Zet u de televisie aan, dan is de kans groot dat u een beroemdheid of een andere beroemde persoonlijkheid aantreft in gesprek met een nieuwsanker of presentator van een tv-programma. Sla de krant open en de kans is groot dat u de gedachten leest van een vooraanstaand politicus over bepaalde kwesties, opgetekend door een journalist.

Als u naar uw kantoor loopt en de afdeling Human Resource passeert, ziet u een rij goedgeklede jonge mannen en vrouwen wachten op hun beurt om de kamer in te gaan en te praten met de HR-manager, die op dit moment een vacante functie probeert in te vullen.

In al deze scenario’s gaat het om gesprekken en gedachtewisselingen, die worden gevoerd in de vorm van een interview.

In dit artikel gaan we in op 1) wat een interview is, 2) de voor- en nadelen van een interviewschema, 3) de verschillende soorten interviewschema’s, 4) sjablonen voor interviewschema’s, en 5) tips en trucs.

INTERVIEW: EEN OVERZICHT

Misschien is de eenvoudigste definitie van een “interview” een “gesprek waarin vragen worden gesteld en de bijbehorende antwoorden worden gegeven. De setting en de uitvoering van het interview variëren van informeel tot semi-formeel tot formeel, en er zijn twee partijen bij betrokken: de interviewer en de ondervraagde. Het doel van de interviewer is gegevens en informatie te verzamelen door vragen te stellen en de antwoorden van de ondervraagde te peilen. Het kan zelfs worden omschreven als het “draaiboek van de interviewer”.

Een interview kan één-op-één worden afgenomen, met één interviewer en één ondervraagde, of in groep. Eén interviewer kan bijvoorbeeld met meerdere ondervraagden spreken, of meerdere interviewers kunnen met één ondervraagde spreken. Een andere mogelijkheid is een groepsopstelling, waarbij een panel van interviewers tegenover een panel van ondervraagden staat.

Wanneer worden interviews afgenomen? Over het algemeen worden sollicitatiegesprekken gebruikt voor de volgende doeleinden:

• Aanwerving of werving. Een sollicitatiegesprek houdt in dat een aanwervende manager of recruiter een gesprek voert met een sollicitant of kandidaat om diens geschiktheid en geschiktheid voor een openstaande functie te beoordelen.
• Onderzoek. Een manier om gegevens te verzamelen voor onderzoek (b.v. marketing, economisch, en wetenschappelijk onderzoek) is door middel van een zogenaamd “onderzoeksinterview”, waarbij respondenten om antwoorden wordt gevraagd. Bij wetenschappelijk onderzoek worden bijvoorbeeld vragen geformuleerd om een hypothese of veronderstelling te testen.
• Informatieverspreiding. Nieuws is het belangrijkste voorbeeld, waar een persoon vragen wordt gesteld voor televisie, radio, krant, of soortgelijke media.

Hoe kun je zien of een interview goed verloopt? Nou, gezond verstand zou dicteren dat een interview goed gaat als er een voortdurende uitwisseling van ideeën en informatie, en dit kan worden toegeschreven aan verschillende factoren.

• Een doelstelling of doel, draaien rond een specifiek onderwerp of onderwerp. Is het een sollicitatiegesprek? Is het interview bedoeld om te weten te komen hoe de geïnterviewde over een bepaalde kwestie denkt?
• Het vermogen van de interviewer om vragen te stellen en de geïnterviewde aan te moedigen om contact met hem te maken en zich voor hem open te stellen. Dit verwijst ook naar zijn vermogen om dieper te peilen en follow-ups te doen op de vragen om meer informatie te verkrijgen.
• Het reactievermogen van de ondervraagde, en zijn vermogen om zich volledig uit te drukken in zijn antwoorden. Hij moet in staat zijn om de vraag snel te begrijpen en te begrijpen wat hem wordt gevraagd, zodat hij het antwoord kan geven dat de interviewer zoekt.
• De omgeving van het interview. Dit omvat de plaats of locatie, de gebruikte taal, en andere externe factoren die de algemene toon van het interview te zetten.

Als een van de bovenstaande afwezig zijn (of aanwezig zijn, maar ontbreekt op enigerlei wijze), dan kunt u verwachten dat het interview te gaan bergafwaarts vanaf het begin. Een andere belangrijke reden waarom de meeste interviews mislukken of niet het gewenste resultaat opleveren, is echter een gebrek aan voorbereiding, met name van de kant van de interviewer. Een indicatie van paraatheid is een “interview schema”.

Het INTERVIEW schema

Zo leuk als spontane of on-the-spot interviews kunnen lijken, ze zullen nog steeds bombarderen als er geen voorbereiding in is gestoken. Die “hinderlaag” interviews die je op televisie ziet? Ze zijn niet volledig willekeurig of “on-the-spot” zoals ze worden voorgesteld. De vragen die worden gesteld zijn al van tevoren voorbereid, en ze zijn vaak opgenomen in een interviewschema.

Een interviewschema is in feite een lijst met een reeks gestructureerde vragen die zijn voorbereid, om te dienen als leidraad voor interviewers, onderzoekers en rechercheurs bij het verzamelen van informatie of gegevens over een specifiek onderwerp of onderwerp. Het schema wordt gebruikt door de interviewer, die de vragen invult met de antwoorden die hij tijdens het eigenlijke interview krijgt.

Voordelen van een Interview Schedule

1. Een interview schema vergemakkelijkt het afnemen van een interview. Omdat de vragen al van tevoren zijn voorbereid, is het gemakkelijker om het interview uit te voeren en te voltooien.
2. Het verhoogt de kans op het verzamelen van nauwkeurige informatie of gegevens. Van de vragen, die reeds van tevoren zijn voorbereid, wordt verwacht dat ze goed doordacht en doelgericht zijn, zodat ze zich richten op de “kern van de zaak”, zodat de verkregen antwoorden juist of nauwkeurig zijn. Volgens Lindlof & Taylor kunnen interviewschema’s de betrouwbaarheid en geloofwaardigheid van de verzamelde gegevens vergroten.
3. Het stelt interviewers en onderzoekers in staat meer informatie te verkrijgen, omdat zij vervolgvragen kunnen stellen of verduidelijkingen kunnen geven op de vragen die zij hebben voorbereid. De verzamelde informatie is dus relevanter en nuttiger.
4. Het aantal antwoorden en de responsfrequentie zijn hoger. Vaak zijn interviews tijdgebonden. De interviewers krijgen slechts een beperkte hoeveelheid tijd om al hun vragen te stellen en de antwoorden te krijgen. Als hij voorbereid kwam, dan kan hij die tijd goed gebruiken. Anders zal hij veel tijd verspillen door na te denken over welke vraag hij nu moet stellen. Voor hij het weet, is de tijd om, en heeft hij nauwelijks iets substantieels van de ondervraagde gekregen.
5. Het biedt flexibiliteit en een hoge mate van maatwerk, en kan worden gebruikt bij het interviewen van verschillende soorten mensen. De interviewer kan het voorbereiden met de respondenten in gedachten. Een interviewer kan bijvoorbeeld een interviewschema hebben opgesteld voor de aanwerving van een bouwvakker of arbeider. Wanneer hij de opdracht krijgt kandidaten te interviewen voor een hogere managementfunctie, kan hij hetzelfde schema gebruiken, maar met verschillende aanpassingen.

Voordelen van een Interview Schedule

1. Het kan tijdrovend zijn. De voorbereiding van het interviewschema kan een groot deel van de tijd van een interviewer in beslag nemen, vooral als het gaat om een uitgebreid of diepgaand interview. Er moet veel onderzoek worden verricht om goede vragen te kunnen stellen.
2. Er is een groot risico dat het interview en de resultaten ervan lijden onder de vooringenomenheid van de interviewer, omdat hij degene is die de vragen kiest die tijdens het interview worden gesteld.
3. De variabiliteit kan groot zijn wanneer het interviewschema door meerdere interviewers wordt gebruikt. Dit kan leiden tot onbetrouwbare informatie die tijdens de interviews wordt verzameld.

TYPES OF INTERVIEW SCHEDULES

Er zijn twee hoofdtypen interviewschema’s of gidsen die op grote schaal door interviewers worden gebruikt.

Diepte-interviewschema

Dit wordt gebruikt voor interviews met open vragen, die gericht zijn op het verkrijgen van diepgaande informatie, vaak over ernstige onderwerpen of gevoelige kwesties. De vragen zijn open, met aanwijzingen voor de interviewer om verduidelijking of nadere informatie te vragen indien nodig.

De geïnterviewde krijgt meer ruimte of speelruimte om te praten over alle onderwerpen die tijdens het interview naar voren zullen komen, zodat hij vrij is om zijn eigen woorden te gebruiken en de ideeën gemakkelijk uit hem te laten vloeien. De belangrijkste kenmerken van dit interviewschema worden hieronder opgesomd.

• Het schema bevat aanwijzingen dat de ondervraagde zich bewust is van het doel van het interview en hoe lang het zal duren.
• De vragen moeten zo worden opgesteld dat ze antwoorden opleveren die relevant zijn voor het onderwerp of de kwestie. Als het bijvoorbeeld om een sollicitatiegesprek gaat, moeten de vragen betrekking hebben op de vraag of de geïnterviewde sollicitant over de kwalificaties en geloofsbrieven beschikt die hem geschikt maken voor de openstaande functie. Als het interview bedoeld is voor onderzoek, moeten de vragen ingaan op het belangrijkste probleem of onderwerp van het onderzoek.
• Alle vragen moeten relevant zijn, of een impact hebben op het doel of de doelstelling van het interview. Verwijder irrelevante vragen, of vragen met antwoorden waar u niets aan hebt.
• Het gaat uit van de één-stap-per-tijd benadering, waarbij elke vraag bedoeld is om slechts één kwestie aan te pakken, in plaats van meerdere kwesties tegelijk aan te pakken. Dit heeft de neiging om niet alleen de ondervraagde, maar ook de interviewer verwarren, en resulteren in de laatste verliest de controle over de richting van het interview.
• In plaats van het gebruik van vragen te beantwoorden met een ja of nee, de vragen zijn open-ended, die kunnen worden gebruikt als een start-of referentiepunt voor meer vragen. Op deze manier kan de interviewer dieper ingaan op de informatie die hij nodig heeft.
• De vragen zijn neutraal, waarbij leidende vragen worden vermeden die het antwoord aan de ondervraagde kunnen dicteren.

Gestructureerd interviewschema

Dit type interviewschema wordt vaak vergeleken met het formaat dat wordt gebruikt in enquêteformulieren of vragenlijsten vanwege hun gelijkenissen. Het verschil ligt in het gebruik; uiteraard wordt het interview schema gebruikt door de interviewer tijdens een face-to-face interactie, terwijl de vragenlijst gewoon wordt ingevuld door de respondent.

Dit interview schema bevat de vragen die zullen worden gesteld, en het is ook waar de interviewer de antwoorden op die vragen zal noteren. In wezen is het opstellen van een interviewschema voor een gestructureerd interview hetzelfde als het opstellen van een vragenlijst. De vragenlijst wordt alleen door de interviewer gebruikt, en de respondent of ondervraagde krijgt de inhoud niet te zien.

Voor meer flexibiliteit combineren sommige interviewers echter de kenmerken van deze twee soorten wanneer ze hun interviewschema opstellen. Het hangt echt van de interviewer af wat hij het meest effectief acht om zijn doelstellingen te bereiken.

INTERVIEW SCHEDULE TEMPLATES

Er bestaat niet één standaardsjabloon voor een interviewschema. In het algemeen hangt de vorm af van het type en het doel van het interview dat wordt afgenomen, en van de respondenten of ondervraagden voor wie het interview bedoeld is. Het interviewschema moet echter uit drie grote delen bestaan:

Opening

Sommige onderzoekers noemen deze fase de “warming-up”, waarbij het de bedoeling is een sfeer te creëren die ruimte biedt voor een open en vrije stroom van ideeën tussen de interviewer en de ondervraagde, of het nu één-op-één is of in een groep.

Bij het begin van het interview moet de interviewer de ondervraagde welkom heten en zich inspannen om hem op zijn gemak te stellen. Als de ondervraagde ontspannen is, zal het interview waarschijnlijk vlot verlopen. Vervolgens zal de interviewer de ondervraagde het volgende meedelen:

• Doelstellingen van het interview. De ondervraagde moet weten waarom het gesprek plaatsvindt en waarom hij erbij betrokken is. In het geval van een sollicitatiegesprek weet de geïnterviewde sollicitant al waarom hij in dezelfde ruimte is als het HR-personeel, maar het moet hem nog steeds duidelijk worden gemaakt.
• De onderwerpen of punten die in de loop van het gesprek zullen worden besproken. Dit is om de geïnterviewde verder op zijn gemak te stellen, aangezien u hem zoiets als een “waarschuwing vooraf” geeft over wat hem later in het gesprek zal worden gevraagd.
• De geschatte lengte of duur van het interview. De ondervraagde wil niet de hele tijd in het ongewisse blijven wanneer het interview zal eindigen, of dat hij de hele ochtend met de interviewer zal moeten praten.

De ondervraagde wil graag het gevoel hebben dat hij op de een of andere manier baat zal hebben bij dit interview, dus het zou zeker helpen als u hem motiveert om de vragen goed en accuraat te beantwoorden. Als u dat niet doet, zal hij niet geneigd zijn de vragen te beantwoorden, laat staan goede antwoorden te geven.

Dit deel van het interviewschema kan zo worden geformatteerd dat het past bij de persoonlijkheid van de interviewer, en zelfs bij die van de ondervraagde.

Body

We komen bij de “kernbespreking”. Dit bevat het belangrijkste van het interviewschema: de onderwerpen en de vragen die moeten worden gesteld. Nogmaals, de inhoud zal afhangen van het onderwerp en het soort interview. Het belangrijkste dat u nooit over het hoofd mag zien, is dat de vragen moeten beantwoorden aan het doel van het interview.

In plaats van een interviewschema, dat alleen een lijst van onderwerpen en subonderwerpen bevat, bevat een typisch interviewschema ook hoofdvragen, evenals follow-upvragen die bedoeld zijn om de antwoorden op de eerder gestelde hoofdvragen te peilen of te verduidelijken.

Bij het opstellen van het interviewschema is het belangrijk om voldoende ruimte te laten waar de interviewer de antwoorden van de ondervraagde kan noteren.

Sluiten

Het interview staat op het punt te worden afgerond. De reden dat het is opgenomen in het interview schema is om ervoor te zorgen dat het interview niet abrupt zal eindigen, wat onbeleefd kan overkomen op de geïnterviewde.

De afsluiting zal betrekking hebben op de belangrijkste punten, in samenvatting, die werden besproken tijdens het interview, gevolgd door een korte bespreking van de volgende stappen die zullen worden genomen na het interview.

U kunt kijken naar deze sjabloon voor een voorbeeld van een interview schema te gebruiken in gesprek met een universitaire klasgenoot. Deze andere sjabloon van een eenvoudig interview gids geeft ook aanwijzingen over wat de interviewer moet zeggen tijdens het interview, afgezien van de vragen die hij zal stellen.

In sommige gevallen kan een interview schema zo eenvoudig zijn dat het alleen de saillante punten bevat, zoals het doel van het interview, de datum, tijd en plaats van het voeren van het interview, en de namen en contactgegevens van zowel de interviewer als de ondervraagde. Kijk eens naar dit sollicitatieformulier als voorbeeld.

Gelukkig is er een schat aan sjablonen voor interviewschema’s die u online kunt vinden en die u kunt aanpassen aan uw behoeften.

TIPS BIJ HET VOORBEREIDEN EN GEBRUIKEN VAN EEN INTERVIEW SCHEMA

Het belangrijkste aandachtspunt bij het opstellen van een interviewschema zijn de vragen. Wat moet er worden gevraagd, en hoe moeten ze worden gesteld? Maar dat is niet alles. Ook de volgorde waarin de vragen worden gesteld is van belang, en daarom moet die ook in het interviewschema worden opgenomen.

Houd de volgende tips in gedachten bij het opstellen van de leidraad die u voor het interview zult gebruiken.

• Begin het interview niet met een vraag die peilt naar persoonlijke informatie van de ondervraagde (tenzij het doel van het interview is om over zijn persoonlijke leven te praten). Als het een sollicitatiegesprek is, kunt u hem beter laten praten over zijn vaardigheden, kwalificaties en werkervaringen, want dat is zijn comfortzone. Als het een onderzoeksinterview is, kun je beginnen met de geïnterviewde te vragen naar zijn expertise op het gebied waarover je hem interviewt. Stel hem geen persoonlijke vragen over zijn familie of soortgelijke onderwerpen.
• Begin met de “lichtere” vragen, of die vragen die de geïnterviewde of respondent niet onmiddellijk op zijn hoede brengen. De ondervraagde moet de vraag gemakkelijk kunnen beantwoorden, daarna kunt u geleidelijk overgaan naar de meer gevoelige of moeilijke onderwerpen. Als u begint met een controversiële vraag, of iets dat de ondervraagde ongemakkelijk zal maken, zal dat een grimmige toon zetten voor de rest van het interview.
• De algemene regel is dat u de vragen op een logische manier groepeert. U kunt beginnen met algemene vragen, en werk je weg naar de specifieke vragen later. Natuurlijk moet u soms flexibel zijn, vooral wanneer een algemene vraag moet worden gevolgd door een specifieke vraag om iets te verduidelijken.
• Voor de afwisseling en een natuurlijker verloop zou het een goed idee zijn om, als u zowel open als gesloten vragen gebruikt, ze te mixen, in plaats van eerst alle gesloten vragen te stellen en dan de open vragen in de tweede helft van het interview. Een andere suggestie is om de trechter- of omgekeerde trechterreeks aan te passen. Bij de trechtervolgorde begint u met open vragen, en gaat u geleidelijk maar natuurlijk over in gesloten vragen. Bij de omgekeerde trechtervolgorde worden de vragen in omgekeerde volgorde gesteld.
• Houd de respondenten of geïnterviewden in gedachten bij het opstellen van de vragen. U moet op zijn minst op de hoogte zijn van hun achtergrond, zodat u vragen kunt voorbereiden die bij hen zullen aanslaan. Als u kandidaten gaat interviewen voor een leidinggevende technische functie, kunt u de vragen zo opstellen dat de kandidaten kunnen bewijzen of ze al dan niet gekwalificeerd zijn voor de baan. Als u een persoon van belang interviewt in verband met een recent incident, moet u op zijn minst te weten komen waarom hij als een “persoon van belang” wordt beschouwd, zodat u met de juiste en relevante vragen kunt komen.
• De bewoordingen van de vragen moeten duidelijk zijn. Vermijd het gebruik van ingewikkelde en zeer technische termen, tenzij u er volledig zeker van bent dat de ondervraagde er vertrouwd mee is. Probeer eenvoudige taal en lekentermen te gebruiken om verwarring te voorkomen. Vermijd spreektaal en jargon, vooral als er betere – gemakkelijker te begrijpen – alternatieven zijn die u kunt gebruiken. Zinsbouw is ook belangrijk. Vragen die zijn opgebouwd uit lange en aaneengesloten zinnen kunnen u beiden in verwarring brengen, en de ondervraagde kan het hoofdpunt van uw vraag missen. Zoals eerder gezegd, moet elke vraag zo veel mogelijk over één onderwerp gaan. Vermijd het plaatsen van te veel vragen in een enkele zin, die in één adem moet worden gelezen.
• Zorg voor voldoende ruimte waar u de antwoorden of antwoorden op elke vraag kunt noteren of opschrijven. Er is een mogelijkheid om tijdens het interview een recorder te gebruiken, voor het geval er punten zijn die u niet op het interviewschema hebt genoteerd. Als je er een gaat gebruiken, moet je de ondervraagde daarover inlichten bij het begin van het interview, en zijn toestemming krijgen om het interview op te nemen.
• Als interviewer moet je vertrouwd raken met het interviewschema. Je wilt dat het interview natuurlijk verloopt, en je wilt zeker niet stijfjes overkomen bij het stellen van de vragen of, erger nog, alsof je het ingestudeerd hebt. Dat heb je waarschijnlijk wel, maar dat wil je niet laten merken aan de geïnterviewde. Je moet vertrouwen uitstralen; jij bent tenslotte degene die de vragen stelt. Als je het interviewschema hebt voorbereid, moet je het door en door kennen.