Accendete la televisione, ed è molto probabile che troverete una celebrità o qualche altra personalità famosa che conversa con un conduttore di notizie televisive o di programmi. Apri il giornale e c’è la possibilità che tu legga il pensiero di un politico di spicco su certe questioni, scritto da un giornalista.

Quando cammini verso il tuo ufficio e passi davanti al dipartimento delle risorse umane, vedi una coda di giovani uomini e donne ben vestiti che aspettano il loro turno per entrare nella stanza e parlare con il manager delle risorse umane, che sta cercando di coprire una posizione vacante.

Questi scenari comportano tutti conversazioni e scambi di idee, realizzati sotto forma di intervista.

In questo articolo, esploriamo 1) cos’è un’intervista, 2) i pro e i contro di avere un programma di intervista, 3) i diversi tipi di programma di intervista, 4) modelli di programma di intervista, e 5) suggerimenti e trucchi.

INTERVISTA: UN SOPRALLUOGO

Forse la definizione più semplice di “intervista” è una “conversazione in cui si fanno domande e si danno le relative risposte”. L’ambientazione e l’esecuzione dell’intervista vanno dal casuale al semi-formale al formale, e coinvolge due parti: l’intervistatore e l’intervistato. L’obiettivo dell’intervistatore è quello di raccogliere dati e informazioni facendo domande e sondando le risposte dell’intervistato. Può anche essere descritto come il “copione dell’intervistatore”.

Un’intervista può essere condotta uno a uno, con un intervistatore e un intervistato, o in gruppo. Per esempio, un intervistatore può discutere con più intervistati, o più intervistatori possono conversare con un singolo intervistato. In alternativa, potrebbe essere una disposizione di gruppo, con un gruppo di intervistatori che affrontano un gruppo di intervistati.

Quando vengono condotte le interviste? Generalmente, i colloqui sono utilizzati per i seguenti scopi:

• Assunzione o reclutamento. Un colloquio di lavoro coinvolge un responsabile delle assunzioni o un reclutatore che parla o discute con un candidato o una candidata al fine di valutare l’idoneità di quest’ultima per una posizione aperta.
• Ricerca. Un modo per raccogliere dati per la ricerca (ad esempio, la ricerca di marketing, economica e scientifica) è attraverso la cosiddetta “intervista di ricerca”, in cui si cercano risposte agli intervistati. Nella ricerca scientifica, per esempio, le domande sono formulate allo scopo di testare un’ipotesi o un presupposto.
• Diffusione delle informazioni. Le notizie sono il primo esempio, dove una persona viene interrogata per la televisione, la radio, i giornali o altri media simili.

Come si può capire se un’intervista sta andando bene? Beh, il buon senso direbbe che un’intervista sta andando bene se c’è un continuo scambio di idee e informazioni, e questo può essere attribuito a diversi fattori.

• Un obiettivo o uno scopo, che ruota intorno a un argomento o un soggetto specifico. È un colloquio di lavoro? L’intervista ha lo scopo di scoprire cosa pensa l’intervistato su un certo argomento?
• La capacità dell’intervistatore di fare domande e incoraggiare l’intervistato a connettersi con lui e ad aprirsi con lui. Questo si riferisce anche alla sua capacità di sondare più a fondo e di dare un seguito alle domande per ottenere più informazioni.
• La reattività dell’intervistato e la sua capacità di esprimersi pienamente nelle sue risposte. Dovrebbe essere in grado di afferrare rapidamente la domanda e capire cosa gli viene chiesto, in modo da poter fornire la risposta che l’intervistatore sta cercando.
• L’impostazione dell’intervista. Questo include la sede o il luogo, la lingua usata e altri fattori esterni che stabiliscono il tono generale dell’intervista.

Se uno qualsiasi di questi elementi è assente (o presente ma carente in qualche modo), allora ci si può aspettare che l’intervista vada in discesa dall’inizio. Tuttavia, un’altra enorme ragione per cui la maggior parte delle interviste fallisce o non raggiunge i risultati desiderati è la mancanza di preparazione, in particolare da parte dell’intervistatore. Un’indicazione della preparazione è un “programma dell’intervista”.

IL PROGRAMMA DELL’INTERVISTA

Per quanto divertenti possano sembrare le interviste spontanee o sul posto, saranno comunque una bomba se non c’è stata alcuna preparazione. Quelle interviste “imboscate” che si vedono in televisione? Non sono completamente casuali o “sul posto” come vengono presentate. Le domande poste sono già state preparate in anticipo, e sono spesso contenute in un programma di intervista.

Un programma di intervista è fondamentalmente una lista contenente una serie di domande strutturate che sono state preparate, per servire come guida per intervistatori, ricercatori e investigatori nella raccolta di informazioni o dati su un argomento o una questione specifica. Il programma sarà utilizzato dall’intervistatore, che compilerà le domande con le risposte ricevute durante l’intervista vera e propria.

Vantaggi di un programma di intervista

1. Un programma di intervista facilita lo svolgimento di un’intervista. Poiché le domande sono già state preparate in anticipo, è più facile realizzare e completare l’intervista.
2. Aumenta la probabilità di raccogliere informazioni o dati accurati. Le domande, già preparate in anticipo, dovrebbero essere ben ponderate e focalizzate, quindi mirano al “cuore della questione”, assicurando così che le risposte ottenute siano corrette o accurate. Secondo Lindlof & Taylor, i programmi di intervista possono aumentare l’affidabilità e la credibilità dei dati raccolti.
3. Permette agli intervistatori e ai ricercatori di ottenere più informazioni, dato che possono fare domande di follow-up o chiarimenti alle domande che hanno preparato. Così, le informazioni raccolte sono più rilevanti e utili.
4. Il tasso e la quantità di risposte sono più alti. Spesso le interviste sono limitate nel tempo. Gli intervistatori hanno solo un tempo limitato per fare tutte le domande e ottenere le risposte. Se è arrivato preparato, allora può utilizzare quel tempo in modo appropriato. Altrimenti, perderà un sacco di tempo, pensando a quale domanda fare dopo. La prossima cosa che sa è che il tempo è finito, e ha ottenuto a malapena qualcosa di sostanziale dall’intervistato.
5. Offre flessibilità e alta personalizzazione, e può essere usato quando si intervistano diversi tipi di persone. L’intervistatore può prepararlo pensando agli intervistati. Per esempio, un intervistatore può aver preparato un programma di intervista di lavoro per il reclutamento di un operaio edile o di un operaio. Quando è incaricato di intervistare i candidati per una posizione dirigenziale, può anche usare lo stesso programma, ma con diversi aggiustamenti.

Svantaggi di un programma d’intervista

1. Può richiedere molto tempo. La preparazione del programma dell’intervista può prendere una buona parte del tempo di un intervistatore, specialmente se si tratta di un’intervista estesa o approfondita. È necessario eseguire una quantità significativa di ricerche per essere in grado di creare buone domande.
2. C’è un alto rischio che l’intervista e i suoi risultati possano soffrire della parzialità dell’intervistatore, dato che è lui a scegliere le domande da porre durante l’intervista.
3. La variabilità può essere alta quando il programma dell’intervista è usato da più intervistatori. Questo può portare a informazioni inaffidabili raccolte durante le interviste.

Tipi di schemi d’intervista

Ci sono due tipi principali di schemi d’intervista o guide che sono ampiamente usati dagli intervistatori.

Schema d’intervista in profondità

Questo è usato per interviste aperte, che hanno lo scopo di ottenere informazioni approfondite, spesso su argomenti seri o questioni sensibili. Le domande sono aperte, con suggerimenti per l’intervistatore per chiedere chiarimenti o ulteriori informazioni, se necessario.

L’intervistato ha più spazio o margine di manovra per parlare di tutti gli argomenti che emergeranno durante l’intervista, quindi è libero di usare le sue parole e lasciare che le idee fluiscano facilmente. Le caratteristiche chiave di questo programma di intervista sono elencate di seguito.

• Il programma contiene indicazioni sulla consapevolezza dell’intervistato dello scopo dell’intervista e di quanto tempo durerà.
• Le domande devono essere elaborate per fornire risposte pertinenti all’argomento o alla questione. Per esempio, se si tratta di un colloquio di lavoro, le domande dovrebbero affrontare la questione se il candidato intervistato possiede le qualifiche e le credenziali che lo rendono adatto alla posizione aperta. Se l’intervista è a scopo di ricerca o indagine, le domande dovrebbero rispondere al problema principale o all’argomento della ricerca o dell’indagine.
• Tutte le domande dovrebbero essere pertinenti, o avere un impatto sullo scopo o sull’obiettivo dell’intervista. Eliminate le domande irrilevanti, o quelle con risposte che non vi saranno utili.
• Si adotta l’approccio “un passo alla volta”, con ogni domanda destinata ad affrontare una sola questione, invece di affrontare diverse questioni tutte insieme. Questo ha la tendenza a confondere non solo l’intervistato, ma anche l’intervistatore, e a fargli perdere il controllo della direzione dell’intervista.
• Invece di usare domande a cui si può rispondere con un Sì o un No, le domande sono aperte, che possono essere usate come punto di partenza o di riferimento per altre domande. In questo modo, l’intervistatore può andare più in profondità nell’ottenere le informazioni di cui ha bisogno.
• Le domande sono neutre, evitando domande guida che hanno il potenziale di dettare la risposta all’intervistato.

Piano di intervista strutturato

Questo tipo di piano di intervista è spesso paragonato al formato usato nei moduli di indagine o questionari a causa delle loro somiglianze. La differenza sta nell’uso; ovviamente, il programma d’intervista viene usato dall’intervistatore durante un’interazione faccia a faccia, mentre il questionario viene semplicemente compilato dall’intervistato.

Questo programma d’intervista contiene le domande che verranno poste, ed è anche dove l’intervistatore registrerà le risposte a queste domande. Essenzialmente, preparare un programma di intervista per un’intervista strutturata è la stessa cosa che preparare un questionario. È solo che il questionario sarà utilizzato esclusivamente dall’intervistatore, e l’intervistato o l’intervistatrice non avrà modo di vederne il contenuto.

Per una maggiore flessibilità, tuttavia, alcuni intervistatori combinano le caratteristiche di questi due tipi quando preparano il loro programma di intervista. Sta all’intervistatore decidere cosa ritiene più efficace per raggiungere i suoi obiettivi.

MODELLI DI PROGRAMMA D’INTERVISTA

Non esiste un modello standard per un programma d’intervista. In generale, il formato dipenderà dal tipo e dallo scopo dell’intervista condotta, così come dagli intervistati o dalle persone intervistate. Tuttavia, il programma dell’intervista deve avere tre parti principali:

Apertura

Alcuni ricercatori chiamano questa fase il “riscaldamento”, dove l’obiettivo è quello di creare un’atmosfera che permetta un flusso di idee aperto e libero tra l’intervistatore e l’intervistato, che sia uno a uno o in un gruppo.

All’inizio dell’intervista, l’intervistatore dovrebbe accogliere l’intervistato e fare uno sforzo per metterlo a suo agio. Se l’intervistato è rilassato, è probabile che l’intervista proceda senza intoppi. L’intervistatore procederà quindi a informare l’intervistato di quanto segue:

• Obiettivi dell’intervista. L’intervistato merita di sapere perché si sta svolgendo il colloquio e perché è coinvolto. Nel caso di un colloquio di lavoro, il candidato intervistato sa già perché si trova nella stessa stanza con il personale delle risorse umane, ma bisogna comunque spiegarglielo.
• Gli argomenti o punti che saranno discussi nel corso del colloquio. Questo serve a mettere ulteriormente a proprio agio l’intervistato, dato che gli state dando qualcosa come un “avvertimento anticipato” su ciò che gli verrà chiesto più avanti nella conversazione.
• La lunghezza o la durata stimata dell’intervista. L’intervistato non vuole essere tenuto a indovinare per tutto il corso dell’intervista quando finirà, o se dovrà passare tutta la mattina a parlare con l’intervistatore.

L’intervistato vorrebbe sentire che beneficerà in qualche modo di questa intervista, quindi sarebbe sicuramente d’aiuto se gli date la motivazione per rispondere correttamente e accuratamente alle domande. Se non lo fate, potrebbe non essere incline a rispondere alle domande, tanto meno a dare buone risposte.

Questa parte del programma d’intervista può essere formattata in modo da adattarsi alla personalità dell’intervistatore, e anche a quella dell’intervistato.

Corpo

Siamo arrivati alla “discussione centrale”. Questo contiene la carne del programma dell’intervista: gli argomenti e le domande da porre. Di nuovo, il contenuto dipenderà dall’argomento e dal tipo di intervista. La cosa principale da non trascurare è che le domande devono soddisfare l’obiettivo dell’intervista.

Invece di uno schema dell’intervista, che include solo una lista di argomenti e sotto-argomenti, un tipico programma di intervista contiene anche domande principali, così come domande di follow-up progettate per sondare o chiarire le risposte alle domande principali poste in precedenza.

Quando si prepara il corpo del programma dell’intervista, è importante lasciare uno spazio più che sufficiente dove l’intervistatore può scrivere le risposte dell’intervistato.

Chiusura

L’intervista sta per essere conclusa. La ragione per cui è inclusa nel programma dell’intervista è di assicurare che l’intervista non finisca bruscamente, il che potrebbe risultare scortese per l’intervistato.

La chiusura riguarderà i punti principali, in sintesi, di cui si è parlato durante l’intervista, seguita da una breve discussione sui prossimi passi che saranno fatti dopo l’intervista.

Puoi controllare questo modello per un esempio di un programma di intervista da usare per parlare con un compagno di università. Quest’altro modello di una semplice guida al colloquio fornisce anche spunti su ciò che l’intervistatore dovrebbe dire durante il colloquio, a parte le domande che farà.

In alcuni casi, un programma di colloquio può essere così semplice da contenere solo i punti salienti, come lo scopo del colloquio, la data, l’ora e il luogo dello svolgimento del colloquio, e i nomi e i contatti sia dell’intervistatore che dell’intervistato. Date un’occhiata a questo programma di colloquio di lavoro come esempio.

Fortunatamente, c’è un’abbondanza di risorse di modelli di programma d’intervista che puoi trovare online e che puoi modificare e adattare alle tue esigenze.

TIPS IN PREPARATION AND USING AN INTERVIEW SCHEDULE

La preoccupazione principale nella preparazione di un programma d’intervista è sulle domande. Cosa si deve chiedere e come si deve chiedere? Ma questo non è tutto. Anche l’ordine o la sequenza delle domande è importante, ed è per questo che dovrebbe essere riflessa nel programma dell’intervista.

Ricorda i seguenti consigli quando prepari la guida che userai per l’intervista.

• Non iniziare l’intervista con una domanda che sonda qualsiasi informazione personale dell’intervistato (a meno che lo scopo dell’intervista sia di parlare della sua vita personale). Se si tratta di un colloquio di lavoro, sarebbe meglio farlo parlare delle sue competenze, qualifiche ed esperienze lavorative, poiché questa è la sua zona di comfort. Se si tratta di un colloquio di ricerca, puoi iniziare chiedendo all’intervistato le sue competenze nel campo in cui lo stai intervistando. Non fategli domande personali sulla sua famiglia o argomenti simili.
• Iniziate con le domande più “leggere”, o quelle che non metteranno immediatamente in guardia l’intervistato o l’intervistatore. L’intervistatore dovrebbe essere in grado di rispondere facilmente alla domanda, poi si può passare gradualmente agli argomenti più sensibili o difficili. Se iniziate con una domanda controversa, o qualcosa che metterà l’intervistato a disagio, questo darà un tono cupo al resto dell’intervista.
• La regola generale è quella di raggruppare le domande in modo logico. Si può iniziare con domande generali e proseguire con le domande specifiche in seguito. Naturalmente, a volte si può essere flessibili, specialmente quando una domanda generale deve essere seguita da una domanda specifica per chiarire qualcosa.
• Per varietà e un flusso più naturale, se si usano sia domande aperte che chiuse, sarebbe una buona idea mescolarle, invece di fare prima tutte le domande chiuse e poi quelle aperte nella seconda metà dell’intervista. Un altro suggerimento è quello di adattare la sequenza a imbuto o a imbuto rovesciato. La sequenza a imbuto vi farà iniziare con domande aperte e gradualmente ma naturalmente passare a quelle chiuse. La sequenza a imbuto invertito ordina le domande al contrario.
• Tenete a mente gli intervistati quando preparate le domande. Dovreste conoscere il loro background, almeno, in modo da poter preparare domande che risuoneranno con loro. Se state per intervistare dei candidati per una posizione di supervisore di ingegneria, potete inquadrare le domande in modo che i candidati siano in grado di dimostrare se sono qualificati per il lavoro o meno. Se state intervistando una persona di interesse riguardo a un incidente recente, dovreste almeno scoprire perché è considerata una “persona di interesse”, in modo da poter formulare le domande appropriate e pertinenti.
• La formulazione delle domande deve essere chiara. Evitate di usare termini complicati e altamente tecnici, a meno che non siate completamente sicuri che l’intervistato abbia familiarità con essi. Cercate di usare un linguaggio semplice e termini profani per evitare confusione. State lontani dai termini colloquiali e dal gergo, specialmente quando ci sono alternative migliori – più facili da capire – che potete usare. Anche la struttura della frase è importante. Le domande strutturate in frasi lunghe e senza senso possono confondere entrambi, e l’intervistato può perdere il punto principale che gli state chiedendo. Come già detto, per quanto possibile, ogni domanda dovrebbe affrontare un solo argomento. Evitate di mettere troppe domande in una sola frase, da leggere tutto d’un fiato.
• Prevedete uno spazio adeguato dove potete registrare o scrivere le risposte o le risposte a ogni domanda. C’è la possibilità di usare un registratore durante l’intervista, nel caso ci siano alcuni punti che non riuscite a registrare sul programma dell’intervista. Se avete intenzione di usarlo, dovete informare l’intervistato all’inizio dell’intervista e ottenere il suo consenso a registrare l’intervista.
• Come intervistatore, dovete familiarizzare con il programma dell’intervista. Volete che l’intervista scorra in modo naturale, e non volete assolutamente sembrare stantii nel porre le domande o, peggio, come se l’aveste provata. Beh, probabilmente l’hai fatto, ma non vuoi renderlo evidente all’intervistato. Devi trasudare fiducia; dopo tutto, sei tu che fai le domande. Una volta preparato il programma dell’intervista, devi conoscerlo a fondo.