家庭やオフィスでファイリングキャビネットの整理にお困りですか？
すべてのファイルや書類をどうやって保存したらいいのか、悩んでいませんか？
ファイリング・キャビネットの整理は、比較的簡単な整理プロジェクトであるように思えます。
あなたは、書類を丸めて、マニラ・ファイル・フォルダーに入れ、それらのフォルダーを吊りファイルにスライドし、それからキャビネットにたくさん落とします。
簡単でしょう？
実は、ファイリング・キャビネットの整理には、あなたが思うよりずっと多くのことがあります！
あなたは、単にそれを楽しむためにファイルを整理しているわけではありません…将来それらを参照できるようにファイルを整理しているのです。
唯一の違いは、2 週間、2 年、あるいは 20 年など、将来のある未知の時点で旅行に出かけるということです！
この投稿では、あなたのニーズに合わせてファイリングキャビネットをとても簡単に整理できるように、いくつかのポインタを提供します。
これらのヒントは、キャビネットの整理に来るとき、あなたに確かな枠組みを与えることを意図しています。
これらのヒントを使用して、どのタイプのファイリングキャビネットでも整理することができます：ホームオフィスのファイリングキャビネット、仕事のファイリングキャビネット、学校のファイリングキャビネット、中小企業のファイリングキャビネットなど。 このシステムは、ファイリング・キャビネットの生命線であり、書類やドキュメントをファイリングして保管する方法です。
このプロセスは、新しい家の骨組みを作るのと同じだと考えてよいでしょう。 壁や床、断熱材（ファイル）を追加し始める前に、家の骨組み（ファイリングシステム）を整えておきたいのです。 ファイルを整理するために、複雑で理解しにくいシステムを作る必要はありません。
最も重要なことは、信頼できるシステムを作り、ファイリングキャビネットの使用期間中、それを維持することです。 ファイリングキャビネットを整理することの要点は、必要なファイルを簡単かつ便利に保存し、見つけることができるようにすることです！
心に留めておいてください：ファイリングシステムを作成しようとするときはいつでも、将来の自分のためにそれを作成しているのです。 問題や困難なく、必要なものを見つけることができるはずです。 ファイルを探すのに10分もかかったり、ファイリング・キャビネットの整理構造を思い出そうと頭を悩ませたりすることは避けたいものです。
ファイリング・キャビネットを整理する最も簡単な方法の1つは、ファイルをアルファベット順に整理することです。 ファイリング・キャビネットの引き出しを開けると、家庭用ファイル、顧客の名前、またはプロジェクト用に、AからZまできちんと整理されたファイルを見て、何か満足することがあります。
組織部門でより冒険を感じ、ファイリング情報の組み合わせを使って独自のシステムを構築したい場合は、ぜひそうしてください。
ファイリング・システムを構築する際に、自分自身に問いかけるべきいくつかの質問を挙げてみましょう。
ファイルのリストを作る
ファイルキャビネットの整理の次のステップは、ファイルキャビネットに収納するファイルの作業リストを作ることです。 このステップは、あなたの思考を整理し、最終的にあなたのfiles.
紙とペンを引き出し、あなたのキャビネットに入るファイルの名前のリストを作り始めるのに役立ちます。 この最初のリストの繰り返しには、完璧さは必要ありません。思いつくままに、ファイリング・キャビネットに入れたいファイルの名前を書き留めるだけでよいのです。 必要であれば、作成したいファイルの種類を特定するために、近くの書類を参照することもできます。
ここで、いくつかの簡単な例を紹介します。家庭の請求書のためにファイリングキャビネットを整理していた場合、次のようにリストを作成するかもしれません。 ケーブル代、ガス代、電気代、電話代、水道代、などです。 もし、クライアント別にファイリング・キャビネットを整理するのであれば、次のようなクライアントの姓のリストを作成するかもしれません。
Create clear and concise file names.
ファイリング・キャビネットの整理の3つ目のステップは、明確で簡潔なファイル名を作成することです。 ファイル名は、そのファイルの中に何が入っているかを明確に表すものでなければなりません。 ファイルを開いて中身を確認しなくても、ファイル名を見て中身がわかるようにしたいものです。
巧妙な名前のファイルは、今は面白いかもしれませんが、数ヵ月後には困惑したり混乱したりすることになるかもしれません。 迷ったら、スマートかつシンプルに考えましょう。 たとえば、上記のセクションで挙げたユーティリティの名前を使用して、リストを作成することができます。 この場合、Cable Bill は Alpha Cable、Gas Bill は Beta Natural Gas、Electric Bill は Gamma Electric などになります。
ファイル名を作成する際、重複したファイル名や雑多なファイル フォルダーを作成しないように最善を尽くしたいと思うでしょう。 これらのタイプのファイルは、ファイリング システムで多くの問題を引き起こします。
重複するファイルは、文字通り作業量を 2 倍にします。 雑多なフォルダは一見便利に見えますが、重要な情報を取り出すのが非常に難しくなります。
ファイル名の最終リストを確認したら、ファイリング システムに従ってファイル名を整理することができます。 同じ紙や別の紙にリストを書き直したり、付箋紙を何枚も使って項目を1つずつ整理したりすることができます。 ファイリングシステムとファイル名の相性を確認するための最終チェックとして、このポイントを利用することもできます。
Purchase or gather filing cabinet components.
ファイリングキャビネットの整理の次のステップは、ファイリングキャビネットに必要な部品を購入または収集することです。 これは、ファイルフォルダ、ハンギングフォルダ、ハンギングフォルダタブ（使用する場合）、鉛筆、ペン、またはマーカーなどのアイテムを組み立てるだけでなく、あなたが使用するファイリングキャビネットを購入または識別が含まれています。 ラベルを作成したい場合は、ラベルメーカーを使用することもできますが、必ずしも必要ではありません。 オンラインまたは店舗でアイテムを購入する前に、既存の消耗品のためにあなたの家庭やオフィスの周りを確認してください。
Think ファイリングキャビネットやファイルフォルダは、鈍いと退屈でなければなりませんか？ これらの日、あなたは、形、色、およびパターンの様々なオフィス家具や事務用品の異なるタイプを見つけることができます。 カラフルなファイリング・キャビネット、明るい携帯用ファイル・フォルダー、複雑で生意気なマニラ・フォルダーなど、あらゆる好みと予算に合ったものが見つかります。 あなたのファイリングキャビネットに「ポップ」のビットを追加するために、楽しくてカラフルな消耗品を買い物中にあなたの目を開いておいてください！
ファイルフォルダとハンギングファイルを準備する
次に、ファイルフォルダとハンギングファイルの準備を始めたいと思うでしょう。 ファイルフォルダとハンギングフォルダをたくさん持って、上で用意したリスト（複数可）に従って、ラベル付けを始めましょう。 鉛筆でラベリングすれば変更も簡単ですし、ラベリングメーカーを使えば統一感も出ます。
ファイルフォルダの準備には時間をかけてください。 意図せずファイルの重複やラベルの付け間違いがないようにしましょう。 まず、1つのファイル・フォルダーにラベルを付け、そのフォルダーを脇に置きます。 632>
Prepare your filing cabinet.
次のステップは、ファイリング・キャビネットの準備です。 ファイリング・キャビネットの中身を取り出し、当面はきれいな平らな場所に置いておきます。 空のキャビネットや新品のキャビネットを使用している場合は、ファイルシステムに従って、あらかじめラベルを付けたハンギングファイルやフォルダをキャビネットに入れ始めることができます。 必要に応じて、ファイリング・システムやファイル・リストを参照し、何がどこに入っているのか、思い出してください。 フォルダーに書類を入れるときは、時系列か逆時系列に整理します。 そうすれば、必要なときに情報を簡単に取り出すことができます。
たとえば、過去1年間の一連の携帯電話の請求書がある場合、1月、2月、3月と時系列に並べるとよいでしょう。 また、同じ請求書を逆時系列でファイルして、ファイルに最初に置かれた請求書が、11月、10月、9月といった具合に、最新の請求書になります。
同様のアイテムを合わせるために、書類、資料、文書の分類に時間をかける必要があるかもしれませんが、ファイルの基本構造はすでに出来上がっているのです。 ファイリングキャビネットの近くにバスケットやボックス、コンテナを置いて、一時的に書類を保管しておきましょう。 そうすれば、バラバラにファイリングするのではなく、一度にいくつかの項目をファイリングすることができます。 また、近くにリサイクルボックスや容器付きのシュレッダーを設置し、古い書類や時代遅れの書類を簡単に処分できるようにするとよいでしょう。 定期的に書類をファイリングする習慣を身につけましょう。 一日の終わり、一週間の終わり、一ヶ月の終わり、どのタイミングで書類をファイリングしても構いません。 1日の始まりにファイリングしたり、ランチの前にファイリングしたり、デスクから離れ、足を伸ばしたり、深い思考と集中力を必要とする仕事から頭を休めるためにファイリングしたりと、1日のどの時間帯でも、書類を埋めることを生産的な仕事にすることができます。 ファイリング・キャビネットの整理整頓で一番大変なことは何だと思いますか？ 参考にさせてください。 会話に参加して、下にコメントを残してください！
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