Una fattura di pagamento è presentata da un’azienda per pagare prodotti e servizi acquistati da fornitori. Le piccole imprese non hanno solo bisogno di inviare fatture ai loro clienti, ma devono anche pagare le fatture per i servizi e le forniture che acquistano per svolgere le loro operazioni. Ogni piccola impresa dovrebbe avere un sistema coerente di pagamento delle fatture che la tenga organizzata e semplifichi il processo di contabilità della piccola impresa. Le aziende dovrebbero assicurarsi di pagare le loro fatture in tempo per evitare le spese di pagamento in ritardo e per mantenere forti relazioni con i loro fornitori.

Questi argomenti danno consigli pratici su come effettuare i pagamenti delle fatture in tempo:

Consigli per effettuare i pagamenti delle fatture in tempo

Come posso effettuare un pagamento delle fatture?

Che cos’è un pagamento della fattura?

Suggerimenti per pagare le fatture in tempo

Rivedere le fatture quando le ricevi

È meglio stabilire una pratica coerente di rivedere le fatture non appena le ricevi dai tuoi fornitori, in modo che non vadano perse e i dettagli dell’acquisto siano freschi nella tua mente. Quando una fattura arriva nella vostra azienda, verificate quanto segue:

• Controllate la data di scadenza della fattura: annotate la data di scadenza della fattura in modo da essere sicuri di non mancare la scadenza.
• Esaminate i beni o servizi forniti: Leggi l’elenco dettagliato dei prodotti o servizi che hai acquistato e assicurati che sia in linea con ciò che hai effettivamente ricevuto. Se non è così, segui l’azienda per discutere la discrepanza.
• Controlla il costo totale: Controlla l’importo totale dovuto sulla fattura per assicurarti che sia in linea con quello che hai discusso con il fornitore.

Scegli il giusto metodo di pagamento

Controlla quali metodi di pagamento accetta il fornitore e scegli il metodo più intelligente e conveniente per la tua piccola impresa. Se, per esempio, la tua carta di credito aziendale ti permette di riscuotere un rimborso in contanti o premi di viaggio ogni volta che la usi, potrebbe essere l’opzione migliore per il pagamento delle tue fatture, a patto che ti assicuri di pagare sempre il conto della carta di credito alla scadenza.

Organizza le fatture secondo un programma di pagamento

Imposta un sistema coerente di conti fornitori per tracciare tutte le fatture che ricevi per data di scadenza. Puoi creare un programma di fatturazione in Excel che ordina le tue fatture per data di scadenza o puoi usare una soluzione di contabilità basata sul cloud per creare un programma di pagamento delle fatture. La frequenza con cui paghi le fatture dipenderà dal volume di fatture che la tua azienda riceve: se ricevi diverse fatture in diversi momenti del mese, potrebbe avere senso pagare le fatture su base settimanale, per evitare che si accumulino nel corso del mese.

Imposta i promemoria

È importante che tu non trascuri o perda le fatture ricevute in modo da evitare di pagare le tasse in ritardo. Per aiutarti a gestire tutte le scadenze delle tue fatture, puoi impostare dei promemoria per ogni fattura che ricevi. Il modo più semplice per impostare i promemoria per il pagamento delle fatture è quello di creare avvisi in un calendario digitale per ricordarti della fattura una settimana prima della data di scadenza del pagamento della fattura.

Automatizzare i pagamenti delle fatture

Il modo più semplice e affidabile per garantire che la tua azienda non perda mai il pagamento di una fattura è quello di automatizzare tutti i pagamenti delle fatture, se possibile. Con il pagamento automatico delle fatture, puoi programmare i pagamenti ricorrenti delle fatture in modo che il denaro venga automaticamente prelevato dalla tua carta di credito o dal tuo conto bancario secondo il programma di pagamento che hai impostato. In questo modo, non dovrai nemmeno pensare al pagamento delle tue bollette; le tue bollette saranno pagate automaticamente prima della scadenza di pagamento delle fatture.

Sfrutta gli sconti sui pagamenti anticipati

Prendi nota di tutti i tuoi fornitori che offrono sconti per i pagamenti anticipati e programma sempre i pagamenti delle tue bollette per rispettare queste scadenze anticipate. È comune per le aziende premiare i clienti che pagano prontamente offrendo uno sconto sul totale della fattura se il cliente paga entro una certa finestra di pagamento anticipato. Spesso, le aziende offrono uno sconto del due per cento sulle fatture se vengono pagate entro dieci giorni dalla data della fattura, anche se il termine di pagamento effettivo potrebbe essere trenta giorni dopo la data della fattura.

Assicurati a un sistema di archiviazione delle fatture

Sviluppa un sistema di archiviazione delle fatture che funzioni per la tua azienda, in modo da poter tenere traccia delle fatture che hai pagato, quando e come le hai pagate e l’importo totale del pagamento. Questo ti aiuterà a creare rapporti contabili accurati per la tua azienda. È anche una buona idea memorizzare i dettagli della conferma di pagamento nel caso in cui sorga una controversia con un fornitore sul fatto che una fattura sia stata pagata.

Come faccio a pagare una fattura?

Per effettuare il pagamento di una fattura, dovrai scegliere il metodo di pagamento che funziona meglio per la tua piccola impresa. Ecco alcuni metodi comuni di pagamento delle fatture tra cui scegliere:

Pagare con assegno

Pagare con assegno è un modo economico e relativamente sicuro di pagare le fatture, ma può richiedere tempo. Dovrai compilare l’assegno e indirizzare una busta e poi inviare il pagamento per posta, il che toglie tempo a questioni d’affari più importanti.

Pagamento in contanti

Stare alla larga dai pagamenti in contanti per qualsiasi fattura grande, specialmente se non stai pagando la fattura di persona. I contanti non offrono sicurezza, dato che possono essere rubati o persi facilmente e non c’è modo di sostituirli.

Pagamento online con carta di credito o di debito

I pagamenti online con carta di credito o di debito sono semplici da elaborare e ti fanno risparmiare tempo. Non solo, i pagamenti online attraverso venditori rispettabili offrono diversi livelli di sicurezza e crittografia per mantenere i tuoi dati personali al sicuro.

Pagamento mobile

I pagamenti mobili sono convenienti e sicuri, soprattutto se il venditore viene da te per completare un servizio, come un appaltatore. Con i pagamenti mobili, è possibile utilizzare una carta di credito o di debito per pagare in modo rapido e sicuro attraverso un’applicazione.

Pagamento automatico delle fatture

Se i fornitori offrono l’opzione, le piccole imprese dovrebbero prendere in considerazione l’impostazione del pagamento automatico delle fatture per programmare i pagamenti delle fatture in anticipo e assicurarsi di non essere mai in ritardo con un pagamento. I pagamenti automatici delle fatture sono veloci e sicuri. Dovrai solo assicurarti che ci siano sempre abbastanza soldi nel conto associato al pagamento automatico delle fatture, in modo da non essere colpito da penali per scoperto.

Che cos’è un pagamento delle fatture?

Un pagamento delle fatture online è un servizio offerto dalle banche che permette alle aziende di pagare rapidamente e facilmente tutte le loro fatture online. Il pagamento delle fatture online può farti risparmiare tempo e aiutarti a pagare le fatture prima della loro scadenza. Ecco i passi per impostare il pagamento online delle fatture:

• Raccogli tutte le fatture che devi pagare e i numeri di conto associati.
• Inserisci il nome di ogni beneficiario e il numero di conto associato nella piattaforma di pagamento online delle fatture della tua banca.
• Scegli quando vuoi elaborare il pagamento della fattura.
• Decidi se sarà un pagamento unico o se vuoi impostare pagamenti ricorrenti per quel particolare beneficiario.
• Imposta i promemoria per tenere traccia delle date di scadenza delle fatture.

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