Furniture Bank brengt levensveranderende meubels aan gezinnen in nood, terwijl het geven van een nieuw leven aan ongewenste items rond het huis. Hun doel is om levens te verbeteren door het verzamelen van alle ongewenste meubels, huishoudelijke artikelen, keuken artikelen, elektronica, en nog veel meer dat huizen in en rond Toronto in de war brengt. Toen het werk van de liefdadigheidsinstelling zich uitbreidde, ontdekten zij dat zij Skedulo nodig hadden om zichtbaarheid in het veld te krijgen en de klanttevredenheid te verbeteren.
Uitdaging
De Meubelbank geeft al 20 jaar hoop aan gezinnen in Toronto. Tot drie jaar geleden, handelden ze alles handmatig af. Ze stuurden hun vijf vrachtwagens met behulp van klemborden, waarop tijden en adressen stonden. De chauffeurs kregen een briefing over waar ze heen moesten, wat ze moesten ophalen en waar ze moesten afleveren. Dan verlieten de chauffeurs het gebouw om 7:30 ’s morgens en gingen op weg, vaak zonder een manier om het kantoor te contacteren. Managers moesten maar hopen dat alles volgens plan verliep.
Het is duidelijk dat er problemen waren met die aanpak. Soms kwamen leveringen niet of gingen pick-ups niet zoals gepland. Er waren verrassingen en vertragingen. De meerderheid van de tijd, had het thuiskantoor absoluut geen manier om te weten wat er werkelijk gaande was op de weg tot het einde van de dag. Uiteindelijk waren het de hulpbehoevende gezinnen die het meest te lijden hadden onder de pech. Er waren mannen, vrouwen en kinderen in erbarmelijke omstandigheden die niet het meubilair kregen dat ze verwachtten. Deze mensen bevinden zich op een kritiek punt in hun leven en timing is alles. Voor degenen die getraumatiseerd zijn, is het uiterst moeilijk om de stukken weer op te bouwen als ze van een lege ruimte geen thuis kunnen maken.
Oplossing
De Meubelbank wist dat ze effectiever moesten werken. In tegenstelling tot veel kleinere liefdadigheidsinstellingen omarmden ze nieuwe technologie door in 2009 het Salesforce-platform te implementeren. Dit hielp hen twee zeer verschillende groepen klanten te beheren – degenen die de meubels doneerden en degenen die ze nodig hadden. Het mixen en matchen van de behoeften met wat er in de stad beschikbaar was, werd ongelooflijk complex.
Terwijl Salesforce goed werk leverde voor het beheer van klantenaccounts, zag de Meubelbank dat de planning hun volgende uitdaging was toen ze vrachtwagens en chauffeurs toevoegden. Ze moesten verder gaan dan handmatige planning en tegelijkertijd hun communicatie met hun chauffeurs in het veld verbeteren.
Skedulo begreep dat een liefdadigheidsinstelling heel andere doelstellingen heeft dan een bedrijf dat op winst is gericht. Skedulo stelde Meubelbank in staat om meer te doen zonder ongerechtvaardigde kapitaaluitgaven toe te voegen. Liefdadigheidsinstellingen zijn verantwoordelijk voor het uitleggen van hoe elke dollar wordt besteed en ervoor te zorgen dat groei op lange termijn wordt ondersteund door ROI op korte termijn. Een ander groot verschil is dat bij Furniture Bank de helft van het personeel in het veld werkt. De liefdadigheidsinstelling had absoluut geen manier om hun prestaties te meten en te verbeteren. Skedulo bracht een eenvoudige mobiele oplossing voor prestatiebeheer. Nu kan iedereen op kantoor, inclusief donoren of andere vrijwilligers, in realtime zien wat er gebeurt, de situatie evalueren en onmiddellijk communiceren met andere belanghebbenden. Dat bleek van fundamenteel belang te zijn voor hun besluitvormingsproces.
Ze hebben mobiele apparaten gestandaardiseerd voor hun veldactiviteiten en evalueren nu hoe de volgende generatie tablets de liefdadigheidsinstelling zal helpen om op te schalen en meer te doen voor een grotere populatie.