Ever deixou uma reunião insegura sobre o que fazer a seguir? Que tal passar horas em um rascunho apenas para descobrir que a direção mudou há uma semana?

Então, porque é que a comunicação é importante? Bem, é uma das primeiras coisas que aprendemos ao crescer (até temos diplomas em Comunicação) e ainda assim provamos ser uma das habilidades mais difíceis de refinar. No entanto, é inegavelmente essencial para a liderança e gestão de uma equipa de sucesso.

Um líder que não consegue estabelecer expectativas terá uma equipa em caos. Os prazos serão perdidos. Argumentos surgirão sobre quem fez o quê ou quem deveria ter feito isso. Inúmeras reuniões são realizadas para combater esta falha de comunicação, mas acabam desperdiçando o tempo de todos.

Não se preocupe. Temos algumas dicas de comunicação eficazes para ter em mente da próxima vez que você estiver dando feedback ou pensando em agendar essa reunião. Você aprenderá como melhorar as habilidades de comunicação no local de trabalho e fora dele.

Existe muita conversa

Utilizamos várias ferramentas e táticas utilizadas diariamente para tornar a comunicação o mais direta possível. Além disso, também agendamos reuniões em cima de reuniões para expressar nosso trabalho, idéias e objetivos.

Mas todas essas iniciativas para reforçar a comunicação eficaz estão funcionando? De acordo com a nossa Pesquisa de Gestão do Trabalho, mais de um quarto dos funcionários participam de 6 ou mais reuniões por semana. Entretanto, apenas 46% dizem que deixam uma reunião com um claro entendimento do que fazer a seguir.

Então o que estamos fazendo de errado? Demasiada conversa, não ouvir o suficiente.

Antropólogos bons aparecem a uma cena e simplesmente recolhem feedback. Em vez de sentirem que têm algo a provar, eles fazem perguntas e escutam atentamente as respostas. Mas não é assim na maioria das reuniões.

Há sempre uma ou duas pessoas que dominam uma reunião enquanto lutam para que as suas ideias sejam ouvidas. A partilha é encorajada nestas reuniões. Mas quando o resto da sala não consegue colocar uma palavra de lado ou sentir que ninguém vai ouvi-los, você tem um problema.

Tente isto: Pense para si mesmo, o que faria um antropólogo? Na sua próxima reunião, concentre-se em criar um diálogo versus um monólogo. No início da reunião, dê a si mesmo três minutos (tempo você mesmo, se for preciso) para falar sobre o propósito da reunião e quaisquer pensamentos que você tenha adiantado. Depois dos três minutos, abra a palavra a todos os outros e ouça. Isso permitirá que os participantes sintam que suas idéias são valorizadas e permitirá que você pratique escutando ao invés de pensar no que dizer a seguir.

É muito fragmentado

Então você elaborou um relatório que deverá estar pronto para o design até o final da semana. Você o envia por e-mail a todos os principais interessados, além de alguns outros cujos dados você precisa. Um a um, você começa a receber o feedback.

Algum do feedback está espalhado por diferentes versões do seu documento compartilhado. Alguns deles dentro do tópico de e-mail. Uma pessoa vem ter consigo ao escritório e diz-lhe o que gostaria de ver alterado.

Você começa a receber mais alguns comentários via MI e chamadas telefónicas. O final da semana aproxima-se, e em vez de enviar o seu relatório para o design, você está organizando o seu feedback. Parece familiar?

Com tantos tipos e meios de comunicação diferentes, pode ser um trabalho a tempo inteiro apenas organizando o feedback, incorporando os pensamentos e ideias de todos. É quase impossível obter um feedback conciso e accionável dos interessados sem um único lugar para alojar todo o feedback de um projecto em particular.

Tenta isto: Invista numa ferramenta que lhe permita canalizar toda a comunicação relevante para um projecto específico num único local acessível. Esta única fonte de verdade será uma graça salvadora quando se trata de recolher e implementar ideias e feedback. No final, irá poupar uma tonelada de tempo previamente gasto a organizar e juntar tudo.

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Existe um motivo oculto

Você está em uma reunião onde sente que as pessoas estão falando em seu próprio benefício e não em benefício da empresa? Ou que teve conflito com um funcionário e intencionalmente deixou de colaborar com ele?

É um produto de deixar algo influenciar negativamente a forma como se comunica. No final das contas, vocês estão todos a trabalhar para o mesmo objectivo e precisam de trabalhar em conjunto. Promover um lugar de colaboração onde todos são apoiados e sentem que têm uma voz é imperativo para uma boa comunicação.

De acordo com Dan Scalco, fundador e diretor de marketing da Digitalux, “Não mantenha seu status sobre outras pessoas ou use coerção ou medo como motivadores. Ao invés disso, concentre-se em trazer uma atitude honesta, positiva e sem ego para cada situação que surja. Servir como uma líder de torcida ao invés de um autocrata ajuda a manter a moral e pode até mesmo facilitar a criatividade e a resolução eficaz de problemas”

Tente isso: No início de um projecto ou de uma reunião, escreva os objectivos de mais alto nível. Sempre que você organizar uma reunião e um conflito eclodir ou houver um feedback conflitante sobre um projeto que esteja ficando fora de controle, olhe para trás para seus objetivos de alto nível e pergunte-se: Isto está nos ajudando a alcançar nossos objetivos? Isto lhe permitirá dar um passo atrás e avaliar o que é realmente construtivo e o que precisa ser tratado.

Não há confiança

Não cumprir prazos ou não cumprir uma promessa pode desgastar a confiança de sua equipe em você. Se você é alguém que promete em excesso ou em falta, sua equipe não pode confiar em você. Mesmo que você sinta que faz o oposto, que faz o subprometimento e o excesso de entrega, você ainda não está sendo honesto e isso prejudica a comunicação em toda a sua equipe.

“Nada fará as pessoas se desligarem mais rápido do que cheirar BS”, diz Karin Hurt, autora e fundadora da Let’s Grow Leaders. “Se você quer que as pessoas realmente ouçam, tenha certeza de que elas podem acreditar no que você diz. Uma cultura de comunicação real só pode acontecer quando as pessoas podem contar umas com as outras para a candura. Encoraje a transparência e a verdade, começando pelo topo.

Tente isto: Seja honesto – é tão simples quanto isso. Compartilhe detalhes se você os conhece, diga que você não conhece se você não conhece. Organize reuniões individuais regulares quando for necessário e seja sempre o mais transparente possível nessas reuniões. A sua equipa irá apreciar a sua franqueza e honestidade, e recompensá-lo com confiança e trabalho árduo.

Para ler mais sobre como melhorar as capacidades de comunicação:

• 5 Habilidades Essenciais de Comunicação para Catapultar a Sua Carreira: Assista a este webinar para aprender sobre os tipos de habilidades de comunicação que o levam ao topo e além.
• 14 Maneiras Comprovadas de Melhorar Suas Habilidades de Comunicação: Leve sua liderança para o próximo nível colocando estas habilidades em prática.
• 6 Maneiras Estratégicas de Manter a Comunicação da sua Equipe Dinamizada: Procurando reduzir todo o ruído? Leia este artigo sobre como atribuir funções específicas e fazer um glossário pode manter a comunicação da sua equipe clara e concisa.
• 9 Maneiras de melhorar a comunicação no trabalho: Esta peça oferece dicas úteis e até algumas idéias sobre o que você poderia dizer para incentivar uma melhor comunicação em toda a sua equipe.