The Challenge
The Health Resources & Services Administration (HRSA) is een agentschap binnen het Department of Health & Human Services (HHS) dat voornamelijk verantwoordelijk is voor het verbeteren van de gezondheidszorg voor mensen die geografisch geïsoleerd zijn of economisch of medisch kwetsbaar zijn, door toegang te bieden tot kwalitatief hoogwaardige diensten, een geschoold zorgpersoneel en innovatieve programma’s. HRSA kent elk jaar subsidies toe aan duizenden begunstigden, die bijdragen aan gezondheidsdiensten die door tientallen miljoenen Amerikanen worden ontvangen.
In 1997 heeft HRSA het Grants Electronic Management System (GEMS) geïmplementeerd om het agentschap en zijn begunstigden te helpen subsidieprocessen beter te onderhouden en te reguleren. Op dat moment handhaafden veel bureaus en kantoren binnen HRSA echter afzonderlijke informatiesystemen voor programmabeheer. Deze systemen verschilden wat betreft toegangscontrole, beveiligingsrollen, mogelijkheden voor gegevensinvoer, navigatie, rapportage, analysemogelijkheden en esthetiek. Omdat veel subsidieontvangers meerdere subsidies ontvangen van verschillende bureaus en kantoren binnen HRSA, zorgden de aanzienlijk verschillende programmabeheersinstrumenten voor verwarring en verdeeldheid in het beeld van HRSA bij de subsidieverlenende gemeenschap.
Over de afgelopen 20 jaar heeft REI Systems gereageerd op de behoefte van HRSA aan een gecentraliseerd subsidiebeheersysteem door de ontwikkeling van de elektronische handboeken (EHB’s), een end-to-end subsidieondersteuning en programmabeheertoepassing die subsidiebeheerprocessen in het hele agentschap verenigt, waardoor gebruikers functies kunnen uitvoeren die zich uitstrekken over subsidieoperaties, programmaplanning, monitoring en beheer vanuit één centrale locatie.
Heden ten dage moeten de subsidieprocessen van HRSA opnieuw worden ontworpen en moet het subsidiebeheersysteem worden gemoderniseerd om voorbereid te zijn op nieuwe vereisten in verband met de GREAT Act, die standaardisering en streaming van gegevens vereist. In de huidige omgeving moet HRSA technologie inzetten om met beperkte middelen meer te bereiken. Ten slotte wil HRSA de prestaties van de begunstigden verbeteren door op basis van de prestatiegegevens beste praktijken vast te stellen en te bevorderen.
Onze aanpak
De EHB’s integreerden een reeks ongelijksoortige subsidieondersteunende systemen in één transparant, ondernemingsbreed systeem. In combinatie met Grants.gov heeft dit systeem het aanvraag- en administratieproces gestroomlijnd en aanvragers, gesubsidieerde organisaties en HRSA in staat gesteld professioneel te communiceren en activiteiten elektronisch uit te voeren. Het stelt HRSA in staat om in een papierloze omgeving te werken met verbeterde bedrijfsefficiëntie en in overeenstemming met gemandateerd agentschapbreed en federaal beleid, procedures en wetgeving.
REI Systems zal dit systeem nu naar het volgende niveau tillen door bewezen en opkomende technologieën toe te passen, zoals moderne software-engineering, low-code, cloud, mobiliteit, blockchain en kunstmatige intelligentie om de dienstverlening en gebruikerservaring te verbeteren en tegelijkertijd de totale operationele kosten te verlagen.
Met huidige en opkomende uitdagingen, zoals de opioïde-epidemie, het opbouwen van capaciteit voor gezondheidswerkers, en het financieren van innovatieve zorgmodellen zoals huisbezoeken-HRSA heeft een robuuster, gestroomlijnder en geautomatiseerd systeem nodig. Met 15 jaar ervaring in het werken met dit systeem, zal REI Systems nemen wat het heeft geleerd en een modern systeem re-engineeren dat zal leiden tot verbeterde zakelijke efficiëntie en effectiviteit, evenals echte datagestuurde besluitvorming.
Impact & Outcomes
De HRSA EHB’s ondersteunen 41.000+ gebruikers, waaronder meer dan 1.500 HRSA-werknemers met meer dan 500.000 workflowtaken die elk jaar worden verwerkt om elektronische bedrijfsprocessen te ondersteunen. Met de hulp van REI hebben HRSA-subsidies meer dan 22,8 miljoen patiënten in meer dan 9.000 gezondheidscentra bediend, wat heeft geleid tot een toename van het aantal behandelde patiënten met 27% sinds 2008. En met de investering in de EHB’s was HRSA in staat om de bestede tijd en inspanningen met 60% te verminderen, waardoor personeel zich kon concentreren op het beschikbaar stellen van subsidies aan gezondheidscentra in de hele VS.
Met de modernisering van het systeem zal HRSA voldoen aan opkomende gegevensstandaardisatie- en rapportagevereisten, terwijl gedeelde bedrijfssystemen worden gecreëerd en de levering van missies wordt geoptimaliseerd.
REI’s HRSA-klant prees het team voor hun uitstekende levering van de EHB’s: “Het REI-team heeft voor mij beslist de norm gesteld waaraan contractanten moeten worden afgemeten. REI is altijd een groep mensen geweest die naar uitmuntendheid streeft en deze ook zal bereiken, en ik ben er zeker van dat dit altijd zo zal blijven.