Czy potrzebujesz pomocy w zorganizowaniu szafki na dokumenty w swoim domu lub biurze?

Czy zastanawiasz się, jak powinieneś przechowywać wszystkie swoje pliki i dokumenty?

Organizowanie szafki na dokumenty wydaje się jak to powinno być stosunkowo prostym projektem organizacyjnym.

Zaokrąglasz swoje papiery, umieszczasz je w manilowych teczkach, wsuwasz te teczki w wiszące pliki, a następnie upuszczasz dużo do swojej szafki.

Easy peasy, right?

Actually, there’s a lot more to organizing a filing cabinet than you may think!

You’re not just organizing files for the sheer fun of it…you’re organizing files so that you may refer to them in future.

In some ways, the process of organizing a filing cabinet is like making a plan for a future trip.

Jedyną różnicą jest to, że będziesz brać swoją podróż w jakimś nieznanym punkcie w przyszłości, czy to dwa tygodnie, dwa lata, lub nawet dwie dekady!

Wszystko to jest powodem, dla którego należy zachować szczególną ostrożność podczas organizowania plików.

W tym poście, oferuję kilka wskazówek, aby zorganizować szafkę na dokumenty dla swoich potrzeb oh-so łatwe.

Te wskazówki mają na celu dać ci solidne ramy, jeśli chodzi o organizowanie twojego gabinetu.

Możesz użyć tych wskazówek, aby zorganizować każdy rodzaj szafki na dokumenty: szafka na dokumenty w domu, szafka na dokumenty w pracy, szafka na dokumenty w szkole, szafka na dokumenty w małej firmie, i tak wiele więcej.

Twórz system plików.

Pierwszym krokiem w organizowaniu szafki na dokumenty jest stworzenie systemu plików. Ten system będzie siłą napędową szafki i będzie metoda, przez którą będzie plik i przechowywać swoje papiery i dokumenty.

Możesz myśleć o tym procesie podobne do tego, że kładzie się ramy dla nowego domu. Chcesz mieć ramy domu w miejscu (twój system plików), zanim zaczniesz dodawać ściany, podłogi i izolacji (pliki).

Dobrą wiadomością jest to, że system plików może być tak ogólne lub tak szczegółowe, jak chcesz. Ja no jest konieczny tworzyć złożonego lub trudnego rozumieć system po to, aby organizować twój kartoteki.

Co sprawi najwięcej jest że ty tworzysz niezawodnego system i trzymasz z nim przez czas trwania twój filing gabinetu użycia. Cały punkt organizować twój filing cabinet jest być sprawnie i dogodnie przechować i lokalizować pliki ty potrzebujesz!

Do utrzymywać w umysle: kiedykolwiek ty ustawiający out tworzyć filing system, ty tworzysz je dla twój przyszłościowego ja. Powinieneś być w stanie znaleźć to, czego potrzebujesz bez żadnych problemów lub trudności. Ty no chcesz spędzać 10 minut lokalizować kartotekę lub zgrzytać twój mózg próbujący pamiętać organizować strukturę twój filing cabinet.

Jeden z łatwych sposobów organizować filing cabinet jest organizować kartoteki w alfabetycznym rozkazie. Tam jest właśnie coś satysfakcjonujący o otwierać filing gabinetu szufladę i widzieć kartoteki starannie organizujący od A do Z, dla domowych kartotek, klientów imion, lub projects.

Jeśli ty czujesz więcej przygód w organizaci departamentu i życzysz konstruować twój swój swój system używać kombinację filing informacja, przez wszystkie środki robić tak. Jeśli wybierzesz tę trasę, weź pod uwagę, że będziesz musiał jasno określić i utrzymać swój system organizacji, aby utrzymać rzeczy w porządku.

Oto kilka pytań, które należy zadać sobie podczas konstruowania systemu plików:

• Jak moja szafka na dokumenty będzie używana?
• Jakie rodzaje plików będę przechowywać w mojej szafce na dokumenty?
• Czy prosty lub złożony system plików odpowiada moim potrzebom?
• Gdzie moja szafka będzie przechowywana?
• Kto jeszcze oprócz mnie będzie używał mojej szafki i plików?

Zrób listę plików.

Następnym krokiem w organizowaniu szafki na dokumenty jest stworzenie roboczej listy plików, które będą przechowywane w szafce na dokumenty. Ten krok pomoże ci zorganizować swoje myśli, i ostatecznie, twoje files.

Wyciągnij kawałek papieru i długopis, i zacznij robić listę nazw plików, które pójdą do szafki. Perfekcja nie jest konieczna w przypadku tej pierwszej iteracji listy: po prostu zanotuj nazwy plików, które chciałbyś umieścić w swojej szafce na dokumenty, ponieważ przychodzą do Ciebie. Jeśli potrzebujesz, możesz odnieść się do pobliskiej pracy papierkowej, aby pomóc Ci zidentyfikować rodzaje plików, które chcesz utworzyć.

Oto kilka prostych przykładów, aby Ci pomóc: jeśli organizowałeś szafkę na rachunki domowe, możesz stworzyć listę z następującymi: Rachunek za kablówkę, Rachunek za gaz, Rachunek za elektryczność, Rachunek za telefon, Rachunek za wodę i tak dalej. Jeżeli ty organizowałeś filing cabinet oparty przez klient, ty mogłeś tworzyć listę z następującymi klientami ostatnimi imionami: Astor, Brown, Jones, Smith, Thompson, i tak dalej.

Twórz jasne i zwięzłe nazwy plików.

Trzecim krokiem w organizowaniu szafki na dokumenty jest stworzenie jasnych i zwięzłych nazw plików. Nazwa pliku powinna jasno opisywać, co jest zawarte wewnątrz pliku. Ty chcesz być sprawnie widzieć kartotekę imię i rozumieć co zawiera wśród kartoteki bez mieć otwierać kartotekę i patrzeć inside zawartość.

While mądrze nazwany kartoteka może wydawać się zabawny teraz, ale w few miesięcy czasie, ty możesz kończyć się zastanawiać się lub dezorientować. Gdy masz wątpliwości, myśl mądrze i prosto. Na przykład możesz utworzyć listę, używając nazw narzędzi wymienionych w powyższej sekcji. W tym przypadku, Cable Bill stałby się Alpha Cable, Gas Bill stałby się Beta Natural Gas, Electric Bill stałby się Gamma Electric i tak dalej.

Jak rozwijać swoje nazwy plików, będziesz chciał zrobić wszystko, aby uniknąć tworzenia duplikatów nazw plików i folderów różnych plików. Te rodzaje plików mogą powodować wiele problemów w systemie plików.

Duplikaty plików dosłownie stworzyć dwa razy więcej pracy; będziesz spędzać większość czasu na szukanie źle umieszczonych lub brakujących elementów pliku. Podczas gdy różne foldery mogą wydawać się wygodne na pierwszy rzut oka, sprawiają, że niezwykle trudno jest odzyskać ważne informacje.

Po potwierdzeniu ostatecznej listy nazw plików, możesz uporządkować nazwy plików zgodnie z Twoim systemem plików. Możesz napisać swoją listę na tej samej lub oddzielnej kartce papieru, lub użyć serii karteczek samoprzylepnych, aby uporządkować elementy jeden po drugim. Ty możesz używać ten punkt jako końcowy czek upewniał się filing system i kartoteka nazwy pracują dobrze z jeden inny.

Kupuje lub zbiera filing cabinet components.

Następny krok w organizować twój filing cabinet jest kupować lub zbierać wszystkie składniki ty potrzebujesz dla twój filing cabinet. To zawiera kupować lub identyfikować filing cabinet ty używać, as well as montować rzeczy jak kartoteka falcówki, wiszące falcówki, wiszące falcówki zakładki (jeżeli używać), ołówek, pióro, lub marker. Możesz użyć kreatora etykiet, jeśli chcesz stworzyć etykiety, ale z pewnością nie jest to konieczne. Check around your home or office for existing supplies before purchasing items online or in store.

Think filing cabinets or files folders have to be dull and boring? These days, you can find different types of office furniture and office supplies in a variety of shapes, colours, and patterns. Od kolorowych szafek na dokumenty, do jasnych przenośnych teczek na dokumenty, do skomplikowanych i eleganckich teczek manilowych, jest coś dla każdego gustu i budżetu. Keep your eyes open while shopping for fun and colorful supplies to add a bit of „pop” to your filing cabinet!

Prepare file folders and hanging files.

Next, you’ll want to begin preparing your file folders and hanging file. Weź garść teczek i folderów wiszących i zacznij je oznaczać zgodnie z listą(ami), którą przygotowałeś powyżej. Możesz oznaczyć pliki za pomocą dowolnej metody, którą uznasz za stosowną: oznaczenie ołówkiem ułatwia zmianę lub edycję elementów, natomiast użycie etykieciarki może sprawić, że rzeczy będą wyglądać bardziej jednolicie.

Nie spiesz się podczas przygotowywania folderów. Nie chcesz nieumyślnie utworzyć duplikatów plików lub źle oznaczyć elementów. Zacznij od oznaczenia jednego folderu, a następnie odłóż go na bok. Kontynuuj proces z resztą folderów plików.

Przygotuj swoją szafkę na dokumenty.

Następnym krokiem jest przygotowanie szafki na dokumenty. Wyjmij zawartość szafki na dokumenty (jeśli jest) i umieść ją na czystej, płaskiej powierzchni. Jeśli pracujesz z pustą lub zupełnie nową szafką na dokumenty, możesz zacząć umieszczać w niej wstępnie oznakowane teczki wiszące i foldery zgodnie ze swoim systemem plików.

Kiedy skończysz ten krok, powinieneś mieć kilka pustych teczek i folderów gotowych do przyjęcia dokumentów.

Wkładanie dokumentów do folderów.

Teraz nadszedł czas, aby umieścić swoje dokumenty w odpowiednich folderach. Nie krępuj się odwoływać się z powrotem do swojego systemu katalogowego i listy plików w razie potrzeby, aby przypomnieć sobie, co gdzie idzie. Gdy umieszczający papiery wśród folderów, ty powinieneś organizować papiery w chronologicznym lub odwrotnym chronologicznym porządku. To sprawi, że łatwo jest odzyskać informacje, kiedy tego potrzebujesz.

Na przykład, jeśli masz serię rachunków za telefon komórkowy z ostatniego roku, możesz umieścić je w porządku chronologicznym od stycznia, lutego, marca i tak dalej. Można również złożyć te same rachunki w odwrotnej kolejności chronologicznej, tak, że pierwszy rachunek siedzi w pliku będzie najbardziej aktualny rachunek, takich jak listopad, październik, wrzesień, i tak dalej.

Możesz spędzić trochę czasu sortowania przez papiery, materiałów i dokumentów, aby dopasować jak elementy z jak, ale zasadnicza struktura plików jest już tam. Check out mój post na sortowaniu papierów dla niektóre szybkich porad tutaj i read up na papierze decluttering porady tutaj.

Set up system dla filing success.

Have masive stack of papers that need to be filed? Trzymaj kosz, pudełko lub pojemnik w pobliżu szafki na dokumenty, aby tymczasowo przechowywać papiery. Możesz wtedy złożyć kilka dokumentów za jednym razem, a nie po kawałku. Możesz również chcieć ustawić pobliski kosz do recyklingu lub niszczarkę z pojemnikiem, aby ułatwić prawidłowe pozbycie się starych, lub nieaktualnych papierów.

Unikaj pozwalania na składanie papierów; o wiele łatwiej jest złożyć pięć kawałków papieru w jednym posiedzeniu niż pięćset! Nabierz nawyku regularnego składania dokumentów. Możesz składać papiery na koniec dnia, tygodnia lub miesiąca. Najważniejszą rzeczą jest upewnienie się, że praca jest konsekwentna.

Możesz włączyć wypełnianie papierów w produktywne zadanie w dowolnym momencie dnia, który tak wybierzesz, zacznij dzień od wypełniania, zrób miejsce wypełniania przed obiadem, lub zapisz wypełnianie za każdym razem, gdy potrzebujesz zrobić sobie przerwę od biurka, rozprostować nogi, lub dać swojemu umysłowi odpocząć od pracy, która wymaga głębokiej myśli i koncentracji.

Jak o tobie? Co uważasz za najtrudniejszą rzecz w utrzymaniu porządku w szafce na dokumenty? Zobaczmy, czy nie możemy Ci pomóc. Dołącza w rozmowie i opuszcza komentarz below!

Want pomoc organizować ten filing cabinet? Jeżeli ty chcesz pomoc decluttering i organizować twój filing cabinet, oferuję fachowych organizujących usługi i organizować umysłowego coaching. Klika tutaj dowiadywać się więcej o jak pracować z ja.

Get organized the easy-peasy sposób! Mój eBook, 31 łatwych sposobów dostawać organizujących w nowym roku, wypełnia z szybkimi poradami pomagać ciebie przynosić więcej porządek twój przestrzeń. Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej.

.