Een factuur wordt door een bedrijf ingediend om te betalen voor producten en diensten die het van leveranciers heeft gekocht. Kleine bedrijven moeten niet alleen facturen naar hun klanten sturen, ze moeten ook facturen betalen voor de diensten en benodigdheden die ze kopen om hun activiteiten uit te voeren. Elk klein bedrijf zou een consistent betalingssysteem voor facturen moeten hebben dat hen georganiseerd houdt en hun boekhoudproces vereenvoudigt. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat ze hun facturen op tijd betalen om kosten voor te late betaling te vermijden en een sterke relatie met hun leveranciers te onderhouden.

Deze onderwerpen geven bruikbare tips om facturen op tijd te betalen:

Tips om facturen op tijd te betalen

Hoe betaal ik een factuur?

Wat is een factuurbetaling?

Tips voor het op tijd betalen van facturen

Bekijk facturen wanneer u ze ontvangt

Het is het beste om consequent facturen te bekijken zodra u ze van uw leveranciers ontvangt, zodat ze niet zoekraken en de details van de aankoop nog vers in uw geheugen liggen. Wanneer een factuur in uw bedrijf binnenkomt, controleert u deze op het volgende:

• Controleer de vervaldatum van de factuur: Noteer de vervaldatum van de factuur, zodat u ervoor kunt zorgen dat u de deadline niet mist.
• Controleer de geleverde goederen of diensten: Lees de gespecificeerde lijst van de producten of diensten die u hebt gekocht door en zorg ervoor dat deze overeenkomt met wat u daadwerkelijk hebt ontvangen. Als dat niet het geval is, neem dan contact op met het bedrijf om de discrepantie te bespreken.
• Controleer de totale kosten: Controleer het totaal verschuldigde bedrag op de factuur om ervoor te zorgen dat het overeenkomt met wat u met de leverancier hebt besproken.

Kies de juiste betaalmethode

Controleer welke betaalmethoden de leverancier accepteert en kies de betaalmethode die het slimst en handigst is voor uw kleine bedrijf. Als u bijvoorbeeld met uw zakelijke creditcard contant geld of reisbeloningen kunt innen telkens wanneer u deze gebruikt, is dit misschien de beste optie voor uw factuurbetalingen, zolang u ervoor zorgt dat u uw creditcardfactuur altijd afbetaalt wanneer de betaling verschuldigd is.

Organiseer facturen volgens een betalingsschema

Stel een consistent crediteurensysteem op voor het bijhouden van alle facturen die u op vervaldatum ontvangt. U kunt een factureringsschema maken in Excel dat uw facturen sorteert op vervaldatum of u kunt een cloudgebaseerde boekhoudoplossing gebruiken om een betalingsschema voor facturen te maken. De frequentie waarmee u facturen betaalt, hangt af van het volume van de facturen die uw bedrijf ontvangt: als u meerdere facturen op verschillende tijdstippen in de maand ontvangt, kan het zinvol zijn om facturen wekelijks te betalen, om te voorkomen dat ze zich in de loop van de maand opstapelen.

Set Reminders

Het is belangrijk dat u geen ontvangen facturen over het hoofd ziet of kwijtraakt, zodat u kunt voorkomen dat u te laat betaalt. Om u te helpen de vervaldatums van al uw facturen te beheren, kunt u herinneringen instellen voor elke factuur die u ontvangt. De eenvoudigste manier om herinneringen voor factuurbetaling in te stellen, is door waarschuwingen in een digitale agenda te maken om u een week voor de vervaldatum van de factuur aan de factuur te herinneren.

Automate Bill Payments

De eenvoudigste en meest betrouwbare manier om ervoor te zorgen dat uw bedrijf nooit een factuurbetaling mist, is om al uw factuurbetalingen te automatiseren, indien mogelijk. Met automatische betaling van facturen kunt u terugkerende factuurbetalingen plannen, zodat het geld automatisch van uw creditcard of bankrekening wordt afgeschreven volgens het betalingsschema dat u hebt ingesteld. Op die manier hoeft u niet eens na te denken over uw factuurbetalingen; uw facturen worden automatisch betaald vóór de uiterste betaaldatum van de factuur.

Cash in on Early Payment Discounts

Noteer welke van uw leveranciers kortingen bieden voor vroege betaling en plan altijd uw factuurbetalingen om die vroege deadlines te halen. Het is gebruikelijk dat bedrijven klanten belonen voor tijdige betaling door een korting op het factuurbedrag aan te bieden als de klant binnen een bepaalde termijn betaalt. Vaak bieden bedrijven een korting van twee procent op facturen als ze binnen tien dagen na de factuurdatum worden betaald, ook al is de werkelijke betalingstermijn misschien dertig dagen na de factuurdatum.

Stick to an Invoice Filing System

Ontwikkel een factuurarchiveringssysteem dat werkt voor uw bedrijf, zodat u kunt bijhouden welke facturen u hebt betaald, wanneer en hoe u ze hebt betaald en het totale betalingsbedrag. Dit zal u helpen nauwkeurige boekhoudkundige rapporten voor uw bedrijf te maken. Het is ook een goed idee om de betalingsbevestigingsgegevens op te slaan voor het geval er ooit een geschil ontstaat met een leverancier over de vraag of een factuur is betaald.

Hoe maak ik een factuurbetaling?

Om een factuurbetaling te doen, moet u de betalingsmethode kiezen die het beste werkt voor uw kleine bedrijf. Hier zijn enkele veelgebruikte betalingsmethoden voor facturen waaruit u kunt kiezen:

Betaal per cheque

Betalen per cheque is een goedkope en relatief veilige manier om facturen te betalen, maar het kan tijdrovend zijn. U moet de cheque invullen en een envelop adresseren en vervolgens de betaling per post verzenden, wat tijd wegneemt van belangrijkere zakelijke aangelegenheden.

Betaling in contanten

Vermijd contante betalingen voor grote facturen, vooral als u de rekening niet persoonlijk betaalt. Contant geld biedt geen zekerheid, omdat het gemakkelijk kan worden gestolen of verloren en er geen manier is om het te vervangen.

Online credit- of debetbetaling

Online betalingen met een credit- of debetkaart zijn eenvoudig te verwerken, waardoor u tijd bespaart. Niet alleen dat, online betalingen door gerenommeerde leveranciers bieden verschillende lagen van beveiliging en encryptie om uw persoonlijke gegevens veilig te houden.

Mobiele betaling

Mobiele betalingen zijn handig en veilig, vooral als de verkoper naar u toe komt om een dienst te voltooien, zoals een aannemer. Met mobiele betalingen kunt u een creditcard of bankpas gebruiken om snel en veilig via een app te betalen.

Automatische factuurbetaling

Als leveranciers de optie bieden, zouden kleine bedrijven moeten overwegen automatische factuurbetaling in te stellen om hun factuurbetalingen vooraf te plannen en ervoor te zorgen dat ze nooit te laat zijn met het doen van een betaling. Automatische factuurbetalingen zijn snel en veilig. U moet er alleen voor zorgen dat er altijd genoeg geld op de rekening staat die aan de automatische betaling is gekoppeld, zodat u niet wordt getroffen door roodstandboetes.

Wat is een factuurbetaling?

Een online factuurbetaling is een service die door banken wordt aangeboden, waarmee bedrijven snel en eenvoudig al hun rekeningen online kunnen betalen. Online facturen betalen kan u tijd besparen en u helpen uw facturen te betalen voordat ze verschuldigd zijn. Hier zijn de stappen voor het instellen van online betaling van facturen:

• Verzamel alle facturen die u moet betalen, evenals de bijbehorende rekeningnummers.
• Voer de naam van elke begunstigde en het bijbehorende rekeningnummer in op het platform voor online betaling van facturen van uw bank.
• Kies wanneer u de betaling van de factuur wilt verwerken.
• Beslis of het een eenmalige betaling wordt of dat u terugkerende betalingen voor die specifieke begunstigde wilt instellen.
• Stel herinneringen in om de vervaldatum van facturen bij te houden.