Heeft u ooit een vergadering verlaten zonder te weten wat u nu moet doen? Urenlang aan een concept gewerkt, om er vervolgens achter te komen dat de richting een week geleden is veranderd?

Dus, waarom is communicatie belangrijk? Het is een van de eerste dingen die we leren als we opgroeien (we hebben zelfs diploma’s in communicatie) en het blijkt nog steeds een van de moeilijkste vaardigheden te zijn om te verfijnen. Toch is het ontegenzeggelijk essentieel voor leiderschap en het managen van een succesvol team.

Een leider die geen verwachtingen kan stellen, krijgt een team in chaos. Deadlines zullen worden gemist. Ruzies zullen ontstaan over wie wat heeft gedaan of wie het had moeten doen. Talloze vergaderingen worden gehouden om deze mislukte communicatie te bestrijden, maar ze eindigen alleen maar met het verspillen van ieders tijd.

Geen zorgen. We hebben een aantal effectieve communicatietips om in gedachten te houden de volgende keer dat u feedback geeft of denkt over het plannen van die vergadering. U leert hoe u uw communicatievaardigheden op de werkplek en daarbuiten kunt verbeteren.

Er wordt te veel gepraat

We gebruiken verschillende hulpmiddelen en tactieken die dagelijks worden gebruikt om de communicatie zo ongecompliceerd mogelijk te maken. Daarnaast plannen we vergaderingen bovenop vergaderingen om ons werk, ideeën en doelen te uiten.

Maar werken al deze initiatieven om effectieve communicatie af te dwingen wel? Volgens onze Work Management Survey woont meer dan een kwart van de werknemers 6 of meer vergaderingen per week bij. Toch zegt slechts 46% dat ze een vergadering verlaten met een duidelijk inzicht in wat er nu moet gebeuren.

Dus wat doen we verkeerd? Te veel praten, te weinig luisteren.

Goede antropologen komen op een scène en verzamelen gewoon feedback. In plaats van het gevoel te hebben iets te bewijzen, stellen ze vragen en luisteren aandachtig naar de antwoorden. Maar zo gaat het er in de meeste vergaderingen niet aan toe.

Er zijn altijd wel een paar mensen die een vergadering domineren omdat ze vechten om hun ideeën gehoord te krijgen. Delen wordt aangemoedigd in deze vergaderingen. Maar als de rest van de zaal er geen woord tussen krijgt of het gevoel heeft dat niemand naar hen luistert, heb je een probleem: Denk bij jezelf: Wat zou een antropoloog doen? Concentreer je bij je volgende vergadering op het creëren van een dialoog in plaats van een monoloog. Geef uzelf aan het begin van de vergadering drie minuten (neem de tijd als dat nodig is) om te praten over het doel van de vergadering en eventuele gedachten die u van tevoren had. Als de drie minuten voorbij zijn, geef je het woord aan alle anderen en luister je gewoon. Zo krijgen de aanwezigen het gevoel dat hun ideeën worden gewaardeerd en kunt u oefenen met luisteren in plaats van te bedenken wat u vervolgens gaat zeggen.

Het is te gefragmenteerd

U hebt dus een rapport opgesteld dat aan het eind van de week klaar moet zijn voor ontwerp. U mailt het naar alle belangrijke stakeholders plus een paar anderen wier input u nodig hebt. Een voor een begint u de feedback te ontvangen.

Een deel van de feedback is verspreid over verschillende versies van uw gedeelde document. Sommige binnen de e-mail thread. Een persoon komt naar je toe op kantoor en vertelt je wat hij graag veranderd zou willen zien.

Je begint nog meer feedback te ontvangen via IM en telefoongesprekken. Het einde van de week nadert, en in plaats van het verzenden van uw verslag aan het ontwerp, bent u het organiseren van uw feedback.

Met zo veel verschillende soorten communicatie en communicatiemiddelen kan het een fulltime baan zijn om de feedback te organiseren en ieders gedachten en ideeën te verwerken. Het is bijna onmogelijk om beknopte en bruikbare feedback van belanghebbenden te krijgen zonder een enkele plaats om alle feedback voor een bepaald project onder te brengen.

Probeer dit: Investeer in een tool waarmee u alle communicatie die relevant is voor een specifiek project op één toegankelijke plaats kunt trechteren. Deze ene bron van de waarheid zal een reddende genade zijn als het gaat om het verzamelen en implementeren van ideeën en feedback. Uiteindelijk bespaart het u een hoop tijd die u voorheen kwijt was aan het organiseren en bij elkaar zoeken van alles.

Bewaar al uw communicatie op één plek. Start een gratis proefversie van Wrike.

Er is een bijbedoeling

Ooit een vergadering bijgewoond waarbij u het gevoel had dat mensen zich uitspraken in hun eigen voordeel en niet dat van het bedrijf? Of een conflict gehad met een werknemer en opzettelijk niet meer met hem samengewerkt?

Dit is een product van iets negatiefs invloed laten hebben op de manier waarop je communiceert. Aan het eind van de dag, je bent allemaal uiteindelijk werken aan hetzelfde doel en moeten samenwerken. Het bevorderen van een plek van samenwerking waar iedereen wordt gesteund en het gevoel heeft dat hij een stem heeft, is noodzakelijk voor een goede communicatie.

Volgens Dan Scalco, oprichter en directeur marketing bij Digitalux, “houd je status niet boven andere mensen en gebruik geen dwang of angst als motivator. Richt je in plaats daarvan op het brengen van een eerlijke, positieve en ego-loze houding in elke situatie die zich voordoet. Het dienen als een cheerleader in plaats van een alleenheerser helpt het moreel te handhaven en kan zelfs creativiteit en effectieve probleemoplossing vergemakkelijken.”

Probeer dit eens: Schrijf aan het begin van een project of een vergadering de doelstellingen op het hoogste niveau op. Wanneer u een vergadering organiseert en er een conflict uitbreekt of er is tegenstrijdige feedback over een project dat uit de hand loopt, kijk dan terug naar uw doelen op hoog niveau en vraag uzelf af: Helpt dit ons onze doelen te bereiken? Zo kunt u een stap terug doen en evalueren wat eigenlijk constructief is en wat moet worden aangepakt.

Er is geen vertrouwen

Het niet halen van deadlines of het niet nakomen van een belofte kan het vertrouwen van uw team in u uithollen. Als u iemand bent die te veel belooft en te weinig waarmaakt, kan uw team niet op u vertrouwen. Zelfs als je vindt dat je het tegenovergestelde doet en te weinig belooft en te weinig waarmaakt, ben je nog steeds niet eerlijk en schaadt het de communicatie binnen je team.

“Niets zal mensen sneller doen afhaken dan BS ruiken,” zegt Karin Hurt, auteur en oprichter van Let’s Grow Leaders. “Als je wilt dat mensen echt luisteren, zorg er dan voor dat ze kunnen geloven wat je zegt. Een cultuur van echte communicatie kan alleen ontstaan als mensen op elkaar kunnen rekenen voor openhartigheid. Moedig transparantie en het vertellen van de waarheid aan, te beginnen bij de top.

Probeer dit eens: Wees eerlijk – zo simpel is het. Deel details als je ze weet, zeg dat je ze niet weet als je ze niet weet. Organiseer regelmatig één-op-één gesprekken als dat nodig is en wees in die gesprekken altijd zo transparant mogelijk. Uw team zal uw openhartigheid en eerlijkheid waarderen en u belonen met vertrouwen en hard werken.

Voor verdere lectuur over hoe u uw communicatievaardigheden kunt verbeteren:

• 5 essentiële communicatievaardigheden om uw carrière te katapulteren: Bekijk deze webinar om te leren over de soorten communicatievaardigheden die u naar de top en verder brengen.
• 14 Bewezen manieren om uw communicatievaardigheden te verbeteren: Breng uw leiderschap naar een hoger niveau door deze vaardigheden in de praktijk te brengen.
• 6 Strategische manieren om de communicatie van uw team gestroomlijnd te houden: Op zoek om te bezuinigen op alle ruis? Lees dit artikel over hoe het toewijzen van specifieke rollen en het maken van een woordenlijst uw teamcommunicatie duidelijk en beknopt kunnen houden.
• 9 Manieren om de communicatie op het werk te verbeteren: Dit stuk biedt handige tips en zelfs enkele ideeën over wat je zou kunnen zeggen om betere communicatie in je team aan te moedigen.