Freelancers en anderen die hun bedrijf vanuit huis runnen, kunnen vaak aanspraak maken op belastingaftrek voor de uitgaven voor hun thuiskantoor. Er gelden enkele regels, maar die zijn niet bijzonder lastig. Mogelijk hebt u ook een aantal andere zakelijke uitgaven en activa die u kunt afschrijven of claimen als Sectie 179-aftrek.
De regels voor het claimen van kantooruitgaven
Het nemen van een aftrek voor een kantoor aan huis is een belangrijk voordeel van het zelfstandig ondernemerschap. U kunt een deel van uw persoonlijke uitgaven omzetten in een fiscaal aftrekbare zakelijke uitgave, behoudens een paar regels.
- U kunt niet meer aftrekken dan uw netto-bedrijfswinst na het claimen van andere werkgerelateerde aftrekposten. U bent bijvoorbeeld beperkt tot een aftrek van $ 2.000 als uw kantooruitgaven $ 3.000 bedragen, maar u slechts $ 2.000 hebt verdiend. Elk ongebruikt deel van uw thuiskantooraftrek kan worden overgedragen naar het volgende belastingjaar, zodat het niet verloren gaat.
- Uw kantoorruimte moet alleen voor zakelijke doeleinden worden gebruikt. Het komt niet in aanmerking als uw “kantoor” als het een dubbele functie heeft als de tv-kamer van uw gezin. De Internal Revenue Service noemt dit “regelmatig en exclusief gebruik.”
- Uw kantoorruimte moet uw hoofdvestiging zijn. Met andere woorden, je runt je freelance operatie vanuit die locatie. Dit betekent echter niet noodzakelijkerwijs dat u geen klanten elders kunt bedienen. U moet uw bedrijf gewoon vanuit uw thuiskantoor beheren in plaats van op een andere locatie.
Berekening van uw thuiskantooruitgaven
U kunt de thuiskantooraftrek melden op federaal formulier 8829, “Uitgaven voor zakelijk gebruik van uw huis.” Dit formulier wordt ingediend samen met Schedule C, “Winst of verlies uit uw bedrijf,” op uw persoonlijke Form 1040.
Ten eerste moet u het percentage van uw totale uitgaven bepalen dat aan uw bedrijf wordt toegewezen. U kunt dit percentage op een van de volgende twee manieren berekenen:
- Percentage van vierkante voet: Meet de grootte van uw kantoor aan huis, en meet de totale grootte van uw huis. De verhouding van de twee geeft uw thuiskantoor percentage. U kunt 20% van de kosten van uw woning declareren als uw kantoor 20% van de totale ruimte van uw woning in beslag neemt.
- Aantal kamers: Tel het aantal kamers in uw woning. Het percentage van uw kantoor aan huis is één gedeeld door het aantal kamers dat u hebt.
Alle kamers in uw huis moeten bijna even groot zijn als u de tweede methode gebruikt.
Toelaatbare uitgaven aan huis
Toelaatbare uitgaven aan huis omvatten uw huur, hypotheekrente – hoewel niet de hoofdsom van uw hypotheekbetalingen – onroerendezaakbelasting, huurders- of huiseigenaarsverzekering, kosten van de vereniging van huiseigenaren, nutsvoorzieningen en reparaties. U past uw percentage toe op elk van deze uitgaven en telt ze vervolgens bij elkaar op om tot uw aftrek te komen.
U kunt bijvoorbeeld $3.840 van de huur die u in de loop van het jaar hebt betaald, aftrekken als u $1.600 per maand betaalt en uw kantoor 20% van de totale vierkante voet van uw appartement uitmaakt: $1.600 maal 12 maanden maal 20%. U zou $240 of 20% voor elektriciteit kunnen aftrekken als uw elektriciteitsrekeningen voor het jaar in totaal $1.200 bedroegen.
U komt tot een aftrek van $4.080, en dan hebt u uw huurdersverzekering of gasrekening nog niet eens meegerekend.
De vereenvoudigde optie
De IRS introduceerde een tweede, veel eenvoudigere methode voor het berekenen van uw aftrek voor een kantoor aan huis vanaf het belastingjaar 2013. Met de toepasselijke naam “Vereenvoudigde optie”, werkt het uit op $ 5 per vierkante voet van de bedrijfs- of kantoorruimte in uw huis. Jammer genoeg is de limiet beperkt tot 300 vierkante meter. Als uw werkruimte kleiner is, kan dit u veel administratief werk besparen, maar anders beperkt u uw aftrek tot minder dan mogelijk zou zijn.
U wilt misschien in beide richtingen een ruwe berekening maken, eenmaal volgens de vereenvoudigde methode en dan nog eens volgens de gewone methode, om uit te zoeken welke methode de grootste aftrek oplevert en voor u het meest zinvol is.
Aftrek van uw bedrijfsactiva: Afschrijvingen
U kunt geen percentage van de hoofdsom van uw hypotheeklasten aftrekken, maar u kunt wel een deel van de kosten van uw huis afschrijven als u eigenaar bent van uw huis. U kunt ook de kosten aftrekken van reparaties die direct aan uw kantoorruimte zijn uitgevoerd.
Helaas zal elke afschrijving die u op het huis doet, belastbare winst opleveren door herinvoering van de afschrijving wanneer en als u het ooit verkoopt.
U kunt ook bedrijfsactiva afschrijven. Een bedrijfsmiddel is elk object met een gebruiksduur van meer dan een jaar dat u gebruikt om inkomsten te genereren. Computers, softwareprogramma’s en kantoormeubilair zijn allemaal goede voorbeelden.
U hebt twee mogelijkheden om deze aankopen te verantwoorden:
- U kunt de volledige aanschafkosten aftrekken in het jaar waarin u het bedrijfsmiddel aanschaft.
- U kunt de kosten van de aanschaf over een aantal jaren spreiden.
Beide opties impliceren dat u uw uitgaven op formulier 4562, Afschrijvingen en amortisatie, berekent. Het wordt aangeduid als een Sectie 179 aftrek en wordt berekend in deel 1 van formulier 4562 als u de volledige aftrek in het jaar van aankoop wilt nemen. U bent uw eigendom aan het “afschrijven” als u besluit de kosten over een aantal jaren te spreiden.
Moet u Section 179 afschrijven of gebruiken?
Sectie 179 levert meestal de grootste aftrek op, omdat u de volledige kosten in één keer opeist. Dit verlaagt zowel uw inkomstenbelasting als uw belasting als zelfstandige. Maar het spreiden van de kosten over meerdere jaren biedt ook een voordeel. Dit kan de inkomstenbelasting en de belasting voor zelfstandigen verlagen in kleinere stappen over een langere periode. Ook kunt u zo een deel van de kosten doorschuiven naar volgende jaren, wanneer u de aftrek misschien harder nodig hebt.
Als voorbeeld: u koopt professionele software. De belastingwet staat u toe om ofwel de kosten over drie jaar af te schrijven of de kosten in het jaar van de aankoop af te trekken met behulp van Sectie 179. Beide methoden leveren na drie jaar een vergelijkbaar resultaat op, maar het gebruik van Sectie 179 geeft u de grootste aftrek in het eerste jaar.
De Tax Cuts and Jobs Act verhoogde de maximale Sectie 179-uitgavenaftrek van $ 500.000 tot $ 1 miljoen in 2018, dus het zou een behoorlijk aantal activa moeten dekken.
Door de kosten in drie jaar af te schrijven, kunt u in de komende jaren extra aftrekken. Dit kan met name voordelig zijn als u verwacht dat uw inkomen zal stijgen. Maar het gebruik van de Sectie 179-aftrek kan helpen uw belastingverplichting in het lopende jaar zo laag mogelijk te houden als uw freelance-inkomsten dit jaar ongewoon hoog zijn.
U zou ook kunnen overwegen hoe lang u verwacht de apparatuur te kunnen gebruiken voordat deze moet worden vervangen. Als u denkt dat het slechts een jaar of twee zal duren, is het misschien beter om de Sectie 179-aftrek voor dat specifieke actief te gebruiken. U kunt ervoor kiezen sectie 179 afzonderlijk af te schrijven of te gebruiken voor elk bedrijfsmiddel dat u aanschaft.