Faktura jest wystawiana przez firmę w celu zapłacenia za produkty i usługi zakupione od sprzedawców. Małe firmy nie tylko muszą wysyłać faktury do swoich klientów, ale również płacić za usługi i materiały, które kupują, aby prowadzić swoją działalność. Każda mała firma powinna mieć spójny system płatności faktur, który zapewnia jej organizację i upraszcza proces księgowy w małej firmie. Firmy powinny mieć pewność, że płacą faktury na czas, aby uniknąć opłat za opóźnienia w płatnościach i utrzymać silne relacje ze swoimi dostawcami.

Tematy te zawierają praktyczne wskazówki dotyczące terminowego opłacania faktur:

Wskazówki dotyczące terminowego opłacania faktur

Jak dokonać płatności za fakturę?

Co to jest płatność za rachunek?

Wskazówki dotyczące terminowego płacenia faktur

Przeglądaj faktury po ich otrzymaniu

Najlepiej jest ustanowić stałą praktykę przeglądania faktur zaraz po ich otrzymaniu od dostawców, aby nie zostały one źle umieszczone i aby szczegóły zakupu były świeże w twojej pamięci. Kiedy faktura wpływa do firmy, sprawdź ją pod kątem następujących kwestii:

• Sprawdź termin płatności faktury: zanotuj datę płatności faktury, aby nie przegapić terminu.
• Sprawdź dostarczone towary lub usługi: Przeczytaj listę produktów lub usług, które zakupiłeś, i upewnij się, że pokrywa się ona z tym, co faktycznie otrzymałeś. Jeśli tak nie jest, należy skontaktować się z firmą w celu omówienia rozbieżności.
• Sprawdź całkowity koszt: Sprawdź całkowitą kwotę należną na fakturze, aby upewnić się, że zgadza się z tym, co omówiłeś ze sprzedawcą.

Wybierz właściwą metodę płatności

Sprawdź, jakie metody płatności akceptuje dostawca i wybierz metodę płatności, która jest najmądrzejsza i najwygodniejsza dla twojej małej firmy. Jeśli, na przykład, Twoja karta kredytowa dla firm pozwala na zbieranie zwrotu gotówki lub nagród za podróże za każdym razem, gdy z niej korzystasz, może to być najlepsza opcja dla płatności za faktury, o ile upewnisz się, że zawsze spłacasz rachunek z karty kredytowej, gdy płatność jest wymagalna.

Organizuj faktury według harmonogramu płatności

Utwórz spójny system zobowiązań do śledzenia wszystkich faktur, które otrzymujesz według terminu płatności. Można utworzyć harmonogram fakturowania w programie Excel, który sortuje faktury według daty wymagalności, lub skorzystać z rozwiązania księgowego w chmurze, aby utworzyć harmonogram płatności faktur. Częstotliwość płacenia faktur zależy od ilości faktur otrzymywanych przez firmę: jeśli otrzymujesz kilka faktur w różnych porach miesiąca, rozsądne może być płacenie faktur co tydzień, aby zapobiec ich gromadzeniu się w ciągu miesiąca.

Ustaw przypomnienia

Ważne jest, aby nie przeoczyć ani nie zgubić żadnej otrzymanej faktury, aby uniknąć opłat za zwłokę. Aby pomóc Ci zarządzać terminami płatności faktur, możesz ustawić przypomnienia dla każdej otrzymanej faktury. Najłatwiejszym sposobem ustawienia przypomnień o płatnościach jest utworzenie alertów w kalendarzu cyfrowym, aby przypomnieć o rachunku na tydzień przed terminem płatności faktury.

Automatyzacja płatności rachunków

Najprostszym i najbardziej niezawodnym sposobem zapewnienia, że Twoja firma nigdy nie przegapi płatności faktury jest zautomatyzowanie wszystkich płatności rachunków, jeśli to możliwe. Z automatyczną płatnością rachunków, możesz zaplanować powtarzające się płatności rachunków tak, że pieniądze są automatycznie pobierane z Twojej karty kredytowej lub konta bankowego zgodnie z harmonogramem płatności, który ustawisz. W ten sposób nie musisz nawet myśleć o płatnościach za rachunki; Twoje rachunki będą płacone automatycznie przed terminem płatności faktury.

Cash in on Early Payment Discounts

Zapamiętaj wszystkich swoich dostawców, którzy oferują zniżki za wczesną płatność i zawsze planuj płatności rachunków, aby spełnić te wczesne terminy. Często firmy nagradzają klientów za szybkie płacenie, oferując zniżkę od sumy faktury, jeśli klient zapłaci w określonym terminie. Często firmy oferują dwuprocentowy rabat na faktury, jeśli zostaną one zapłacone w ciągu dziesięciu dni od daty faktury, nawet jeśli rzeczywisty termin płatności może wynosić trzydzieści dni od daty faktury.

Stick to an Invoice Filing System

Opracuj system archiwizacji faktur, który działa w Twojej firmie, abyś mógł śledzić faktury, które zapłaciłeś, kiedy i jak je zapłaciłeś oraz całkowitą kwotę płatności. Pomoże Ci to w tworzeniu dokładnych raportów księgowych dla Twojej firmy. Dobrym pomysłem jest również przechowywanie szczegółów potwierdzenia płatności w przypadku sporu ze sprzedawcą na temat tego, czy faktura została zapłacona.

Jak zapłacić za fakturę?

Aby zapłacić za fakturę, musisz wybrać metodę płatności, która działa najlepiej dla Twojej małej firmy. Oto kilka popularnych metod płatności faktur do wyboru:

Płać czekiem

Płatność czekiem jest tanim i stosunkowo bezpiecznym sposobem płacenia faktur, ale może być czasochłonna. Musisz wypełnić czek i zaadresować kopertę, a następnie wysłać płatność pocztą, co zabiera czas na ważniejsze sprawy biznesowe.

Płatność gotówką

Unikaj płatności gotówką za duże faktury, zwłaszcza jeśli nie płacisz rachunku osobiście. Gotówka nie zapewnia bezpieczeństwa, ponieważ można ją łatwo ukraść lub zgubić i nie ma sposobu na jej zastąpienie.

Płatności online kartą kredytową lub debetową

Płatności online kartą kredytową lub debetową są proste w obsłudze, dzięki czemu oszczędzasz czas. Nie tylko to, płatności online za pośrednictwem renomowanych sprzedawców oferują kilka warstw zabezpieczeń i szyfrowania, aby Twoje dane osobowe były bezpieczne.

Płatności mobilne

Płatności mobilne są wygodne i bezpieczne, zwłaszcza jeśli sprzedawca przychodzi do Ciebie w celu wykonania usługi, takiej jak wykonawca. Z płatności mobilnych, można użyć karty kredytowej lub debetowej, aby zapłacić szybko i bezpiecznie za pośrednictwem aplikacji.

Automatyczna płatność rachunków

Jeśli sprzedawcy oferują opcję, małe firmy powinny rozważyć ustawienie automatycznej płatności rachunków, aby zaplanować swoje płatności faktur z góry i zapewnić, że nigdy nie spóźniają się z dokonaniem płatności. Automatyczne płatności rachunków są szybkie i bezpieczne. Musisz tylko upewnić się, że zawsze jest wystarczająco dużo pieniędzy na koncie związanym z automatyczną płatnością rachunków, więc nie jesteś uderzony z karami za przekroczenie rachunku.

Co to jest płatność rachunków?

Płatność rachunków online jest usługą oferowaną przez banki, które pozwalają firmom szybko i łatwo płacić wszystkie swoje rachunki online. Płatność rachunków online pozwala zaoszczędzić czas i pomaga płacić rachunki przed terminem. Oto kroki, które należy wykonać, aby skonfigurować płatność rachunków online:

• Zbierz wszystkie faktury, które musisz zapłacić, a także powiązane numery kont.
• Wprowadź nazwę każdego odbiorcy i powiązany numer konta do platformy płatności rachunków online swojego banku.
• Wybierz, kiedy chcesz zrealizować płatność za fakturę.
• Decyduj, czy będzie to płatność jednorazowa, czy też chcesz ustawić powtarzające się płatności dla danego odbiorcy.
• Ustaw przypomnienia, aby śledzić terminy płatności faktur.

.