• Wprowadzenie do faktur biznesowych
• Pięć często zadawanych pytań dotyczących faktur
• Co to jest faktura?
• Czym różni się faktura od paragonu?
• Dlaczego ważne jest wystawianie faktur
• Typy faktur
• Fakturowanie online a fakturowanie papierowe
• Szablony faktur: Co zawierać
• Jak śledzić swoje faktury
• Jak szybko otrzymać zapłatę
• Jak radzić sobie z opóźnionymi płatnikami

Wprowadzenie

Wprowadzenie do faktur biznesowych

Jeśli jesteś właścicielem firmy, która koncentruje się na klientach lub usługach, fakturowanie jest ogromną częścią gry. W tym przewodniku poznasz tajniki fakturowania – od szablonów i obiegu dokumentów po obsługę klientów spóźniających się z płatnościami. Poznasz wskazówki i sztuczki, dzięki którym fakturowanie stanie się dziecinnie proste.

FAQ

Pięć często zadawanych pytań dotyczących faktur

1. Co to jest faktura?

Faktura to zapis pozycji lub usług dostarczonych klientom oraz sposób zapłaty za te pozycje lub usługi.

Dowiedz się więcej o podstawach fakturowania

2. Jak utworzyć fakturę?

Firma Square ma gotowy do użycia, profesjonalnie wyglądający szablon faktury, który zawiera wszystkie niezbędne informacje dotyczące fakturowania. Aplikacja Square Invoices umożliwia tworzenie i wysyłanie faktur oraz zarządzanie nimi i płatnościami bezpośrednio z pulpitu Square Dashboard. Więcej informacji na temat tworzenia faktur można znaleźć tutaj.

3. Jak wysłać fakturę?

Faktury cyfrowe można wysyłać bezpośrednio do skrzynek pocztowych klientów za pośrednictwem programu Square Invoices.

4. Jak zarządzać fakturami?

Najłatwiejszym sposobem zarządzania i śledzenia faktur jest korzystanie z systemu fakturowania online. Oprogramowanie do fakturowania pozwala szybko i łatwo wysyłać profesjonalne faktury bezpośrednio z komputera lub urządzenia mobilnego. Klienci mogą płacić jednym kliknięciem, a Ty możesz śledzić, kto zapłacił, a kto się spóźnił, na jednym scentralizowanym pulpicie nawigacyjnym. Tradycyjnie, ręczne zadania, takie jak księgowanie i numerowanie faktur, są wykonywane na zapleczu, więc łatwo jest mieć oko na przepływ gotówki. Dowiedz się więcej o zarządzaniu fakturami tutaj.

5. Jak wybrać odpowiedni system fakturowania?

Twój system fakturowania powinien ułatwiać szybkie wysyłanie i śledzenie faktur. Wybierz system, który umożliwia bezproblemowe tworzenie i rozsyłanie faktur do klientów oraz łatwe pobieranie płatności.

Deep Dive

Co to jest faktura?

Po pierwsze, podstawy. Faktura to zapis towarów lub usług, które dostarczasz swoim klientom i kontrahentom, oraz sposób, w jaki mogą oni zapłacić Ci za te towary lub usługi. Jeśli jesteś wykonawcą, który naprawił dach, wizażystką, która wystylizowała sesję zdjęciową, lub piekarnią, która przygotowała posiłek na imprezę, prawdopodobnie musisz wysłać fakturę.

Czym różni się faktura od paragonu?

Faktury (i rachunki) są prawnie wiążącymi dokumentami używanymi do żądania zapłaty od klientów lub kontrahentów. Często zawierają one uzgodnione warunki, takie jak termin płatności za świadczone usługi. Paragon jest dokumentem potwierdzającym otrzymanie zapłaty za sprzedaż, który może być używany jako dowód własności.

Dlaczego ważne jest wystawianie faktur

Dobre posługiwanie się fakturowaniem ma zasadnicze znaczenie dla sukcesu Twojej firmy. Jeśli pozwolisz, aby wszystko poszło na marne lub jeśli proces wystawiania faktur będzie nieuporządkowany, może to oznaczać, że jesteś nieprofesjonalny. Zwłaszcza gdy masz do czynienia z kosztownymi projektami (np. organizujesz imprezy lub jesteś wykonawcą), nie jest to korzystne dla Twojej marki ani dla pozyskiwania stałych klientów.

Właściwy proces fakturowania i obieg dokumentów ma również kluczowe znaczenie dla zarządzania księgowością. Jeśli pozwalasz, aby faktury piętrzyły się lub jeśli proces ten jest mylący dla Twoich klientów, istnieje prawdopodobieństwo, że ich rozliczenie zajmie Ci zbyt dużo czasu. To zła wiadomość, jeśli chodzi o zarządzanie przepływem gotówki i duży kłopot, jeśli chodzi o księgowość. Fakturowanie jest również niezwykle ważne z powodów podatkowych. Kiedy prowadzisz własną firmę, musisz prowadzić skrupulatną dokumentację wszystkich wpływów i wypływów gotówki, w tym kopie wszystkich faktur. Jeśli więc dopiero zaczynasz (lub jeśli masz już ugruntowaną pozycję i masz problemy z utrzymaniem się na szczycie), warto poświęcić trochę czasu na naukę profesjonalnego i efektywnego fakturowania. Twoja firma (i twój księgowy) będą ci wdzięczni.

Typy faktur

Zależnie od rodzaju działalności lub świadczonych usług, istnieją różne rodzaje faktur, które mogą mieć sens. Oto kilka popularnych form faktur:

Propozycja (lub oferta)

Jeśli wykonujesz dużą pracę, możesz chcieć stworzyć propozycję lub ofertę na wykonanie pracy. Powinien on szczegółowo określać, czego oczekujesz od usług, gdy wszystko jest powiedziane i zrobione. Pamiętaj, aby wyjaśnić wszystkim, że są to szacunkowe koszty pracy, a nie ostateczna opłata.

Faktury przejściowe

Może mieć sens wystawianie faktur przejściowych, które pozwalają klientom płacić za część pracy na raz, a nie w jednej dużej kwocie ryczałtowej, gdy wszystko jest zakończone. Po fakturach przejściowych powinna następować jedna faktura końcowa, na której wyszczególniona jest cała praca (i za którą zapłacono).

Faktury okresowe

Jeśli masz firmę, która wykonuje regularną, powtarzającą się pracę dla klientów (np. jeśli jesteś gosposią lub wyprowadzasz psa), możesz chcieć wysyłać faktury okresowe w regularnych (uzgodnionych) odstępach czasu (na przykład co tydzień lub co miesiąc).

Płatności cykliczne są łatwe do skonfigurowania w programie Square Invoices i upraszczają rozliczenia, zapewniając otrzymywanie płatności co miesiąc, tydzień, dzień, a nawet rok.

Faktury końcowe

Faktura końcowa wyszczególnia wszystkie usługi świadczone w ramach danej pracy lub projektu. Jeśli w trakcie realizacji projektu wystawiane były faktury przejściowe, faktura końcowa powinna zawierać ich wykaz, a także ostateczną kwotę do zapłaty. W dalszej części omówimy wszystkie elementy, które powinna zawierać faktura końcowa.

Faktury zaległe

Jeśli klient nie zapłacił faktury, może być konieczne wysłanie kolejnej faktury za wszelkie opłaty wynikające z opóźnień w płatnościach (które zostały wcześniej wyszczególnione w warunkach umowy).

Fakturowanie online kontra fakturowanie papierowe

Wysyłanie klientowi papierowych wydruków jest możliwe. Jednak znacznie sprawniejszym, wygodniejszym i bardziej przyjaznym dla środowiska sposobem jest fakturowanie online. Wybór oprogramowania do fakturowania online ma kilka dużych zalet. Oto kilka z nich:

Szybsze płatności

Sztuczna poczta jest, cóż, powolna. Więc z natury, czas zwrotu dla coraz wypłacane przez pocztę jest powolny. Co więcej, jeśli klient płaci czekiem, może upłynąć trochę czasu, zanim środki zostaną rozliczone, podczas gdy opłaty dokonane kartą kredytową lub debetową są zazwyczaj wpłacane na Twoje konto w ciągu kilku dni roboczych.

Dzięki usłudze Square Invoices możesz wysyłać profesjonalne faktury prosto do skrzynek pocztowych swoich klientów, gdzie mogą oni zapłacić jednym kliknięciem. Możesz również wysyłać faktury za pomocą aplikacji Square bezpośrednio z urządzenia mobilnego za pomocą aplikacji do fakturowania, co jest przydatne, gdy jesteś w terenie. Możliwość wysyłania faktur zaraz po wykonaniu pracy pozwala uniknąć niepotrzebnego czasu spędzanego na administracji przy komputerze i przyspiesza czas otrzymania zapłaty. Sześćdziesiąt siedem procent faktur wysłanych za pośrednictwem serwisu Square otrzymuje zapłatę w ciągu następnego dnia roboczego.

Fakturowanie online może znacznie ograniczyć czasochłonne zadania administracyjne i pomóc w zapewnieniu terminowych płatności.

Poprawa przepływu gotówki

Wcześniej rozmawialiśmy o przepływie gotówki, a kolejnym sposobem na złagodzenie wszelkich problemów jest wybór faktur online. Szybsze płatności oznaczają, że masz większe szanse na utrzymanie się na plusie.

Łatwiejsze zarządzanie

Faktury papierowe mają tendencję do gromadzenia się lub gubienia się w czeluściach szafek na dokumenty. Program Square Invoices automatycznie zapisuje wszystkie faktury w aplikacji Square Dashboard, dzięki czemu można je łatwo znaleźć, gdy trzeba się do nich odwołać. Łatwiej jest je również śledzić. Narzędzie to automatycznie filtruje faktury według tego, co zostało zapłacone, a co nie, dzięki czemu można szybko sprawdzić, z którymi klientami należy się skontaktować.

Szybkie wysyłanie

Faktury za pomocą aplikacji Square można wysyłać bezpośrednio z urządzenia mobilnego (za pomocą aplikacji do fakturowania, co jest przydatne, gdy jesteś w terenie. Możliwość wysłania faktury zaraz po wykonaniu pracy pozwala uniknąć niepotrzebnego czasu na czynności administracyjne przy komputerze.

Szablony faktur: Co należy uwzględnić

Zacznij od profesjonalnego szablonu

Square Invoices posiada profesjonalnie wyglądający szablon, w którym możesz wypełnić wszystkie istotne informacje związane z projektem lub pracą. Poszliśmy również o krok dalej i uwzględniliśmy obszar, w którym klient może łatwo zostawić napiwek lub wysłać opinię. Nie jesteś gotowy na przejście na oprogramowanie do fakturowania? Firma Square oferuje również bezpłatne szablony faktur do pobrania.

Co należy umieścić na fakturze

Mimo że to, co należy umieścić na fakturze, może się różnić w zależności od rodzaju działalności (na przykład dentysta może chcieć wymienić kody procedur ze względów ubezpieczeniowych), istnieją pewne ogólne najlepsze praktyki.

Należy zawsze upewnić się, że zawiera ona następujące elementy:

• Nazwa twojej firmy i informacje kontaktowe
• Nazwa twojego klienta
• Numer faktury (dla twojej dokumentacji)
• Data i warunki (w szczególności nakreślające okres czasu, w którym oczekujesz zapłaty)
• Cena i opis pozycji (jak również ilość)
• Podatki, opłaty i rabaty.

Wyraźne wyszczególnienie wszystkich elementów pomaga usprawnić księgowość i sprawia, że faktury są łatwiejsze do zrozumienia dla klientów. Aby uzyskać bliższe spojrzenie na faktury według branż, poniżej przedstawiono kilka przykładów faktur według branż.

Poświęcenie czasu na wdrożenie skalowalnego obiegu faktur może zaoszczędzić czas i pieniądze w dłuższej perspektywie.

Jak śledzić swoje faktury

Jeśli chodzi o proces fakturowania, powinieneś mieć wszystko pod kontrolą. Oznacza to wprowadzenie systemów zapewniających wysyłanie faktur i otrzymywanie płatności w sposób zorganizowany i terminowy. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci zarządzać obiegiem faktur:

Szybko wysyłaj faktury

Nie otrzymasz zapłaty, jeśli nie wyślesz faktury. Dlatego pierwszą zasadą zarządzania fakturami jest wysyłanie faktur zaraz po wykonaniu pracy. Jest to łatwe do wykonania dzięki aplikacji Square Invoices, która umożliwia tworzenie i wysyłanie faktur bezpośrednio z aplikacji Square do fakturowania na miejscu.

Wysyłanie faktur do właściwych osób

Czasami to nie klient zajmuje się fakturą. Może jest to księgowy, który prowadzi księgowość, a może to rodzic, który płaci za kwiaty ślubne. Dzięki usłudze Square Invoices możesz wysłać wiadomość e-mail zarówno do klienta, jak i do osoby, która faktycznie płaci, aby jak najszybciej otrzymać pieniądze.

Używaj faktur online

Fakturowanie online pomaga uniknąć „zagubienia się w poczcie”. Ponieważ faktury online są wysyłane w formie cyfrowej, klienci zawsze mogą je łatwo znaleźć – wystarczy, że przeszukają skrzynkę odbiorczą (a nie stos wiadomości-śmieci).

Ustalaj przejrzyste warunki

Musisz jasno określić swoje warunki zarówno z wyprzedzeniem, jak i na fakturze końcowej. Dotyczy to również wszelkich opłat za zwłokę związanych z zaległymi płatnościami. Posiadanie wszystkiego na piśmie jest kluczem do uniknięcia niewygodnych zwrotów akcji.

Miej system organizacyjny

Powinieneś mieć zapisy wszystkich swoich faktur w jednym, zorganizowanym miejscu. Jest to niezbędne nie tylko do celów księgowych i podatkowych, ale także do utrzymania się na szczycie. Dzięki usłudze Square Invoices wszystko jest przechowywane w Twoim pulpicie nawigacyjnym i posortowane według statusu.

Jak szybko uzyskać zapłatę

Do tej pory za pośrednictwem Square Invoices zapłacono miliony dolarów. W oparciu o pewne trendy i dane, które zaobserwowaliśmy, oto kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby Twoje faktury były szybko opłacane.

Wykorzystaj te inteligentne strategie, aby Twoje faktury były opłacane szybko i bezproblemowo.

• Wysyłaj faktury do klientów w czwartki. Stwierdziliśmy, że faktury wysyłane w czwartki mają najwyższe prawdopodobieństwo zapłaty w ciągu dwóch dni.
• Dostosuj termin płatności każdej faktury. Dzięki usłudze Square Invoices możesz dodać wiadomość dla odbiorcy, aby poprosić go o dokonanie płatności po otrzymaniu faktury. Może to prowadzić do szybszego zwrotu płatności.
• Unikaj wystawiania faktur klientom w niedziele. Jest najmniej prawdopodobne, że ludzie zapłacą fakturę otrzymaną w niedzielę – w końcu to najbardziej leniwy dzień tygodnia.

Jak radzić sobie z opóźnionymi płatnikami

To oczywiste – ludzie zapominają zapłacić. Ale dzięki programowi Square Invoices śledzenie zaległości w płatnościach jest niezwykle proste. Ponieważ wszystko jest posortowane w Panelu nawigacyjnym według tego, co zostało zapłacone, a co nie, możesz szybko wejść i nacisnąć przycisk Wyślij ponownie dla każdego, kto może potrzebować przypomnienia. Dzięki temu zaoszczędzisz czas, który musiałbyś poświęcić na przygotowanie kilku niezręcznych e-maili. Aby uzyskać więcej wskazówek na temat tego, jak uzyskać zapłatę za spóźnione faktury, przeczytaj nasz wpis Trzy (taktowne) sposoby nakłaniania klientów do płacenia zaległych faktur.

Zacznij korzystać z programu Square Invoices

Szybciej otrzymuj zapłatę dzięki fakturom online.

Wysyłaj faktury za pomocą programu Square

.