• Introduzione alle fatture aziendali
• Cinque domande frequenti sulle fatture
• Cos’è una fattura?
• Come è diversa una fattura da una ricevuta?
• Perché è importante fatturare
• Tipi di fatture
• Fatturazione online contro fatturazione cartacea
• Modelli di fatture: Cosa includere
• Come tenere traccia delle tue fatture
• Come essere pagati velocemente
• Come trattare con i ritardatari

Intro

Intro alle fatture commerciali

Se hai un’attività incentrata su clienti o servizi, la fatturazione è una parte importante del gioco. Questa guida ti guida attraverso i pro e i contro della fatturazione, dai modelli e il flusso di lavoro alla gestione dei clienti che pagano in ritardo. Ti verranno forniti suggerimenti e trucchi che renderanno la fatturazione un gioco da ragazzi.

FAQ

Cinque domande frequenti sulle fatture

1. Cos’è una fattura?

Una fattura è una registrazione degli articoli o dei servizi che hai fornito ai tuoi clienti, e un metodo per loro di pagarti per quegli articoli o servizi.

Impara di più sulle basi della fatturazione

2. Come si crea una fattura?

Square ha un modello di fattura pronto all’uso e dall’aspetto professionale che include tutte le informazioni di fatturazione essenziali. Square Invoices ti permette di creare, inviare e gestire fatture e pagamenti direttamente dalla tua dashboard di Square. Scopri di più su come creare una fattura qui.

3. Come si invia una fattura?

Puoi inviare fatture digitali direttamente alla casella di posta dei clienti attraverso Square Invoices.

4. Come si gestiscono le fatture?

Il modo più semplice per gestire e tenere traccia delle fatture è attraverso un sistema di fatturazione online. Il software di fatturazione ti permette di inviare rapidamente e facilmente fatture professionali direttamente dal tuo desktop o dispositivo mobile. I clienti possono pagare con un solo clic, e tu puoi tenere traccia di chi ha pagato e di chi è in ritardo in un dashboard centralizzato. Tradizionalmente, i compiti manuali come la contabilità e la numerazione delle fatture sono tutti fatti nel back-end, quindi è facile tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa. Per saperne di più sulla gestione delle fatture, clicca qui.

5. Come scegliere il giusto sistema di fatturazione?

Il tuo sistema di fatturazione dovrebbe rendere facile l’invio e il monitoraggio delle fatture. Scegli un sistema che ti permetta di creare e distribuire senza problemi le fatture ai tuoi clienti e di raccogliere facilmente i pagamenti.

Individuazione profonda

Cos’è una fattura?

Prima di tutto, le basi. Una fattura è una registrazione dei beni o servizi che fornisci ai tuoi clienti, e un metodo con cui possono pagarti per quei beni o servizi. Se sei un appaltatore che ha riparato un tetto, un truccatore che ha realizzato un servizio fotografico, o un panettiere che ha organizzato un evento, è probabile che tu debba inviare una fattura.

In che modo una fattura è diversa da una ricevuta?

Le fatture (e le bollette) sono documenti legalmente vincolanti utilizzati per richiedere il pagamento da parte dei clienti. Spesso sono accompagnate da termini e condizioni concordate, come la data di scadenza del pagamento per i servizi resi. Una ricevuta è la documentazione che il pagamento è stato ricevuto per autorizzare una vendita, che può essere usata come prova di proprietà.

Perché è importante fatturare

Avere una solida gestione di tutto ciò che riguarda la fatturazione è fondamentale per il successo del tuo business. Se lasci che le cose cadano nel dimenticatoio o hai un processo di fatturazione disordinato, potresti inviare il segnale che non sei professionale. Specialmente quando hai a che fare con progetti costosi (ad esempio, se sei un organizzatore di eventi o un appaltatore), questo non è esattamente il massimo per il tuo marchio o per ottenere clienti abituali.

Un processo di fatturazione e un flusso di lavoro adeguati sono anche cruciali per gestire la contabilità. Se lasci che le fatture si accumulino, o se il processo è confuso per i tuoi clienti, è probabile che le tue fatture richiedano una quantità eccessiva di tempo per essere saldate. Questa è una cattiva notizia quando si tratta della tua gestione del flusso di cassa, e una grande seccatura quando si tratta della tua contabilità. La fatturazione è anche estremamente importante per motivi fiscali. Quando si possiede la propria attività, è necessario tenere registrazioni meticolose di tutti i contanti in entrata e in uscita – il che include le copie di tutte le fatture.

Quindi, se hai appena iniziato (o se sei già stabilito e stai avendo problemi a stare in cima alle cose), è opportuno spendere un po’ di tempo per imparare come fatturare in modo professionale ed efficiente. La tua linea di fondo (e il tuo contabile) ti ringrazieranno.

Tipi di fatture

A seconda della tua attività o dei servizi che fornisci, ci sono diversi tipi di fatture che possono avere senso. Ecco alcune forme comuni di fatture:

Una proposta (o offerta)

Se stai facendo un grosso lavoro, potresti voler creare una proposta o offerta per il lavoro. Dovrebbe dettagliare ciò che vi aspettate che i servizi costino quando tutto è stato detto e fatto. Assicurati di chiarire a tutti che queste sono stime per il lavoro, non il costo finale.

Fatture intermedie

Può avere senso emettere fatture intermedie che permettono ai clienti di pagare per pezzi di lavoro alla volta, piuttosto che in una grande somma forfettaria quando tutto è completato. Le fatture intermedie dovrebbero essere seguite da una fattura finale che dettagli tutto il lavoro (e ciò che è stato pagato).

Fatture ricorrenti

Se hai un’azienda che fa lavori regolari e ricorrenti per i clienti (per esempio, se sei una governante o un dog sitter), potresti voler inviare fatture ricorrenti a intervalli regolari (concordati) (settimanali o mensili, per esempio).

I pagamenti ricorrenti sono facili da impostare con Square Invoices e semplificano la fatturazione assicurandoti di essere pagato ogni mese, settimana, giorno o anche anno.

Fatture finali

Una fattura finale dettaglia tutti i servizi resi per un particolare lavoro o progetto. Se ci sono state fatture intermedie emesse durante il progetto, la fattura finale dovrebbe elencare quelle, così come l’importo finale in sospeso. Esaminiamo tutto ciò che dovresti includere in una fattura finale in una sezione successiva.

Fatture scadute

Se un cliente non ha pagato una fattura, potresti aver bisogno di inviare un’altra fattura per qualsiasi addebito derivante da pagamenti in ritardo (che sono stati precedentemente specificati nei tuoi termini e condizioni).

Fatturazione online contro la fatturazione cartacea

Inviare una stampa cartacea a un cliente è un’opzione. Ma un modo molto più snello, conveniente ed ecologico è la fatturazione online. Scegliere un software di fatturazione online ha alcuni grandi vantaggi. Eccone alcuni:

Pagamenti più veloci

La posta a chiocciola è, beh, lenta. Quindi, per natura, il tempo di consegna per essere pagati per posta è lento. Inoltre, se un cliente paga con un assegno, i fondi possono impiegare un po’ di tempo per essere liquidati, mentre gli addebiti su carta di credito o di debito vengono in genere depositati sul tuo conto entro pochi giorni lavorativi.

Con Square Invoices, puoi inviare fatture professionali direttamente alla casella di posta elettronica dei tuoi clienti, dove hanno la possibilità di pagare con un semplice clic. Puoi anche inviare le fatture con Square direttamente dal tuo dispositivo mobile usando l’app di fatturazione, il che è comodo quando sei fuori sul campo. La possibilità di inviare una fattura subito dopo aver completato un lavoro aiuta ad evitare inutili tempi amministrativi al computer e accelera il tempo necessario per ricevere il pagamento. Il sessantasette per cento delle fatture inviate tramite Square vengono pagate entro il giorno lavorativo successivo.

La fatturazione online può ridurre significativamente i compiti amministrativi che richiedono tempo e aiutare a garantire pagamenti puntuali.

Flusso di cassa migliorato

Prima abbiamo parlato del flusso di cassa, e un altro modo per mitigare eventuali problemi è optare per le fatture online. Pagamenti più veloci significano che hai più probabilità di rimanere in verde.

Più facile da gestire

Le fatture cartacee hanno la tendenza ad accumularsi o a perdersi nelle profondità degli armadietti. Square Invoices salva automaticamente tutte le tue fatture nella tua Square Dashboard, così sono facili da trovare quando hai bisogno di farvi riferimento. Sono anche molto più facili da tracciare. Lo strumento filtra automaticamente le tue fatture in base a ciò che è stato pagato e ciò che è in sospeso, in modo da poter vedere rapidamente quali clienti hai bisogno di seguire.

Veloce da inviare

Puoi inviare le fatture con Square direttamente dal tuo dispositivo mobile (utilizzando l’app di fatturazione, che è comodo quando sei fuori sul campo. La possibilità di inviare una fattura subito dopo aver completato un lavoro aiuta ad evitare inutili tempi amministrativi al computer.

Modelli di fattura: Cosa includere

Iniziare con un modello professionale

Square Invoices presenta un modello dall’aspetto professionale in cui è possibile inserire tutte le informazioni pertinenti relative al progetto o al lavoro. Facciamo anche un passo avanti e includiamo un’area dove è facile per il cliente lasciare una mancia o inviare un feedback. Non sei pronto a passare a un software di fatturazione? Square offre anche modelli di fatturazione gratuiti da scaricare.

Cosa includere nella fattura

Sebbene ciò che includere nella fattura possa variare da un tipo di attività all’altra (un dentista potrebbe voler elencare i codici di procedura per motivi assicurativi, per esempio), ci sono alcune buone pratiche generali.

Dovreste sempre assicurarvi di includere quanto segue:

• La tua ragione sociale e le informazioni di contatto
• Il nome del tuo cliente
• Il numero della fattura (per i tuoi registri)
• Data e termini (specificando il periodo di tempo che ti aspetti di essere pagato)
• Prezzo e descrizione degli articoli (così come la quantità)
• Tasse, tasse e sconti.

Avere tutto chiaramente dettagliato aiuta a snellire la tua contabilità e rende la fattura più facile da scremare e capire per i tuoi clienti. Per uno sguardo più attento alle fatture per settore, ecco alcuni esempi di fatture per settore.

Spendere tempo in anticipo per implementare un flusso di lavoro di fatturazione scalabile può farti risparmiare tempo e denaro a lungo termine.

Come tenere traccia delle tue fatture

Quando si tratta del tuo processo di fatturazione, dovresti gestire una nave stretta. Questo significa mettere in atto dei sistemi per assicurarsi di inviare le fatture e ricevere i pagamenti in modo tempestivo e organizzato. Ecco alcuni consigli per aiutarti a gestire il tuo flusso di lavoro di fatturazione:

Invia le fatture velocemente

Non verrai pagato se non invii una fattura. Quindi la prima regola della gestione delle fatture è inviare le fatture subito dopo aver completato un lavoro. Questo è facile da fare con Square Invoices, che ti permette di creare e inviare le fatture direttamente dall’app di fatturazione Square sul posto.

Invia la fattura alle persone giuste

A volte non è il cliente effettivo che si occupa della fattura. Forse è un contabile che tiene la contabilità, o forse è il genitore che sta pagando i fiori per il matrimonio. Con Square Invoices, puoi inviare un’email sia al tuo cliente che a chi sta effettivamente pagando, così puoi ricevere i tuoi soldi il più velocemente possibile.

Utilizza la fatturazione online

La fatturazione online aiuta a non “perdere la posta”. Dato che le fatture online sono inviate digitalmente, è sempre facile per i clienti trovarle – tutto quello che devono fare è cercare nella loro casella di posta (piuttosto che nella loro pila di posta indesiderata).

Imposta termini cristallini

Devi delineare chiaramente i tuoi termini e condizioni sia prima del tempo che sulla fattura finale. Questo include qualsiasi tassa di ritardo associata ai pagamenti in ritardo. Avere tutto per iscritto è la chiave per prevenire spiacevoli ritorni di fiamma.

Avere un sistema organizzativo

Dovresti avere le registrazioni di tutte le tue fatture in un luogo organizzato. Questo è cruciale non solo per la contabilità e le tasse, ma anche per rimanere in cima alle cose. Con Square Invoices, tutto è memorizzato proprio nel tuo Dashboard e ordinato per stato.

Come farsi pagare velocemente

Ad oggi, milioni di dollari sono stati pagati attraverso Square Invoices. Basandoci su alcune tendenze e dati che abbiamo visto, ecco alcune cose che puoi fare per assicurarti che le tue fatture vengano pagate velocemente.

Sfrutta queste strategie intelligenti per assicurarti che le tue fatture vengano pagate velocemente e senza problemi.

• Invia le fatture ai clienti il giovedì. Abbiamo scoperto che le fatture inviate di giovedì hanno la più alta probabilità di essere pagate entro due giorni.
• Personalizza la data di scadenza di ogni fattura. Con Square Invoices, puoi aggiungere un messaggio per il destinatario per richiedere che il cliente emetta il pagamento alla ricezione. Questo può portare a ritorni di pagamento più rapidi.
• Evitare di fatturare ai clienti la domenica. Le persone sono meno propense a pagare una fattura ricevuta di domenica – è il giorno più pigro della settimana, dopo tutto.

Come gestire i ritardatari

E’ normale, la gente si dimentica di pagare. Ma Square Invoices rende super facile seguire i tuoi ritardatari. Poiché tutto è ordinato nel tuo Dashboard in base a ciò che è stato pagato e ciò che non lo è stato, puoi andare rapidamente e premere il pulsante Reinvia per chiunque abbia bisogno di un promemoria. Questo ti risparmia il tempo di doverti sedere e creare un mucchio di email imbarazzanti. Per altri consigli su come far pagare le fatture in ritardo, leggi il nostro post Tre modi (con tatto) per convincere i clienti a pagare le fatture arretrate.

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