• Intro tot zakelijke facturen
• Vijf veelgestelde vragen over facturen
• Wat is een factuur?
• Waarin verschilt een factuur van een kwitantie?
• Waarom is het belangrijk te factureren
• Soorten facturen
• Online factureren versus factureren op papier
• Factuursjablonen: Wat moet u opnemen
• Hoe houdt u uw facturen bij
• Hoe krijgt u snel betaald
• Hoe gaat u om met late betalers

Intro

Intro to Business Invoices

Als u een bedrijf hebt waarin klanten of diensten centraal staan, is facturering een belangrijk onderdeel van het spel. Deze gids leidt u door de ins en outs van facturering – van sjablonen en workflow tot het omgaan met klanten die te laat betalen. U krijgt tips en trucs waarmee facturering een fluitje van een cent wordt.

FAQ

Vijf veelgestelde vragen over facturen

1. Wat is een factuur?

Een factuur is een overzicht van de artikelen of diensten die u aan uw klanten hebt geleverd, en een methode voor hen om u voor die artikelen of diensten te betalen.

Lees meer over de basisbeginselen van facturering

2. Hoe maakt u een factuur?

Square heeft een kant-en-klare, professioneel ogende factuursjabloon die alle essentiële factureringsinformatie bevat. Met Square Facturen kunt u facturen en betalingen maken, verzenden en beheren, rechtstreeks vanuit uw Square Dashboard. Meer informatie over het maken van een factuur vindt u hier.

3. Hoe verstuurt u een factuur?

U kunt digitale facturen rechtstreeks naar de inbox van klanten sturen via Square Invoices.

4. Hoe beheert u facturen?

De eenvoudigste manier om facturen te beheren en bij te houden is via een online facturatiesysteem. Met factureringssoftware kunt u snel en eenvoudig professionele facturen verzenden, rechtstreeks vanaf uw desktop of mobiele apparaat. Klanten kunnen betalen met slechts één klik, en u kunt bijhouden wie heeft betaald en wie te laat is in één gecentraliseerd dashboard. Traditioneel worden handmatige taken zoals boekhouding en factuurnummering allemaal aan de achterkant gedaan, zodat het eenvoudig is om uw cashflow nauwlettend in de gaten te houden. Lees hier meer over factuurbeheer.

5. Hoe kiest u het juiste facturatiesysteem?

Uw facturatiesysteem moet het gemakkelijk maken om snel facturen te verzenden en te volgen. Kies een systeem waarmee u naadloos facturen kunt maken en distribueren naar uw klanten en eenvoudig betalingen kunt innen.

Deep Dive

Wat is een factuur?

Eerst de basis. Een factuur is een overzicht van de goederen of diensten die u aan uw klanten levert, en een manier waarop zij u voor die goederen of diensten kunnen betalen. Als u een aannemer bent die een dak heeft gerepareerd, een visagist die een fotoshoot heeft gestyled of een bakkerij die de catering voor een evenement heeft verzorgd, is het waarschijnlijk dat u een factuur moet sturen.

Wat is het verschil tussen een factuur en een ontvangstbewijs?

Facturen (en facturen) zijn juridisch afdwingbare documenten die worden gebruikt om klanten of afnemers om betaling te vragen. Vaak worden ze geleverd met overeengekomen voorwaarden, zoals de uiterste betaaldatum voor de geleverde diensten. Een kwitantie is documentatie dat de betaling is ontvangen om een verkoop te autoriseren, die kan worden gebruikt als bewijs van eigendom.

Waarom is het belangrijk om te factureren

Het hebben van een solide greep op alle dingen facturering is van het grootste belang voor het succes van uw bedrijf. Als u dingen laat vallen of een wanordelijk factureringsproces hebt, kan dat het signaal afgeven dat u onprofessioneel bent. Vooral wanneer u te maken hebt met kostbare projecten (bijvoorbeeld als evenementenplanner of aannemer), is dat niet bepaald bevorderlijk voor uw merk of voor het verkrijgen van terugkerende klanten.

Een goed factureringsproces en een goede workflow zijn ook van cruciaal belang voor het beheer van uw boekhouding. Als u de facturen laat oplopen, of als het proces verwarrend is voor uw klanten, is de kans groot dat het te lang duurt voordat uw facturen worden vereffend. Dat is slecht nieuws voor het beheer van uw cashflow, en een groot probleem voor uw boekhouding. Facturering is ook om fiscale redenen van groot belang. Als je een eigen bedrijf hebt, moet je een nauwgezette administratie bijhouden van alle inkomende en uitgaande geldstromen, inclusief kopieën van alle facturen.

Dus als je net begint (of als je al gevestigd bent en moeite hebt om de zaken op orde te houden), is het verstandig om wat tijd te besteden aan het leren hoe je professioneel en efficiënt kunt factureren. Uw resultaten (en uw accountant) zullen u dankbaar zijn.

Typen facturen

Afhankelijk van uw bedrijf of de diensten die u levert, zijn er verschillende soorten facturen die zinvol kunnen zijn. Hier volgen enkele veel voorkomende vormen van facturen:

Een voorstel (of offerte)

Als u een grote klus uitvoert, wilt u misschien een voorstel of offerte voor het werk maken. Hierin moet in detail staan wat u verwacht dat de diensten zullen kosten als alles klaar is. Zorg ervoor dat het voor iedereen duidelijk is dat dit schattingen zijn voor het werk, en niet de uiteindelijke kosten.

Tussentijdse facturen

Het kan zinvol zijn om tussentijdse facturen uit te schrijven waarmee klanten of cliënten voor stukjes werk tegelijk kunnen betalen, in plaats van in één groot bedrag wanneer alles is voltooid. Tussentijdse facturen moeten worden gevolgd door een eindfactuur met een overzicht van al het werk (en wat is betaald).

Rekerende facturen

Als u een bedrijf hebt dat regelmatig, terugkerend werk voor klanten doet (bijvoorbeeld als u huishoudelijke hulp of een hondenuitlaatservice hebt), wilt u misschien terugkerende facturen sturen met regelmatige (afgesproken) tussenpozen (bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks).

Rekerende betalingen zijn eenvoudig in te stellen met Square Facturen en vereenvoudigen de facturering door ervoor te zorgen dat u elke maand, week, dag of zelfs jaar wordt betaald.

Eindfacturen

Een eindfactuur geeft een overzicht van alle verleende diensten voor een bepaalde taak of project. Als er tijdens het project tussentijdse facturen zijn uitgeschreven, moeten die op de eindfactuur worden vermeld, evenals het uiteindelijke uitstaande bedrag. In een later hoofdstuk gaan we dieper in op alles wat u op een eindfactuur moet vermelden.

Facturen met betalingsachterstand

Als een klant een factuur niet heeft betaald, moet u mogelijk nog een factuur sturen voor eventuele kosten als gevolg van betalingsachterstand (die eerder in uw algemene voorwaarden werden vermeld).

Online factureren versus papieren factureren

Een papieren afdruk naar een klant sturen is een optie. Maar een veel gestroomlijndere, handigere en milieuvriendelijkere manier is online factureren. De keuze voor online factureringssoftware heeft een aantal grote voordelen. Hier zijn er een paar:

Snellere betalingen

Snailpost is, nou ja, traag. Dus van nature is de doorlooptijd om per post betaald te krijgen traag. Wat meer is, als een klant betaalt via cheque, kan het een tijdje duren voordat het geld is overgemaakt, terwijl credit-of debit card kosten meestal binnen een paar werkdagen op uw rekening worden gestort.

Met Square Facturen, kunt u professionele facturen rechtstreeks naar de e-mail inbox van uw klanten sturen, waar ze de optie hebben om te betalen met slechts een klik. U kunt ook facturen verzenden met Square rechtstreeks vanaf uw mobiele apparaat met behulp van de facturatie-app, wat handig is als u in het veld bent. De mogelijkheid om een factuur te sturen direct nadat u een klus hebt voltooid, helpt onnodige administratieve tijd achter uw computer te voorkomen en versnelt de tijd die nodig is voor u om de betaling te ontvangen. Zevenenzestig procent van de facturen die via Square worden verzonden, wordt binnen de volgende werkdag betaald.

Online facturering kan tijdrovende administratieve taken aanzienlijk verminderen en tijdige betalingen helpen garanderen.

Betere cashflow

We hadden het eerder over cashflow, en een andere manier om eventuele problemen te beperken, is door te kiezen voor online facturen. Snellere betalingen betekenen dat u meer kans hebt om in het groen te blijven.

Makkelijker te beheren

Papieren facturen hebben de neiging om op te stapelen – of verloren te gaan in de diepten van archiefkasten. Square Invoices slaat al uw facturen automatisch op in uw Square Dashboard, zodat u ze gemakkelijk kunt terugvinden wanneer u ze nodig hebt. Ze zijn ook veel gemakkelijker op te sporen. De tool filtert uw facturen automatisch op wat is betaald en wat nog openstaat, zodat u snel kunt zien welke klanten u moet opvolgen.

Snel te verzenden

U kunt facturen met Square rechtstreeks vanaf uw mobiele apparaat verzenden (in de met behulp van de facturatie-app, wat handig is als u in het veld bent. De mogelijkheid om een factuur te verzenden direct nadat u een klus hebt geklaard, voorkomt onnodige administratieve tijd achter uw computer.

Factuursjablonen: Wat moet u opnemen

Start met een professionele sjabloon

Square Facturen beschikt over een professioneel ogende sjabloon waarin u alle relevante informatie met betrekking tot het project of de klus kunt invullen. We gaan ook een stap verder en voegen een gebied toe waar een klant gemakkelijk een fooi kan achterlaten of feedback kan sturen. Bent u nog niet klaar om over te stappen op factureringssoftware? Square biedt ook gratis factureringssjablonen om te downloaden.

Wat op te nemen op uw factuur

Wat op te nemen op uw factuur kan variëren van bedrijfstype tot bedrijfstype (een tandarts wil misschien procedurecodes vermelden om verzekeringsredenen, bijvoorbeeld), er zijn enkele algemene beste praktijken.

U moet er altijd voor zorgen dat u het volgende vermeldt:

• Jouw bedrijfsnaam en contactgegevens
• De naam van je klant
• Het factuurnummer (voor je administratie)
• Datum en termijnen (met specifieke vermelding van de periode waarin je verwacht te worden betaald)
• Prijs en beschrijving van de items (evenals de hoeveelheid)
• Belastingen, vergoedingen en kortingen.

Door alles duidelijk te vermelden, stroomlijnt u uw boekhouding en is de factuur voor uw klanten gemakkelijker te doorbladeren en te begrijpen. Voor een nadere blik op facturen per branche, zijn hier enkele voorbeelden van facturen per branche.

De tijd vooraf besteden aan het implementeren van een schaalbare factureringsworkflow kan u op de lange termijn tijd en geld besparen.

Hoe u uw facturen bijhoudt

Wanneer het op uw factureringsproces aankomt, moet u een strak schip besturen. Dat betekent dat u systemen moet opzetten om ervoor te zorgen dat u tijdig en op een georganiseerde manier facturen verzendt en betalingen ontvangt. Hier zijn enkele tips om u te helpen uw factureringsworkflow te beheren:

Verstuur facturen snel

U zult niet betaald worden als u geen factuur verstuurt. Dus de eerste regel van factuurbeheer is het versturen van facturen direct nadat u een klus hebt geklaard. Dit is eenvoudig te doen met Square Invoices, waarmee u facturen rechtstreeks vanuit de Square factureringsapp ter plekke kunt maken en verzenden.

Verstuur de factuur naar de juiste mensen

Soms is het niet de eigenlijke klant die voor de factuur zorgt. Misschien is het een boekhouder die de boekhouding doet, of misschien is het eigenlijk de ouder die betaalt voor die bruiloft bloemen. Met Square Invoices kunt u zowel uw klant als degene die daadwerkelijk betaalt een e-mail sturen, zodat u uw geld zo snel mogelijk ontvangt.

Gebruik online facturering

Online facturering helpt voorkomen dat dingen “verloren gaan in de post”. Aangezien online facturen digitaal worden verzonden, kunnen klanten ze altijd gemakkelijk terugvinden – ze hoeven alleen maar in hun inbox te zoeken (in plaats van op hun stapel ongewenste e-mail).

Zet glasheldere voorwaarden

U moet uw voorwaarden zowel van tevoren als op de definitieve factuur duidelijk uiteenzetten. Dit geldt ook voor eventuele kosten in verband met achterstallige betalingen. Alles op papier hebben is de sleutel tot het voorkomen van ongemakkelijke heen-en-weer.

Heb een organisatorisch systeem

U moet al uw facturen op één georganiseerde plaats bijhouden. Dit is cruciaal, niet alleen voor de boekhouding en fiscale doeleinden, maar ook om op de hoogte te blijven van alles. Met Square Invoices wordt alles direct in uw Dashboard opgeslagen en gesorteerd op status.

Hoe snel betaald te krijgen

Tot nu toe zijn miljoenen dollars betaald via Square Invoices. Op basis van enkele trends en gegevens die we hebben gezien, zijn hier enkele dingen die u kunt doen om ervoor te zorgen dat uw facturen snel worden betaald.

Gebruik deze slimme strategieën om ervoor te zorgen dat uw facturen snel en probleemloos worden betaald.

• Verstuur facturen naar klanten op donderdag. We hebben ontdekt dat facturen die op donderdag worden verzonden, de grootste kans hebben om binnen twee dagen te worden betaald.
• Pas de vervaldatum van elke factuur aan. Met Square Invoices kunt u een bericht toevoegen voor de ontvanger met het verzoek om de klant bij ontvangst te laten betalen. Dit kan leiden tot een snellere teruggave van de betaling.
• Vermijd het factureren van klanten op zondag. Mensen zijn het minst geneigd om een factuur te betalen die op zondag is ontvangen – het is immers de meest luie dag van de week.

Hoe om te gaan met late betalers

Het is par voor de cursus – mensen vergeten te betalen. Maar Square Invoices maakt het super-gemakkelijk om op te volgen met uw delinquenten. Omdat alles is gesorteerd in uw dashboard op wat betaald is en wat niet, kunt u snel naar binnen gaan en op de knop Opnieuw verzenden drukken voor iedereen die misschien een herinnering nodig heeft. Dat bespaart u de tijd om te gaan zitten en een hoop onhandige e-mails op te stellen. Voor meer tips over hoe u die late facturen betaald kunt krijgen, leest u ons bericht Drie (tactvolle) manieren om klanten uitstaande facturen te laten betalen.

Get Starten met Square Facturen

Word sneller betaald met online facturen.

Verstuur facturen met Square