La sfida

La Health Resources & Services Administration (HRSA) è un’agenzia all’interno del Dipartimento della Salute & Human Services (HHS) principalmente responsabile del miglioramento dell’assistenza sanitaria alle persone che sono geograficamente isolate o sono economicamente o medicalmente vulnerabili fornendo accesso a servizi di qualità, una forza lavoro sanitaria qualificata e programmi innovativi. HRSA assegna sovvenzioni a migliaia di destinatari ogni anno, che contribuiscono ai servizi sanitari ricevuti da decine di milioni di americani.

Nel 1997, HRSA ha implementato il Grants Electronic Management System (GEMS) per aiutare l’agenzia e i suoi beneficiari a mantenere e regolare meglio i processi di sovvenzione. Tuttavia, all’epoca, molti degli uffici e dei bureau all’interno di HRSA mantenevano sistemi informativi separati per la gestione dei programmi. Questi sistemi differivano nei controlli di accesso, nei ruoli di sicurezza, nelle capacità di inserimento dati, nella navigazione, nella segnalazione, nelle capacità di analisi e nell’estetica. Poiché molti beneficiari ricevono le sovvenzioni multiple dagli uffici e dagli uffici differenti all’interno di HRSA, gli attrezzi significativamente differenti della gestione di programma hanno generato la confusione e la disunità nell’immagine del HRSA alla comunità della concessione.

Negli ultimi 20 anni, REI Systems ha risposto al bisogno di HRSA di un sistema centralizzato di gestione delle sovvenzioni sviluppando i manuali elettronici (EHBs), un supporto end-to-end delle sovvenzioni e un’applicazione di gestione del programma che ha unificato i processi di gestione delle sovvenzioni in tutta l’agenzia, permettendo agli utenti di eseguire funzioni che abbracciano le operazioni di sovvenzione, la pianificazione del programma, il monitoraggio e la gestione da una posizione centrale.

Oggi, i processi delle sovvenzioni di HRSA devono essere reingegnerizzati e il sistema di gestione delle sovvenzioni modernizzato per prepararsi ai requisiti emergenti relativi alla legge GREAT, che richiede la standardizzazione dei dati e lo streaming. Nell’ambiente attuale, HRSA ha bisogno di sfruttare la tecnologia per fornire di più con risorse limitate. Infine, HRSA vuole migliorare le prestazioni dei beneficiari identificando e promuovendo le migliori pratiche basate sui dati delle prestazioni.

Il nostro approccio

Gli EHB hanno integrato una serie di sistemi disparati di supporto delle sovvenzioni in un sistema trasparente e a livello aziendale. Insieme a Grants.gov, questo sistema ha snellito il processo di applicazione e amministrazione e ha permesso ai richiedenti, alle organizzazioni beneficiarie e a HRSA di comunicare in modo proficuo e condurre le attività elettronicamente. Permette a HRSA di operare in un ambiente privo di carta con una migliore efficienza aziendale e in conformità con le politiche, le procedure e la legislazione federali e a livello di agenzia.

REI Systems porterà ora questo sistema al livello successivo applicando tecnologie comprovate ed emergenti come la moderna ingegneria del software, il basso codice, il cloud, la mobilità, la blockchain e l’intelligenza artificiale per migliorare la fornitura del servizio e l’esperienza dell’utente, riducendo al contempo i costi operativi complessivi.

Con le sfide attuali ed emergenti, come l’epidemia di oppioidi, la costruzione di capacità per la forza lavoro sanitaria e il finanziamento di modelli innovativi di assistenza come le visite a domicilio-HRSA ha bisogno di un sistema più robusto, semplificato e automatizzato. Con 15 anni di esperienza di lavoro con questo sistema, REI Systems prenderà ciò che ha imparato e reingegnerizzerà un sistema moderno che guiderà l’efficienza e l’efficacia del business, nonché un vero processo decisionale basato sui dati.

Impatto & Risultati

Gli EHB di HRSA supportano più di 41.000 utenti, compresi più di 1.500 dipendenti HRSA con oltre 500.000 compiti di flusso di lavoro gestiti ogni anno per sostenere i processi aziendali elettronici. Con l’aiuto di REI, le sovvenzioni HRSA hanno servito oltre 22,8 milioni di pazienti in più di 9.000 centri sanitari, con un conseguente aumento del 27% dei pazienti trattati dal 2008. E con l’investimento negli EHBs, HRSA è stata in grado di ridurre il tempo e lo sforzo speso del 60%, permettendo alle risorse del personale di concentrarsi sul rendere disponibili le sovvenzioni ai centri sanitari in tutti gli Stati Uniti.

Con la modernizzazione del sistema, HRSA sarà conforme alla standardizzazione dei dati emergenti e ai requisiti di segnalazione, creando al contempo sistemi aziendali condivisi e ottimizzando la consegna della missione.

Il cliente HRSA di REI ha elogiato il team per la sua eccezionale consegna degli EHBs: “Il team REI ha certamente stabilito per me lo standard con cui gli appaltatori dovrebbero essere misurati. REI è sempre stato, e sono sicuro che sarà sempre, un gruppo di persone che si sforzano di raggiungere l’eccellenza e la raggiungono.”

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