Voorkom deze ongelukken door werknemers aan te moedigen hun kennis onderweg te documenteren, of op zijn minst hun ervaringen vast te leggen voordat ze naar een andere gelegenheid vertrekken.

Hoe kunnen bedrijven gebruikmaken van institutionele kennis?

Institutionele kennis is een geschenk dat blijft geven. Dat wil zeggen, het hoeft niet alleen maar in een bestand te zitten en stof te verzamelen totdat iemand het eruit plukt. Deze kennis kan worden gebruikt om nieuwe trainingsprogramma’s te maken en werknemers te inspireren om betrokken te blijven bij het werk.

Hier vindt u hoe.

Creëer mentorschapsprogramma’s

Nodig die gepensioneerde babyboomers uit om nieuwe werknemers te coachen en hun kennis over te dragen. General Motors, bijvoorbeeld, lanceerde een online mentor portal voor 4.000 medewerkers. Elke medewerker kan een profiel aanmaken en in het netwerk zoeken naar een mentor of mentee om aan te koppelen.

Chris Oster, GM’s Global Director for Talent Development, wil hier een organisatiebrede prioriteit van maken:

“We willen leiders stimuleren om coaches te zijn, en mentoring is een van de beste manieren om dat te doen. Het gaat er echt om beide kanten van die vergelijking aan te moedigen om de verbinding te maken.”

Zelfs het nucleaire programma van de Koninklijke Marine heeft een mentorschapinitiatief, genaamd het Project on Nuclear Issues. In het kader hiervan ontmoeten veteranen van in de zestig nieuwe rekruten van in de twintig om hun kennis door te geven via innovatieve oefeningen zoals toneelstukken en oorlogsspelletjes.

Bouw nieuwe opleidingsvormen

U kunt deze institutionele kennis ook in nieuwe en interactieve opleidingsprogramma’s pompen. Neem GM, dat samenwerkt met Harvard om een zes maanden durend, online “mini MBA”-programma voor geselecteerde werknemers uit te voeren. Mensen in de hele organisatie nemen ook deel aan een twee jaar durend traject door verschillende banen in hun vakgebied. “Ze krijgen een breedte van blootstelling in hun gebied van het bedrijf voordat ze zich specialiseren,” zei Oster.

Tegen hetzelfde einde, Britse dameskleding merk David Nieper ontwikkelde een 12-weekse naaischool voor aspirant-werknemers. Hier leren ze van ervaren naaisters over draadcontrole, kruisstiksels en het werken met verschillende stoffen.

“Veel naaisters in de kledingproductie maken maar één deel van een kledingstuk, bijvoorbeeld een been, arm of kraag op een productielijn, maar onze cursisten hebben er baat bij te leren hoe ze het hele kledingstuk moeten maken,” zei Carol Shaw, een van de docenten. “Aan het eind van de cursus hopen we banen te kunnen aanbieden aan cursisten die hebben laten zien dat ze een goed oog hebben, een goede coördinatie en een goede aanleg voor het maken van mode in luxe stoffen.”

Stimuleer werknemers om te leren

Houd nieuwe werknemers betrokken en geïnspireerd door institutionele kennis te koppelen aan hun loopbaanontwikkeling. Volgens PricewaterhouseCoopers verlangen millennials het meest naar drie kwaliteiten van hun werkplekken:

1. Kansen om hun carrière te bevorderen
2. Competitieve salarissen en financiële prikkels
3. Effectieve opleidings- en ontwikkelingsprogramma’s

Bedrijven kunnen institutionele kennis gebruiken om al deze drie vakjes aan te vinken:

1. Verstrek documenten, quizzen, of klassen die werknemers kunnen voltooien om hun carrière te bevorderen.
2. Bied financiële prikkels voor het voltooien van educatieve programma’s.
3. Onboard werknemers met een schat aan documenten van gepensioneerde of ervaren werknemers, zodat ze op de juiste voet kunnen beginnen.

“Net zoals u uw ervaren werknemers wilt doorlichten die de informatie delen, moet u veel aandacht besteden aan de werknemers die de kennis zullen erven,” schreef Angela Pilotti voor Independent Agent. “Hoewel sommige millennials ongetwijfeld het schip zullen verlaten, kan investeren in de ontwikkeling van uw beste jonge werknemers de retentie op lange termijn stimuleren.”

Institutionele kennis is macht

Institutionele kennis heeft de macht om de toekomst – en het verleden – van uw organisatie vorm te geven. U hoeft niet per se een Chief Memory Officer aan te stellen. (Ja, dat bestaat echt en is geen bureaucratisch figuur uit Orwells 1984.) Maar u moet stappen ondernemen om uw institutionele kennis te documenteren en te beschermen.

Deze kennis wordt immers elke dag gecreëerd – bij elke werknemer, campagne en interactie met klanten. Dus of u zich nu aanmeldt voor een intern wiki-platform of uw offboarding-proces wijzigt, u kunt er zeker van zijn dat werknemers met elkaar verbonden blijven en in staat zijn om optimaal te presteren.