Najskuteczniejsi liderzy rozumieją, że rozwiązywanie problemów nie jest procesem „uniwersalnym”. Wiedzą, że ich działania zależą od sytuacji, i podejmują lepsze decyzje, dostosowując swoje podejście do zmieniających się okoliczności.

Ale skąd wiesz, jakie podejście powinieneś zastosować w danej sytuacji? I jak możesz uniknąć podjęcia złej decyzji?

W tym artykule przyjrzymy się ramom Cynefin, narzędziu, które pomaga podejmować lepsze decyzje poprzez ocenę sytuacji, w której się znajdujesz.

O narzędziu

Cynefin, wymawiane „ku-nev-in”, jest walijskim słowem, które tłumaczy się jako „miejsce” lub „siedlisko”. Można go jednak również użyć do opisania elementów naszej sytuacji i osobistej historii, które wpływają na nasze myśli i decyzje w sposób, którego nie rozumiemy.

Naukowiec David J. Snowden użył tego słowa do opisania ram, które opracował w 1999 roku, w oparciu o koncepcje z zakresu zarządzania wiedzą i strategii organizacyjnej. Wraz ze swoją współpracowniczką Mary Boone opublikował te ramy w wydaniu Harvard Business Review z listopada 2007 roku.

Ramy Cynefin (rysunek 1 poniżej) są narzędziem do rozwiązywania problemów, które pomaga umieścić sytuacje w pięciu „domenach” zdefiniowanych przez związki przyczynowo-skutkowe. Pomaga to dokładniej ocenić sytuację i odpowiednio zareagować.

Ramy Cynefin można używać w różnych sytuacjach, aby skategoryzować problem lub decyzję i odpowiednio zareagować. Na przykład, jest to przydatne w rozwoju produktu, marketingu i strategii organizacyjnej. Może również pomóc w podejmowaniu lepszych decyzji w sytuacjach kryzysowych lub nagłych.

Pomaga uniknąć stosowania tego samego stylu zarządzania lub podejścia do podejmowania decyzji we wszystkich sytuacjach – błędu, który może być kosztowny dla twojego zespołu lub organizacji – poprzez zachęcanie cię do elastyczności i zdolności adaptacyjnych przy podejmowaniu decyzji oraz do dostosowania stylu zarządzania do okoliczności.

Pięć domen

Spójrzmy na każdą z pięciu domen bardziej szczegółowo.

Oczywiste konteksty – „Domena najlepszej praktyki”

W „oczywistych” kontekstach Twoje opcje są jasne, a związki przyczynowo-skutkowe są oczywiste dla wszystkich zaangażowanych.

W tym przypadku często istnieją wyraźne kroki, które dyktują następny etap procesu. Na przykład, problemy napotkane w help deskach lub call center są często przewidywalne i istnieją procesy, aby obsłużyć większość z nich.

Snowden twierdzi, że trzeba „Sense – Categorize – Respond” do oczywistych decyzji. Mówiąc prościej, powinieneś ocenić sytuację, skategoryzować jej rodzaj, a następnie oprzeć swoją reakcję na najlepszych praktykach. Często istnieje jedna ustalona „poprawna” odpowiedź, oparta na istniejącym procesie lub procedurze.

Jednakże istnieje niebezpieczeństwo, że oczywiste konteksty mogą zostać nadmiernie uproszczone. Dzieje się tak często, gdy liderzy lub cała organizacja doświadcza sukcesu, a następnie popada w samozadowolenie. Aby tego uniknąć, upewnij się, że istnieją jasne kanały komunikacji, tak aby członkowie zespołu mogli zgłaszać wszelkie sytuacje, które nie pasują do żadnej ustalonej kategorii.

Innym wyzwaniem jest to, że liderzy mogą nie być otwarci na nowe pomysły ze względu na wcześniejsze doświadczenia i sukcesy. Na przykład, niektórzy ludzie mogą automatycznie zakładać, że poprzednie rozwiązania zadziałają ponownie. Aby przezwyciężyć ten problem, należy pozostać otwartym na nowe pomysły i być skłonnym do realizowania innowacyjnych sugestii.

Komplikowane konteksty – „domena ekspertów”

„Skomplikowane” problemy mogą mieć kilka „poprawnych” rozwiązań. W tym przypadku istnieje wyraźny związek między przyczyną a skutkiem, ale może on nie być widoczny dla wszystkich, ponieważ problem jest… skomplikowany. Na przykład, możesz widzieć kilka symptomów problemu, ale nie wiedzieć, jak go rozwiązać.

Podejście do podejmowania decyzji w tym przypadku to „Wyczuj – Analizuj – Reaguj”. Innymi słowy, musisz ocenić sytuację, przeanalizować to, co wiadomo (często z pomocą ekspertów), i zdecydować się na najlepszą reakcję, korzystając z dobrych praktyk.

Liderzy mogą zbyt mocno polegać na ekspertach w skomplikowanych sytuacjach, jednocześnie odrzucając lub pomijając kreatywne rozwiązania innych ludzi. Aby przezwyciężyć ten problem, zbierz zespół ludzi z różnych środowisk (w tym buntowników i dysydentów) i wykorzystaj narzędzia takie jak Metoda Pisania Poślizgów Crawforda, aby zapewnić, że opinie wszystkich zostaną wysłuchane.

Kompleksowe konteksty – „Domena emergencji”

W „złożonych” sytuacjach niemożliwe może być zidentyfikowanie jednego „prawidłowego” rozwiązania lub dostrzeżenie związków przyczynowo-skutkowych. Według Snowdena i Boone’a, wiele sytuacji biznesowych należy do tej kategorii.

Kompleksowe konteksty są często nieprzewidywalne, a najlepszym podejściem jest tutaj „Sonda – Wyczucie – Reakcja”. Zamiast próbować kontrolować sytuację lub nalegać na plan działania, często najlepiej jest uzbroić się w cierpliwość, poszukać wzorców i zachęcić do znalezienia rozwiązania.

Pomocne w takich sytuacjach może być przeprowadzanie eksperymentów biznesowych i akceptowanie porażki jako części procesu uczenia się. Upewnij się, że masz procesy, które kierują myśleniem Twojego zespołu – nawet prosty zestaw zasad może prowadzić do lepszych rozwiązań niż brak jakichkolwiek wskazówek.

Komunikacja jest tu również niezbędna. Zbierz zróżnicowaną grupę ludzi, aby wymyślać innowacyjne, kreatywne rozwiązania złożonych problemów. Użyj narzędzi burzy mózgów, takich jak Random Input lub Provocation, aby wygenerować nowe pomysły i zachęć swój zespół do dyskusji nad możliwościami.

Konteksty chaotyczne – „Domena szybkiego reagowania”

W sytuacjach „chaotycznych” nie istnieje żaden związek między przyczyną a skutkiem, więc twoim głównym celem jest ustanowienie porządku i stabilności. Scenariusze kryzysowe i awaryjne często należą do tej domeny.

Podejście decyzyjne w tym przypadku to „Działaj – Czuj – Reaguj”. Musisz działać zdecydowanie, aby zająć się najbardziej palącymi kwestiami, wyczuć, gdzie jest stabilność, a gdzie jej nie ma, a następnie zareagować, aby przejść od chaosu do złożoności sytuacji.

Aby z powodzeniem poruszać się w chaotycznych sytuacjach, przeprowadź Analizę Ryzyka, aby zidentyfikować możliwe zagrożenia, nadaj im priorytety za pomocą Wykresu Wpływu/Prawdopodobieństwa Ryzyka i upewnij się, że masz kompleksowy plan kryzysowy. Niemożliwe jest przygotowanie się na każdą sytuację, ale planowanie dla możliwych do zidentyfikowania zagrożeń jest często pomocne.

Wieloletnie informacje są krytyczne w niepewnych i chaotycznych sytuacjach, więc upewnij się, że wiesz, jak komunikować się w kryzysie.

Zaburzenia

Może być niezwykle trudno określić, kiedy jesteś w sytuacji „zaburzenia”. Tutaj nie jest jasne, która z pozostałych czterech domen jest dominująca, a ludzie zazwyczaj polegają na technikach podejmowania decyzji, które są znane i wygodne. Twoim głównym celem w tej sytuacji jest zebranie większej ilości informacji, tak abyś mógł przejść do znanej domeny, a następnie podjąć odpowiednie działanie.

Przykład

José i jego zespół wprowadzili niedawno na rynek nowy, innowacyjny czytnik elektroniczny. Jednak pojawił się w nim pewien problem i nikt nie może dojść do porozumienia, co jest jego przyczyną. Niezadowoleni klienci zwracają produkt, a reputacja firmy ucierpiała. José musi poradzić sobie z wieloma problemami. Musi pomóc swojemu zespołowi odkryć przyczynę problemu, aby można było go naprawić, współpracuje z działem marketingu, aby zrekompensować klientom straty, a także odpowiada na pytania mediów dotyczące problemu z e-czytnikiem.

Korzysta z ram Cynefin, aby lepiej zrozumieć sytuację, i kategoryzuje ją jako „skomplikowaną”, co oznacza, że musi przyjąć podejście „wyczuj – przeanalizuj – zareaguj”.

Więc sprowadza ekspertów z działu badań i rozwoju, IT i produkcji, aby pomogli mu zdiagnozować problem. Współpracując ściśle ze swoim zespołem, eksperci ci sporządzają listę problemów związanych z jakością, a następnie koncentrują się na każdym z nich z osobna, aby znaleźć pierwotną przyczynę problemu.

Po kilku dniach analiz wszyscy zgadzają się, że przyczyną problemu są suche złącza lutownicze. Pracując wspólnie, konsultanci i zespół Joségo wymyślają jasny plan rozwiązania tego problemu i zapewnienia, że nie zostaną wysłane kolejne wadliwe e-czytniki.

Zastosuj to w swoim życiu

Praktykuj używanie ram Cynefin następnym razem, gdy będziesz miał do podjęcia ważną decyzję w pracy. Postaraj się prawidłowo zidentyfikować dziedzinę, w której się znajdujesz, i zastosować odpowiednie podejście do podejmowania decyzji, aby przetworzyć informacje i ruszyć naprzód.