Hai bisogno di aiuto per organizzare uno schedario nella tua casa o in ufficio?

Ti stai chiedendo come conservare tutti i tuoi file e documenti?

Organizzare uno schedario sembra essere un progetto di organizzazione relativamente semplice.

Raccogli i tuoi documenti, mettili in cartelle manila, fai scorrere quelle cartelle in file appesi, e poi fai cadere il tutto nel tuo armadio.

Easy peasy, giusto?

In realtà, c’è molto di più nell’organizzare uno schedario di quanto si possa pensare!

Non stai solo organizzando i file per il puro divertimento di farlo… stai organizzando i file in modo che tu possa farvi riferimento in futuro.

In qualche modo, il processo di organizzare uno schedario è come fare un piano per un viaggio futuro.

L’unica differenza è che farete il vostro viaggio in un punto imprecisato del futuro, che siano due settimane, due anni o addirittura due decenni!

Una ragione in più per fare molta attenzione quando organizzate i vostri file.

In questo post, vi offro diversi consigli per rendere l’organizzazione di uno schedario per le vostre esigenze così facile.

Questi consigli hanno lo scopo di darti un quadro solido quando si tratta di organizzare il tuo armadio.

Puoi usare questi consigli per organizzare qualsiasi tipo di schedario: uno schedario per l’ufficio a casa, uno schedario per il lavoro, uno schedario per la scuola, uno schedario per le piccole imprese e molto altro.

Crea un sistema di archiviazione.

Il primo passo per organizzare uno schedario è creare un sistema di archiviazione. Questo sistema sarà la linfa vitale del vostro schedario e sarà il metodo con cui archivierete e conserverete le vostre carte e i vostri documenti.

Potete pensare a questo processo come a quello di stabilire la struttura di una nuova casa. Volete avere la struttura della casa sul posto (il vostro sistema di archiviazione) prima di iniziare ad aggiungere le pareti, il pavimento e l’isolamento (i vostri file).

La buona notizia è che un sistema di archiviazione può essere generale o dettagliato come si desidera. Non è necessario creare un sistema complesso o difficile da capire per organizzare i tuoi file.

Quello che conta di più è che tu crei un sistema affidabile e lo segui per tutta la durata di utilizzo del tuo schedario. L’intero scopo di organizzare il tuo schedario è di essere in grado di immagazzinare e localizzare facilmente e convenientemente i file di cui hai bisogno!

Tieni a mente: ogni volta che ti accingi a creare un sistema di archiviazione, lo stai creando per te stesso futuro. Dovreste essere in grado di trovare ciò che vi serve senza problemi o difficoltà. Non volete passare 10 minuti a localizzare un file o a scervellarvi cercando di ricordare la struttura organizzativa del vostro schedario.

Uno dei modi più semplici per organizzare uno schedario è organizzare i file in ordine alfabetico. C’è solo qualcosa di soddisfacente nell’aprire un cassetto dello schedario e vedere i file ordinatamente organizzati dalla A alla Z, per i file di casa, i nomi dei clienti o i progetti.

Se ti senti più avventuroso nel dipartimento di organizzazione e desideri costruire il tuo sistema usando una combinazione di informazioni di archiviazione, fai pure. Se scegliete questa strada, prendete nota che avrete bisogno di definire chiaramente e mantenere il vostro sistema di organizzazione in modo da mantenere le cose in ordine.

Ecco alcune domande da porsi mentre costruite il vostro sistema di archiviazione:

• Come verrà usato il mio schedario?
• Quali tipi di file archivierò nel mio schedario?
• Sarebbe un sistema di archiviazione semplice o complesso adatto alle mie esigenze?
• Dove verrà conservato il mio schedario?
• Chi altro oltre a me userà il mio schedario e i miei file?

Fai una lista di file.

Il prossimo passo nell’organizzazione di uno schedario è creare una lista di lavoro dei file che verranno archiviati all’interno dello schedario. Questo passo vi aiuterà a organizzare i vostri pensieri, e in definitiva, i vostri file.

Prendete un pezzo di carta e una penna, e iniziate a fare una lista dei nomi dei file che andranno nel vostro armadio. La perfezione non è necessaria per questa prima iterazione della lista: semplicemente annotate i nomi dei file che vorreste includere nel vostro schedario man mano che vi vengono in mente. Se hai bisogno, puoi fare riferimento a documenti vicini per aiutarti a identificare i tipi di file che vorresti creare.

Ecco alcuni semplici esempi per aiutarti: se stessi organizzando un archivio per le bollette di casa, potresti creare una lista con le seguenti: Bolletta della TV via cavo, bolletta del gas, bolletta elettrica, bolletta del telefono, bolletta dell’acqua, e così via. Se si stesse organizzando uno schedario in base al cliente, si potrebbe creare una lista con i seguenti cognomi di clienti: Astor, Brown, Jones, Smith, Thompson, e così via.

Creare nomi di file chiari e concisi.

Il terzo passo nell’organizzare uno schedario è creare nomi di file chiari e concisi. Un nome di file dovrebbe descrivere chiaramente ciò che è contenuto nel file. Si vuole essere in grado di vedere il nome del file e capire cosa è contenuto nel file senza dover aprire il file e guardare dentro il contenuto.

Se un file dal nome intelligente può sembrare divertente ora, ma tra qualche mese, si può finire perplessi o confusi. Nel dubbio, pensate in modo intelligente e semplice. Per esempio potreste creare una lista usando i nomi delle utility elencate nella sezione precedente. In questo caso, Cable Bill diventerebbe Alpha Cable, Gas Bill diventerebbe Beta Natural Gas, Electric Bill diventerebbe Gamma Electric e così via.

Quando sviluppate i vostri nomi di file, vorrete fare del vostro meglio per evitare di creare nomi di file duplicati e cartelle di file vari. Questi tipi di file possono causare un sacco di problemi in un sistema di archiviazione.

I file duplicati creano letteralmente il doppio della quantità di lavoro; passerete la maggior parte del vostro tempo a cercare componenti di file fuori posto o mancanti. Mentre le cartelle varie possono sembrare convenienti a prima vista, rendono estremamente difficile recuperare informazioni importanti.

Una volta che hai confermato la tua lista finale di nomi di file, puoi organizzare i nomi dei file secondo il tuo sistema di archiviazione. Puoi scrivere la tua lista sulla stessa carta o su un pezzo di carta separato, o usare una serie di note adesive per organizzare gli elementi uno per uno. Puoi usare questo punto come controllo finale per assicurarti che il sistema di archiviazione e i nomi dei file funzionino bene l’uno con l’altro.

Acquista o raccogli i componenti dell’archivio.

Il prossimo passo nell’organizzare il tuo archivio è acquistare o raccogliere tutti i componenti di cui avrai bisogno per il tuo archivio. Questo include l’acquisto o l’identificazione dello schedario che userai, così come l’assemblaggio di elementi come cartelle di file, cartelle sospese, schede di cartelle sospese (se usate), matita, penna o pennarello. Puoi usare un’etichettatrice se vuoi creare delle etichette, ma non è certamente necessario. Controlla la tua casa o l’ufficio per le forniture esistenti prima di acquistare articoli online o in negozio.

Pensi che gli schedari o le cartelle debbano essere monotoni e noiosi? In questi giorni, è possibile trovare diversi tipi di mobili per ufficio e forniture per ufficio in una varietà di forme, colori e modelli. Dagli schedari colorati, alle cartelle portatili luminose, alle cartelle manila intricate e impertinenti, c’è qualcosa per ogni gusto e budget. Tieni gli occhi aperti mentre fai shopping per forniture divertenti e colorate per aggiungere un po’ di “pop” al tuo schedario!

Prepara le cartelline e i file appesi.

Poi, vorrai iniziare a preparare le tue cartelline e i file appesi. Prendete un mucchio di cartelle di file e cartelle sospese e iniziate a etichettarle secondo la lista (o le liste) che avete preparato sopra. Puoi etichettare i file usando qualsiasi metodo tu ritenga opportuno: etichettare con una matita rende facile cambiare o modificare gli elementi, mentre usare un’etichettatrice può rendere le cose più uniformi.

Prendi il tuo tempo quando prepari le tue cartelle di file. Non vuoi creare involontariamente file doppi o etichettare in modo errato gli elementi. Comincia ad etichettare una cartella di file e poi mettila da parte. Continua il processo con il resto delle tue cartelle.

Prepara il tuo schedario.

Il prossimo passo è preparare il tuo schedario. Rimuovi il contenuto del tuo schedario (se c’è) e mettilo su una superficie pulita e piatta per il momento. Se stai lavorando con uno schedario vuoto o nuovo di zecca, puoi iniziare a mettere i tuoi file e le cartelle sospese pre-etichettate nell’armadio secondo il tuo sistema di file.

Quando hai finito con questo passo, dovresti avere diversi file vuoti e cartelle pronte a ricevere carte e documenti.

Posiziona le carte nelle cartelle.

Ora è il momento di mettere le tue carte e documenti nelle cartelle appropriate. Sentitevi liberi di fare riferimento al vostro sistema di archiviazione e all’elenco delle cartelle, se necessario, per ricordarvi cosa va dove. Quando metti i documenti nelle cartelle, dovresti organizzarli in ordine cronologico o cronologico inverso. Questo renderà facile recuperare le informazioni quando ne hai bisogno.

Per esempio, se hai una serie di bollette del telefono cellulare dell’anno scorso, puoi metterle in ordine cronologico da gennaio, febbraio, marzo, e così via. Potreste anche archiviare queste stesse bollette in ordine cronologico inverso, in modo che la prima bolletta seduta nel file sia la più recente, come novembre, ottobre, settembre, e così via.

Potreste dover passare un po’ di tempo a smistare carte, materiali e documenti per abbinare elementi simili con altri simili, ma la struttura essenziale dei vostri file è già presente. Date un’occhiata al mio post sull’ordinamento delle carte per alcuni suggerimenti rapidi qui e leggete qui sulle punte per il decluttering della carta.

Imposta un sistema per il successo dell’archiviazione.

Hai una pila enorme di carte che devono essere archiviate? Tieni un cestino, una scatola o un contenitore vicino al tuo schedario per conservare temporaneamente i documenti. Potete quindi archiviare diversi articoli alla volta, invece che in modo frammentario. Potreste anche voler predisporre un vicino cestino per il riciclaggio o un distruggidocumenti con un contenitore per rendere facile lo smaltimento corretto dei documenti vecchi o superati.

Evitate di lasciare che la vostra archiviazione si accumuli; è molto più facile archiviare cinque pezzi di carta in una sola seduta che cinquecento! Prendi l’abitudine di archiviare i documenti regolarmente. Puoi archiviare i documenti alla fine della giornata, della settimana o del mese. La cosa più importante è assicurarsi che il tuo lavoro sia coerente.

Puoi trasformare l’archiviazione dei documenti in un compito produttivo in qualsiasi momento della giornata tu scelga, iniziare la giornata con un po’ di archiviazione, fare un po’ di archiviazione prima di pranzo, o salvare l’archiviazione per ogni volta che hai bisogno di fare una pausa dalla tua scrivania, sgranchirti le gambe, o dare alla tua mente un riposo dal lavoro che richiede pensiero profondo e concentrazione.

E tu? Qual è la cosa più difficile nel mantenere uno schedario organizzato? Vediamo se possiamo aiutarti. Unisciti alla conversazione e lascia un commento qui sotto!

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