total no ano da compra. Você está “depreciando” sua propriedade se decidir distribuir o custo por um número de anos.
Você deve depreciar ou usar a Seção 179?
Secção 179 normalmente produz a maior dedução porque você está reclamando o custo inteiro de uma só vez. Isto reduz tanto o seu imposto de renda como o seu imposto de trabalho independente. Mas a distribuição do custo ao longo de vários anos também oferece uma vantagem. Isto pode reduzir o imposto de renda e o seu imposto de auto-emprego em incrementos menores durante um período de tempo prolongado. Também permite que você transfira parte das despesas para anos futuros quando você pode precisar da dedução mais.
Como exemplo, vamos dizer que você compra software profissional. O código fiscal permite que você deprecie o custo durante três anos ou deduza a despesa no ano da compra usando a Seção 179. Ambos os métodos produzem um resultado semelhante após três anos, mas usando a Seção 179 lhe dá a maior dedução no primeiro ano.
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A Lei de Cortes de Impostos e Empregos aumentou a dedução máxima de despesas da Seção 179 de $500.000 para $1 milhão em 2018, portanto deve cobrir um número justo de ativos.
Depreciar durante três anos pode lhe dar deduções adicionais em anos futuros. Isto pode ser particularmente vantajoso se você espera que o seu rendimento aumente. Mas usando a dedução da Secção 179 pode ajudar a manter a sua obrigação fiscal no ano corrente tão baixa quanto possível se a sua renda de freelance este ano for invulgarmente alta.
Você também pode querer considerar quanto tempo você espera ser capaz de usar o equipamento antes que ele deva ser substituído. Se você acha que durará apenas um ou dois anos, talvez seja melhor usar a dedução da Seção 179 para esse ativo em particular. Você pode optar por depreciar ou usar a seção 179 separadamente para cada imobilizado comprado.