Czy kiedykolwiek opuściłeś spotkanie, nie będąc pewnym, co robić dalej? A może spędziłeś godziny nad projektem tylko po to, aby dowiedzieć się, że kierunek został zmieniony tydzień temu?

Dlaczego więc komunikacja jest ważna? Cóż, jest to jedna z pierwszych rzeczy, których uczymy się dorastając (mamy nawet dyplomy z komunikacji) i nadal okazuje się być jedną z najtrudniejszych umiejętności do udoskonalenia. Jednak jest ona niezaprzeczalnie niezbędna w przywództwie i zarządzaniu zespołem odnoszącym sukcesy.

Lider, który nie potrafi określić oczekiwań, będzie miał zespół pogrążony w chaosie. Terminy nie zostaną dotrzymane. Będą pojawiać się kłótnie o to, kto co zrobił lub kto miał to zrobić. Niezliczone spotkania odbywają się, aby zwalczyć tę porażkę komunikacyjną, ale kończą się one tylko stratą czasu każdego z nas.

Nie martw się. Mamy kilka skutecznych wskazówek dotyczących komunikacji, o których warto pamiętać następnym razem, gdy będziesz przekazywał informacje zwrotne lub myślał o zaplanowaniu spotkania. Dowiesz się, jak poprawić umiejętności komunikacyjne w miejscu pracy i poza nim.

Za dużo gadania

Korzystamy z kilku narzędzi i taktyk używanych codziennie, aby komunikacja była jak najprostsza. Ponadto, planujemy również spotkania na szczycie spotkań, aby wyrazić naszą pracę, pomysły i cele.

Ale czy wszystkie te inicjatywy mające na celu wymuszenie skutecznej komunikacji działają? Według naszego badania Work Management Survey, ponad jedna czwarta pracowników uczestniczy w 6 lub więcej spotkaniach tygodniowo. Jednak tylko 46% twierdzi, że wychodzi ze spotkania z jasnym zrozumieniem, co należy zrobić dalej.

Co więc robimy źle? Za dużo mówienia, za mało słuchania.

Dobrzy antropolodzy pojawiają się na scenie i po prostu zbierają informacje zwrotne. Zamiast czuć, że mają coś do udowodnienia, zadają pytania i uważnie słuchają odpowiedzi. Ale nie jest tak w większości spotkań.

Zawsze jest osoba lub dwie, które dominują na spotkaniu, walcząc o to, by ich pomysły zostały usłyszane. Na takich spotkaniach zachęca się do dzielenia się pomysłami. Ale kiedy reszta sali nie może dojść do słowa lub czuje, że nikt ich nie wysłucha, macie problem.

Spróbuj tego: Pomyśl sobie: Co zrobiłby antropolog? Na następnym spotkaniu skup się na tworzeniu dialogu zamiast monologu. Na początku spotkania daj sobie trzy minuty (jeśli musisz, daj sobie czas) na opowiedzenie o celu spotkania i wszelkich przemyśleniach, jakie miałeś wcześniej. Po upływie tych trzech minut, otwórz głos dla wszystkich innych i po prostu słuchaj. Pozwoli to uczestnikom poczuć, że ich pomysły są cenione, a Tobie pozwoli poćwiczyć słuchanie, zamiast zastanawiać się, co powiedzieć dalej.

To zbyt fragmentaryczne

Więc przygotowałeś raport, który powinien być gotowy do projektowania do końca tygodnia. Wysyłasz go do wszystkich kluczowych interesariuszy oraz kilku innych osób, których wkład jest Ci potrzebny. Jeden po drugim, zaczynasz otrzymywać informacje zwrotne.

Niektóre z tych informacji zwrotnych są rozproszone w różnych wersjach Twojego wspólnego dokumentu. Niektóre z nich pojawiają się w wątku mailowym. Jedna osoba podchodzi do Ciebie w biurze i mówi Ci, co chciałaby zmienić.

Zaczynasz otrzymywać kolejne informacje zwrotne za pośrednictwem komunikatorów internetowych i rozmów telefonicznych. Zbliża się koniec tygodnia, a Ty zamiast wysyłać swój raport do projektu, organizujesz swoje opinie. Brzmi znajomo?

Przy tak wielu różnych typach komunikacji i środkach komunikacji, może to być praca na cały etat tylko organizowanie informacji zwrotnej, włączanie myśli i pomysłów każdego. Jest prawie niemożliwe, aby uzyskać zwięzłe i użyteczne informacje zwrotne od interesariuszy bez jednego miejsca, w którym przechowywane są wszystkie informacje zwrotne dotyczące danego projektu.

Spróbuj tego: Zainwestuj w narzędzie, które pozwoli Ci zgromadzić całą komunikację związaną z konkretnym projektem w jednym, łatwo dostępnym miejscu. To jedno źródło prawdy będzie zbawienną łaską, jeśli chodzi o gromadzenie i wdrażanie pomysłów i opinii. W końcu pozwoli Ci to zaoszczędzić mnóstwo czasu, który wcześniej spędzałeś na organizowaniu i łączeniu wszystkiego razem.

Zachowaj całą swoją komunikację w jednym miejscu. Rozpocznij bezpłatną wersję próbną Wrike.

Jest jakiś ukryty motyw

Czy zdarzyło Ci się uczestniczyć w spotkaniu, na którym czułeś, że ludzie wypowiadają się dla własnych korzyści, a nie dla dobra firmy? Albo doświadczyłeś konfliktu z pracownikiem i celowo przestałeś z nim współpracować?

To jest produkt pozwalania, aby coś negatywnie wpłynęło na sposób, w jaki się komunikujesz. Na koniec dnia, wszyscy ostatecznie pracujemy nad osiągnięciem tego samego celu i musimy współpracować. Wspieranie miejsca współpracy, w którym wszyscy są wspierani i czują, że mają głos, jest niezbędne do dobrej komunikacji.

Według Dana Scalco, założyciela i dyrektora ds. marketingu w Digitalux, „Nie utrzymuj swojego statusu nad innymi ludźmi ani nie używaj przymusu lub strachu jako motywatorów. Zamiast tego skup się na tym, aby do każdej sytuacji, która się pojawia, wnosić uczciwe, pozytywne i pozbawione ego nastawienie. Pełnienie roli cheerleaderki zamiast autokratki pomaga utrzymać morale, a nawet może ułatwić kreatywność i skuteczne rozwiązywanie problemów.”

Spróbuj tego: Na początku projektu lub spotkania zapisz najbardziej wysokopoziomowe cele. Ilekroć na spotkaniu wybuchnie konflikt lub pojawią się sprzeczne informacje zwrotne na temat projektu, który wymyka się spod kontroli, spójrz na swoje wysokopoziomowe cele i zadaj sobie pytanie: Czy to pomaga nam osiągnąć nasze cele? Pozwoli ci to zrobić krok do tyłu i ocenić, co jest konstruktywne, a czym należy się zająć.

Brak zaufania

Nie dotrzymywanie terminów lub niedotrzymywanie obietnic może podkopać zaufanie zespołu do ciebie. Jeśli jesteś osobą, która przesadza z obietnicami i nie wywiązuje się z nich w pełni, Twój zespół nie może na Tobie polegać. Nawet jeśli uważasz, że postępujesz odwrotnie, nie składasz obietnic i nie wywiązujesz się z nich, nadal nie jesteś uczciwy i szkodzisz komunikacji w swoim zespole.

„Nic nie sprawi, że ludzie zniechęcą się szybciej, niż wyczuwalne są bzdury”, mówi Karin Hurt, autorka i założycielka Let’s Grow Leaders. „Jeśli chcesz, aby ludzie naprawdę słuchali, upewnij się, że mogą uwierzyć w to, co mówisz. Kultura prawdziwej komunikacji może zaistnieć tylko wtedy, gdy ludzie mogą liczyć na siebie nawzajem w kwestii szczerości. Zachęcaj do przejrzystości i mówienia prawdy, zaczynając od samej góry.

Spróbuj tego: Bądź szczery – to takie proste. Podziel się szczegółami, jeśli je znasz, powiedz, że nie znasz, jeśli nie znasz. Organizuj regularne spotkania jeden na jeden, kiedy jest to konieczne i zawsze bądź w nich tak przejrzysty, jak to tylko możliwe. Twój zespół doceni Twoją szczerość i uczciwość, a także nagrodzi Cię zaufaniem i ciężką pracą.

Więcej informacji o tym, jak poprawić umiejętności komunikacyjne:

• 5 Essential Communications Skills to Catapult Your Career: Obejrzyj to seminarium internetowe, aby dowiedzieć się o typach umiejętności komunikacyjnych, które pozwolą Ci dostać się na szczyt i nie tylko.
• 14 sprawdzonych sposobów na poprawę umiejętności komunikacyjnych: Przenieś swoje przywództwo na wyższy poziom, wykorzystując te umiejętności w praktyce.
• 6 strategicznych sposobów na usprawnienie komunikacji w zespole: Chcesz ograniczyć cały ten hałas? Przeczytaj ten artykuł o tym, jak przydzielanie konkretnych ról i tworzenie słownika może utrzymać komunikację w zespole w sposób jasny i zwięzły.
• 9 sposobów na poprawę komunikacji w pracy: Ten artykuł oferuje przydatne wskazówki, a nawet kilka pomysłów na to, co można powiedzieć, aby zachęcić do lepszej komunikacji w zespole.