I leader più efficaci comprendono che il problem solving non è un processo “one-size-fits-all”. Sanno che le loro azioni dipendono dalla situazione, e prendono decisioni migliori adattando il loro approccio alle circostanze che cambiano.

Ma come fai a sapere quale approccio dovresti usare in una particolare situazione? E come puoi evitare di prendere la decisione sbagliata?

In questo articolo esamineremo il quadro Cynefin, uno strumento che ti aiuta a prendere decisioni migliori valutando la situazione in cui ti trovi.

Informazioni sullo strumento

Cynefin, pronunciato “ku-nev-in”, è una parola gallese che si traduce come “luogo” o “habitat”. Tuttavia, può anche essere usata per descrivere gli elementi della nostra situazione e storia personale che influenzano i nostri pensieri e decisioni in modi che non comprendiamo.

Lo studioso David J. Snowden ha usato la parola per descrivere una struttura che ha sviluppato nel 1999, basata su concetti di gestione della conoscenza e strategia organizzativa. Insieme alla sua collega Mary Boone, ha pubblicato il quadro nel numero di novembre 2007 della Harvard Business Review.

Il quadro Cynefin (Figura 1 sotto) è uno strumento di problem-solving che vi aiuta a mettere le situazioni in cinque “domini” definiti da relazioni causa-effetto. Questo ti aiuta a valutare la tua situazione in modo più accurato e a rispondere in modo appropriato.

Si può usare il quadro Cynefin in una varietà di situazioni per categorizzare un problema o una decisione e rispondere di conseguenza. Per esempio, è utile nello sviluppo del prodotto, nel marketing e nella strategia organizzativa. Può anche aiutarvi a prendere decisioni migliori in una crisi o in un’emergenza.

Vi aiuta ad evitare di usare lo stesso stile di gestione o lo stesso approccio decisionale in tutte le situazioni – un errore che può essere costoso per la vostra squadra o organizzazione – incoraggiandovi ad essere flessibili e adattabili quando prendete decisioni, e ad adattare il vostro stile di gestione alle circostanze.

I cinque domini

Guardiamo ciascuno dei cinque domini in maggior dettaglio.

Contesti ovvi – “Il dominio delle migliori pratiche”

In contesti “ovvi”, le opzioni sono chiare e le relazioni causa-effetto sono evidenti a tutte le persone coinvolte.

Qui, ci sono spesso passi espliciti in atto che dettano la fase successiva del processo. Per esempio, i problemi incontrati negli help desk o nei call center sono spesso prevedibili, e ci sono processi in atto per gestire la maggior parte di essi.

Snowden sostiene che è necessario “Sense – Categorize – Respond” per decisioni ovvie. In parole povere, si dovrebbe valutare la situazione, categorizzare il suo tipo, e poi basare la propria risposta sulla migliore pratica. C’è spesso una risposta “corretta” stabilita, basata su un processo o una procedura esistente.

Tuttavia, c’è il pericolo che i contesti ovvi possano essere semplificati eccessivamente. Questo accade spesso quando i leader, o un’intera organizzazione, sperimentano il successo e poi diventano compiacenti. Per evitare questo, assicuratevi che ci siano chiari canali di comunicazione, in modo che i membri del team possano riferire qualsiasi situazione che non rientra in nessuna categoria stabilita.

Un’altra sfida è che i leader possono non essere ricettivi alle nuove idee a causa delle esperienze e dei successi passati. Per esempio, alcune persone potrebbero presumere automaticamente che le soluzioni precedenti funzioneranno di nuovo. Per superare questo, rimanete aperti a nuove idee e siate disposti a perseguire suggerimenti innovativi.

Contesti complicati – “Il dominio degli esperti”

I problemi “complicati” potrebbero avere diverse soluzioni “corrette”. Qui, c’è una chiara relazione tra causa ed effetto, ma potrebbe non essere visibile a tutti, perché il problema è… complicato. Per esempio, potresti vedere diversi sintomi di un problema ma non sapere come risolverlo.

L’approccio decisionale qui è “Senso – Analisi – Risposta”. In altre parole, dovete valutare la situazione, analizzare ciò che è noto (spesso con l’aiuto di esperti), e decidere la migliore risposta, usando la buona pratica.

I leader possono fare troppo affidamento sugli esperti in situazioni complicate, mentre respingono o trascurano le soluzioni creative di altre persone. Per superare questo problema, riunite un team di persone con un’ampia varietà di background (inclusi i ribelli e i dissidenti), e usate strumenti come il metodo di scrittura a scorrimento di Crawford per assicurarvi che le opinioni di tutti siano ascoltate.

Contesti complessi – “Il dominio dell’emergenza”

Potrebbe essere impossibile identificare una soluzione “corretta”, o individuare relazioni causa-effetto, in situazioni “complesse”. Secondo Snowden e Boone, molte situazioni di business rientrano in questa categoria.

I contesti complessi sono spesso imprevedibili, e l’approccio migliore qui è “Sonda – Senso – Risposta”. Piuttosto che cercare di controllare la situazione o insistere su un piano d’azione, spesso è meglio essere pazienti, cercare modelli e incoraggiare l’emergere di una soluzione.

Può essere utile condurre esperimenti di business in queste situazioni e accettare il fallimento come parte del processo di apprendimento. Assicuratevi di avere dei processi in atto per guidare il pensiero del vostro team – anche un semplice insieme di regole può portare a soluzioni migliori che nessuna guida.

La comunicazione è essenziale anche qui. Riunite un gruppo di persone diverse per trovare soluzioni innovative e creative a problemi complessi. Usate strumenti di brainstorming come Random Input o Provocation per generare nuove idee, e incoraggiate la vostra squadra a discutere le possibilità.

Contesti caotici – “Il dominio della risposta rapida”

In situazioni “caotiche”, non esiste alcuna relazione tra causa ed effetto, quindi il tuo obiettivo primario è stabilire ordine e stabilità. Gli scenari di crisi e di emergenza spesso rientrano in questo dominio.

L’approccio decisionale qui è “Act – Sense – Respond”. Dovete agire con decisione per affrontare le questioni più urgenti, sentire dove c’è stabilità e dove non c’è, e poi rispondere per spostare la situazione dal caos alla complessità.

Per navigare con successo in situazioni caotiche, conducete un’analisi del rischio per identificare i possibili rischi, dategli la priorità con un grafico di impatto/probabilità del rischio, e assicuratevi di avere un piano di crisi completo. È impossibile prepararsi per ogni situazione, ma la pianificazione per i rischi identificabili è spesso utile.

Le informazioni affidabili sono critiche in situazioni incerte e caotiche, quindi assicuratevi di sapere come comunicare in una crisi.

Disordine

Può essere estremamente difficile identificare quando siete in una situazione di “disordine”. Qui, non è chiaro quale degli altri quattro domini è dominante, e le persone generalmente si affidano a tecniche decisionali che sono conosciute e comode. Il tuo obiettivo primario in questa situazione è quello di raccogliere più informazioni, in modo da poterti spostare in un dominio conosciuto e poi prendere l’azione appropriata.

Esempio

José e il suo team hanno recentemente lanciato un nuovo e-reader innovativo. Tuttavia, ha sviluppato un problema, e nessuno può essere d’accordo sulla causa. I clienti insoddisfatti stanno restituendo il prodotto e la reputazione dell’azienda ha subito un colpo. José sta gestendo una serie di problemi. Deve aiutare il suo team a scoprire la causa del problema in modo che possa essere risolto, sta lavorando con il marketing per compensare i clienti, e sta rispondendo alle domande dei media sul problema dell’e-reader.

Utilizza il quadro Cynefin per ottenere una migliore comprensione della situazione, e la classifica come “complicata”, il che significa che ha bisogno di adottare un approccio Sense – Analyze – Respond.

Così, coinvolge esperti di ricerca e sviluppo, IT e produzione per aiutarlo a diagnosticare il problema. Lavorando a stretto contatto con il suo team, questi esperti elencano i problemi di qualità e poi si concentrano su ognuno di essi individualmente per trovare la causa principale del problema.

Dopo diversi giorni di analisi, tutti concordano che il problema è causato da giunti di saldatura asciutti. Lavorando insieme, i consulenti e il team di José elaborano un piano chiaro per affrontare il problema e garantire che non vengano più spediti e-reader difettosi.

Applica questo alla tua vita

Pratica utilizzando la struttura Cynefin la prossima volta che devi prendere una decisione importante al lavoro. Cerca di identificare correttamente il dominio in cui ti trovi e usa l’approccio decisionale appropriato per elaborare le informazioni e andare avanti.