Apostille („ah-po-steel”) – francuskie słowo oznaczające certyfikację.
Apostille to po prostu nazwa specjalistycznego certyfikatu, wydawanego przez Sekretarza Stanu Missouri. Apostille jest dołączana do twojego oryginalnego dokumentu, aby zweryfikować jego legalność i autentyczność, dzięki czemu będzie on akceptowany w jednym z innych krajów posiadających apostille.
W 1961 roku, wiele krajów połączyło się, aby stworzyć uproszczoną metodę „legalizacji” dokumentów w celu ich powszechnego uznania. Członkowie Konferencji Haskiej, zwanej Konwencją Apostille, przyjęli dokument zwany apostille, który byłby uznawany przez wszystkie kraje członkowskie. Od 15 października 1981 roku, Stany Zjednoczone są częścią Konwencji Apostille znoszącą wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych.
Konwencja Apostille przewiduje uproszczone poświadczanie dokumentów publicznych (w tym notarialnych), które mają być używane w krajach, które przystąpiły do konwencji. Dokumenty przeznaczone do użytku w krajach uczestniczących i na ich terytoriach powinny być poświadczone przez jednego z urzędników w jurysdykcji, w której dokument został wykonany.
Konwencja Apostille wymaga, aby wszystkie apostille były kolejno numerowane, z indywidualnymi numerami stosowanymi do każdej wydanej apostille. Uznana standardowa apostille zawiera pieczęć i dziesięć obowiązkowych wzmianek:
- Nazwa kraju, z którego pochodzi dokument.
- Nazwisko osoby podpisującej dokument.
- Sytuacja, w której działała osoba podpisująca dokument.
- W przypadku dokumentów niepodpisanych, nazwa organu, który przystawił pieczęć lub stempel.
- Miejsce poświadczenia.
- Data poświadczenia.
- Organ wydający świadectwo.
- Numer świadectwa.
- Pieczęć lub stempel organu wydającego świadectwo.
- Podpis organu wydającego świadectwo.
Przed wprowadzeniem świadectw apostille obciążenie sądów i organów międzynarodowych związane z uznaniem zagranicznych dokumentów za autentyczne było dość znaczne. Konwencja ogranicza wszystkie formalności związane z legalizacją do prostego dostarczenia zaświadczenia w przepisanej formie, zatytułowanego „Apostille”, przez organy państwa, z którego pochodzi dokument. To poświadczenie, umieszczone na dokumencie, jest datowane, numerowane i rejestrowane. Weryfikacja jego rejestracji może być przeprowadzona bez trudności za pomocą prostego wniosku o udzielenie informacji skierowanego do organu, który wydał zaświadczenie.