Het voorraadverloop beïnvloedt uw bedrijf op meerdere manieren – het beïnvloedt de cashflow, de kostprijs van de omzet en zelfs de winst – daarom is een goede boekhouding zo belangrijk.
Het boekhouden van de voorraad kan een ingewikkelde taak zijn, dus beginnende boekhouders willen misschien een ervaren accountant of CPA raadplegen voor begeleiding.
Overzicht: Wat is voorraadboekhouding?
Inventory accounting is de waardering van voorraadproducten voor wederverkoop.
Het beheer van zowel voorraadaankopen als voorraadomzet moet de regels van de Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) volgen, die vereisen dat alle inventaris goed wordt geboekt met behulp van ofwel de kostenmethode of de marktwaardemethode.
Het is ook belangrijk om te onthouden dat inventaris wordt beschouwd als een vlottend actief, dus het is niet afschrijfbaar.
Als u slechts één enkel item verkocht, zou de voorraadboekhouding eenvoudig zijn, maar het is waarschijnlijk dat u meerdere items in voorraad hebt en elk van die items afzonderlijk moet boekhouden. Hoewel dit niet moeilijk is, kunt u snel tegen complicaties aanlopen wanneer de voorraadkosten variëren.
Zowel de kostprijs van de omzet als de voorraadwaardering zijn afhankelijk van een goede boekhouding van de voorraad. En omdat inventaris wordt beschouwd als een bedrijfskosten, hebben materiaal- en productaankopen een directe invloed op uw winst-en-verliesrekening, terwijl een toename van de voorraadniveaus ook een directe invloed heeft op uw balanstotalen.
Inventory accounting wordt voornamelijk gebruikt om de kosten van verkochte goederen te bepalen en om de voorraad aan het einde van elke boekhoudkundige periode te waarderen. Bij het bepalen van uw kostprijs van de verkochte goederen voor een bepaalde boekhoudkundige periode is de formule:
Beginvoorraad + Aankopen – Eindvoorraad = Kostprijs van de verkochte goederen
Bij voorbeeld, uw beginvoorraad voor de maand maart wordt gewaardeerd op $ 5.250. U koopt extra voorraden in voor een bedrag van $ 4.100 en sluit de periode af met een voorraadwaarde van $ 3.100. Zo berekent u de kosten van de verkochte goederen voor de maand maart:
$5.250 + $4.100 – $3.100 = $6.250
De voorraadwaardering wordt bepaald door een specifieke waarde toe te kennen aan de producten die aan het einde van de boekhoudperiode in voorraad blijven.
We laten u zien hoe u dat doet met behulp van de drie meest gebruikte voorraadboekhoudmethoden: first in/first out (FIFO), last in/first out (LIFO) en gewogen gemiddelde, waarbij elke methode voor- en nadelen heeft.
Hoe voorraadboekhouding te doen met de FIFO-methode
First in/first out, of FIFO, is het meest gebruikte type voorraadwaarderingsmethode. Het spreekt voor zich: First in/first out betekent eenvoudigweg dat de voorraaditems die het eerst zijn gekocht, of de oudste, het eerst worden verkocht.
Bij wijze van voorbeeld: op 2 januari 2020 koopt u 100 kristallen van uw vaste leverancier tegen een kostprijs van $ 4 per stuk. Op 15 januari moet u nog eens 100 kristallen kopen, maar uw vaste leverancier heeft de prijs verhoogd tot $ 6 per stuk.
Wanneer uw voorraad eind januari begint op te raken, wendt u zich tot een andere leverancier, die u een prijs van $ 5 per kristal biedt, dus op 30 januari koopt u nog eens 100 kristallen tegen de nieuwe prijs.
Om uw voorraadkosten en de waarde van uw resterende voorraad aan het einde van de maand goed bij te houden, moet u de prijsstelling en verkoop voor alle drie prijsniveaus bijhouden, omdat hoe u de prijsstelling van uw voorraad boekt, rechtstreeks van invloed is op uw kosten van verkochte goederen en uw voorraadwaardering.
Laten we dit verder uitsplitsen:
- 1-02-2020: 100 kristallen @ $4 per stuk = $400
- 1-15-2020: 100 kristallen @ $6 per stuk = $600
- 1-30-2020: 100 kristallen @ $5 per stuk = $500
Naast de aankoop van kristallen in januari, had u ook twee grote bestellingen van klanten; een op 20 januari voor 125 kristallen en een op 31 januari voor 140 kristallen. Hier is hoe u de voorraad zou waarderen die op 1-20-20 werd ingekocht met behulp van de FIFO-methode:
- 100 kristallen @ $4 per stuk = $400
- 25 kristallen @ $6 per stuk = $150
- Totale kosten van de voorraad = $550
Omdat we de FIFO-methode gebruiken, omvat onze bestelling de eerste kristallen die in voorraad werden gelegd, die $4 per stuk kostten. De overige kristallen in de bestelling zijn afkomstig uit de tweede groep gekochte kristallen, die $6 per stuk kosten.
De volgende aankoop, voltooid op 31-01-2020, zou zijn:
- 75 kristallen @ $6 per stuk = $450
- 65 kristallen @ $5 per stuk = $325
- Totale voorraadkosten = $775
Bij deze bestelling werden de oudste kristallen in voorraad, die $6 per stuk bedroegen, eerst verkocht, samen met 65 kristallen van de meest recente aankoop. Nadat deze beide aankopen waren voltooid, had u nog 35 kristallen in voorraad, alle gewaardeerd op $5 per stuk voor een totale waarde van $175.
Hier volgt een grafiek die de voorraadactiviteit uitsplitst volgens de FIFO-waarderingsmethode: