Heeft u hulp nodig bij het organiseren van een archiefkast in uw huis of kantoor?

Vraagt u zich af hoe u al uw dossiers en documenten moet opbergen?

Het organiseren van een archiefkast lijkt een relatief eenvoudig organisatieproject.

U verzamelt uw papieren, plaatst ze in manilla archiefmappen, schuift deze mappen in hangmappen, en zet alles in uw kast.

Easy peasy, right?

Echter, er is veel meer aan het organiseren van een dossierkast dan je zou denken!

Je bent niet alleen bestanden aan het organiseren voor de lol … je bent bestanden aan het organiseren zodat je ze in de toekomst kunt raadplegen.

In sommige opzichten is het proces van het organiseren van een dossierkast als het maken van een plan voor een toekomstige reis.

Het enige verschil is dat u uw reis op een onbekend punt in de toekomst zult maken, of het nu twee weken, twee jaar of zelfs twee decennia is!

Des te meer reden voor u om veel zorg te besteden aan het organiseren van uw bestanden.

In deze post bied ik verschillende tips om het organiseren van een archiefkast voor uw behoeften o-zo gemakkelijk te maken.

Deze tips zijn bedoeld om u een solide kader als het gaat om het organiseren van uw kast.

U kunt deze tips gebruiken om elk type archiefkast te organiseren: een thuiskantoor archiefkast, een werk archiefkast, een school archiefkast, een klein bedrijf archiefkast, en nog veel meer.

Maak een archiefsysteem.

De eerste stap in het organiseren van een archiefkast is het creëren van een archiefsysteem. Dit systeem zal het levensbloed van uw archiefkast zijn en zal de methode zijn waarmee u uw papieren en documenten archiveert en opslaat.

U kunt dit proces vergelijken met dat van het leggen van het raamwerk voor een nieuw huis. Je wilt het raamwerk van het huis op zijn plaats hebben (je archiefsysteem) voordat je begint met het toevoegen van de muren, vloeren en isolatie (je bestanden).

Het goede nieuws is dat een archiefsysteem zo algemeen of zo gedetailleerd kan zijn als je zou willen. Het is niet nodig om een ingewikkeld of moeilijk te begrijpen systeem te maken om uw bestanden te organiseren.

Wat het belangrijkste is, is dat je een betrouwbaar systeem maakt en je eraan houdt tijdens de duur van het gebruik van je dossierkast. Het hele punt van het organiseren van uw archiefkast is om in staat te zijn om gemakkelijk en gemakkelijk op te slaan en de bestanden die u nodig hebt te lokaliseren!

Houd in gedachten: wanneer u begint met het maken van een archiefsysteem, bent u het creëren voor uw toekomstige zelf. Je moet kunnen vinden wat je nodig hebt zonder problemen of moeilijkheden. Je wilt niet 10 minuten besteden aan het vinden van een bestand of je hersenen pijnigen om te proberen de organisatiestructuur van je archiefkast te onthouden.

Een van de gemakkelijkste manieren om een archiefkast te organiseren is om bestanden in alfabetische volgorde te ordenen. Er is gewoon iets bevredigend over het openen van een archiefkast lade en het zien van bestanden netjes georganiseerd van A tot Z, voor huishoudelijke bestanden, namen van klanten, of projecten.

Als je het gevoel meer avontuurlijk in de organisatie afdeling en wensen om uw eigen systeem te construeren met behulp van een combinatie van het opslaan van informatie, door alle middelen doen. Als u deze route kiest, houd er dan rekening mee dat u uw organisatiesysteem duidelijk moet definiëren en onderhouden om de zaken op orde te houden.

Hier zijn een paar vragen die u uzelf kunt stellen als u uw archiefsysteem samenstelt:

• Hoe zal mijn archiefkast worden gebruikt?
• Welke soorten bestanden zal ik in mijn archiefkast opslaan?
• Wordt een eenvoudig of complex archiefsysteem geschikt voor mijn behoeften?
• Waar zal mijn archiefkast worden opgeslagen?
• Wie anders dan ikzelf zal mijn archiefkast en bestanden gebruiken?

Maak een lijst van bestanden.

De volgende stap in het organiseren van een archiefkast is het maken van een werklijst van bestanden die zullen worden opgeslagen in de archiefkast. Deze stap zal u helpen uw gedachten te organiseren, en uiteindelijk, uw bestanden.

Trek een stuk papier en een pen, en begin met het maken van een lijst van de namen van bestanden die in uw kast zullen gaan. Perfectie is niet nodig voor deze eerste lijst iteratie: gewoon noteer de namen van de bestanden die u zou willen opnemen in uw archiefkast als ze bij je opkomen. Als het nodig is, kunt u verwijzen naar nabijgelegen papierwerk om u te helpen identificeren van de soorten bestanden die u zou willen maken.

Hier zijn een paar eenvoudige voorbeelden om u te helpen: als je het organiseren van een archiefkast voor huishoudelijke rekeningen, zou je een lijst met de volgende te maken: Kabelrekening, Gasrekening, Elektriciteitsrekening, Telefoonrekening, Waterrekening, enzovoort. Als u een archiefkast per klant zou inrichten, zou u een lijst met de volgende klantnamen kunnen maken: Astor, Brown, Jones, Smith, Thompson, enzovoort.

Zorg voor duidelijke en beknopte bestandsnamen.

De derde stap in het organiseren van een archiefkast is het maken van duidelijke en beknopte bestandsnamen. Een bestandsnaam moet duidelijk beschrijven wat er in het bestand staat. U wilt in staat zijn om de bestandsnaam te zien en te begrijpen wat er in het bestand zit, zonder het bestand te hoeven openen en in de inhoud te hoeven turen.

Hoewel een slim genaamde bestand op dit moment misschien amusant lijkt, maar over een paar maanden kunt u voor een raadsel komen te staan of in de war raken. Bij twijfel, denk slim en eenvoudig. U zou bijvoorbeeld een lijst kunnen maken met de namen van de hulpprogramma’s uit de bovenstaande sectie. In dit geval zou Cable Bill Alpha Cable worden, Gas Bill zou Beta Natural Gas worden, Electric Bill zou Gamma Electric worden enzovoort.

Als u uw bestandsnamen ontwikkelt, wilt u uw best doen om dubbele bestandsnamen en diverse bestandsmappen te vermijden. Dit soort bestanden kan veel problemen veroorzaken in een archiefsysteem.

Duplicate bestanden creëren letterlijk twee keer zoveel werk; je zult het grootste deel van je tijd besteden aan het zoeken naar misplaatste of ontbrekende bestandsonderdelen. Hoewel diverse mappen op het eerste gezicht handig lijken, maken ze het uiterst moeilijk om belangrijke informatie terug te vinden.

Als je eenmaal je definitieve lijst met bestandsnamen hebt bevestigd, kun je de bestandsnamen ordenen volgens je archiefsysteem. U kunt uw lijst overschrijven op hetzelfde of een afzonderlijk stuk papier, of een reeks kleefbriefjes gebruiken om de items één voor één te ordenen. U kunt dit punt gebruiken als een laatste controle om ervoor te zorgen dat het archiefsysteem en de bestandsnamen goed met elkaar samenwerken.

Koop of verzamel archiefkastonderdelen.

De volgende stap in het organiseren van uw archiefkast is het kopen of verzamelen van alle onderdelen die u nodig zult hebben voor uw archiefkast. Dit omvat het kopen of identificeren van de archiefkast die u zult gebruiken, evenals het verzamelen van items zoals bestandsmappen, hangmappen, hangmap tabbladen (indien gebruikt), potlood, pen, of marker. U kunt een etikettenprinter gebruiken als u etiketten wilt maken, maar dat is zeker niet nodig. Controleer rond uw huis of kantoor voor bestaande leveringen voordat u items online of in de winkel koopt.

Denk je dat archiefkasten of mappen saai en saai moeten zijn? Deze dagen, kunt u verschillende soorten kantoormeubilair en kantoorbenodigdheden te vinden in een verscheidenheid van vormen, kleuren en patronen. Van kleurrijke archiefkasten, tot heldere draagbare dossiermappen, tot ingewikkelde en brutale manilla mappen, er is iets voor elke smaak en budget. Houd je ogen open tijdens het winkelen voor leuke en kleurrijke benodigdheden om een beetje “pop” toe te voegen aan uw archiefkast!

Voorbereiden dossiermappen en hangmappen.

Next, zult u willen beginnen met de voorbereiding van uw dossiermappen en opknoping bestand. Pak een heleboel dossiermappen en hangmappen en begin ze te labelen volgens de lijst(en) die je hierboven hebt voorbereid. U kunt bestanden labelen met behulp van de methode die u geschikt acht: labelen met een potlood maakt het gemakkelijk om items te wijzigen of te bewerken, terwijl het gebruik van een label maker kan dingen meer uniforme look.

Neem je tijd bij het voorbereiden van uw dossiermappen. U wilt niet onbedoeld dubbele bestanden maken of items verkeerd labelen. Begin met het labelen van één bestandsmap en leg de map dan opzij. Vervolg het proces met de rest van uw dossiermappen.

Prepareer uw archiefkast.

De volgende stap is het voorbereiden van uw archiefkast. Verwijder de inhoud van uw archiefkast (indien aanwezig) en plaats deze voorlopig op een schone, vlakke ondergrond. Als u werkt met een lege of gloednieuwe archiefkast, kunt u beginnen met het plaatsen van uw voorgelabelde hangmappen en mappen in de kast volgens uw bestandssysteem.

Wanneer u klaar bent met deze stap, moet u een aantal lege mappen en dossiermappen hebben die klaar zijn om papieren en documenten te ontvangen.

Papieren in dossiermappen plaatsen.

Nu is het tijd om uw papieren en documenten in de juiste mappen te plaatsen. Kijk gerust nog eens naar uw archiefsysteem en uw dossierlijst om te zien wat waar moet komen. Wanneer u papieren in mappen plaatst, moet u ze in chronologische of omgekeerde chronologische volgorde ordenen. Dit maakt het gemakkelijk om informatie terug te vinden wanneer je het nodig hebt.

Bijvoorbeeld, als je een reeks mobiele telefoonrekeningen van het afgelopen jaar hebt, kun je ze in chronologische volgorde plaatsen van januari, februari, maart, enzovoort. Je zou diezelfde rekeningen ook in omgekeerde chronologische volgorde kunnen archiveren, zodat de eerste rekening die in het bestand zit de meest recente rekening is, zoals november, oktober, september, enzovoort.

Je moet misschien wat tijd besteden aan het sorteren van papieren, materialen en documenten om gelijke items met gelijke te matchen, maar de essentiële structuur van je bestanden is er al. Bekijk mijn post over het sorteren van papieren voor een aantal snelle tips hier en lees meer over papier decluttering tips hier.

Opzetten van een systeem voor het archiveren van succes.

Heb je een enorme stapel papieren die moeten worden gearchiveerd? Houd een mand, doos of container in de buurt van uw archiefkast om tijdelijk papieren op te slaan. U kunt dan een aantal items tegelijk archiveren in plaats van alles bij elkaar. U kunt ook een recyclingbak of papiervernietiger met een container in de buurt zetten, zodat u oude of verouderde papieren gemakkelijk kunt weggooien.

Voorkom dat uw archief zich opstapelt; het is veel gemakkelijker om vijf stukken papier in één keer te archiveren dan vijfhonderd! Maak er een gewoonte van regelmatig papieren te archiveren. U kunt papieren archiveren aan het eind van de dag, de week of de maand. Het belangrijkste is om ervoor te zorgen dat je werk consistent is.

Je kunt het vullen van papieren omzetten in een productieve taak op elk moment van de dag dat je dat wilt, begin je dag met wat archiveren, doe een plekje archiveren voor de lunch, of bewaar het archiveren voor wanneer je een pauze moet nemen van je bureau, je benen moet strekken, of je geest een rustpauze moet geven van werk dat diep nadenken en concentratie vereist.

Hoe zit het met jou? Wat vindt u het moeilijkst aan het georganiseerd houden van een dossierkast? Laten we eens kijken of we je niet kunnen helpen. Doe mee aan het gesprek en laat hieronder een reactie achter!

Wil je hulp bij het organiseren van die dossierkast? Als u hulp wilt bij het opruimen en organiseren van uw dossierkast, bied ik professionele organizing diensten en organizing mindset coaching. Klik hier om meer te leren over hoe om te werken met mij.

Get georganiseerd de easy-peasy manier! Mijn eBook, 31 eenvoudige manieren om georganiseerd te raken in het nieuwe jaar, staat vol met snelle tips om u te helpen meer orde in uw ruimte te brengen. Klik hier voor meer informatie.