Hai mai lasciato una riunione senza sapere cosa fare dopo? Che dire del passare ore su una bozza solo per scoprire che la direzione è cambiata una settimana fa?

Perché la comunicazione è importante? Beh, è una delle prime cose che impariamo crescendo (abbiamo persino una laurea in comunicazione) e si dimostra ancora una delle abilità più difficili da affinare. Eppure, è innegabilmente essenziale per la leadership e la gestione di un team di successo.

Un leader che non riesce a stabilire le aspettative avrà un team nel caos. Le scadenze non saranno rispettate. Sorgeranno discussioni su chi ha fatto cosa o chi avrebbe dovuto farlo. Si tengono innumerevoli riunioni per combattere questo fallimento della comunicazione, ma finiscono solo per far perdere tempo a tutti.

Non preoccupatevi. Abbiamo alcuni consigli di comunicazione efficace da tenere a mente la prossima volta che stai fornendo un feedback o pensando di programmare quella riunione. Imparerai come migliorare le capacità di comunicazione sul posto di lavoro e fuori.

Si parla troppo

Utilizziamo diversi strumenti e tattiche usate ogni giorno per rendere la comunicazione il più semplice possibile. Inoltre, programmiamo anche riunioni su riunioni per esprimere il nostro lavoro, idee e obiettivi.

Ma tutte queste iniziative per imporre una comunicazione efficace funzionano? Secondo la nostra indagine sulla gestione del lavoro, più di un quarto dei dipendenti partecipa a 6 o più riunioni a settimana. Tuttavia, solo il 46% dice di lasciare una riunione con una chiara comprensione di cosa fare dopo.

Quindi cosa stiamo sbagliando? Troppo parlare, non abbastanza ascoltare.

I buoni antropologi si presentano su una scena e raccolgono semplicemente un feedback. Invece di sentirsi come se avessero qualcosa da dimostrare, fanno domande e ascoltano attentamente le risposte. Ma non è così nella maggior parte delle riunioni.

C’è sempre una o due persone che dominano una riunione mentre combattono per far sentire le loro idee. La condivisione è incoraggiata in queste riunioni. Ma quando il resto della stanza non riesce a dire una parola o sente che nessuno li ascolterà, si ha un problema.

Prova questo: Pensa a te stesso: cosa farebbe un antropologo? Alla tua prossima riunione, concentrati sulla creazione di un dialogo piuttosto che di un monologo. All’inizio della riunione, datevi tre minuti (cronometratevi se necessario) per parlare dello scopo della riunione e dei pensieri che avete avuto in precedenza. Dopo i tre minuti, aprite la parola a tutti gli altri e limitatevi ad ascoltare. Questo permetterà ai partecipanti di sentire che le loro idee sono apprezzate e vi permetterà di praticare l’ascolto piuttosto che pensare a cosa dire dopo.

È troppo frammentato

Allora avete redatto un rapporto che dovrebbe essere pronto per la progettazione entro la fine della settimana. Lo mandi via e-mail a tutti i principali stakeholder più alcuni altri di cui hai bisogno. Uno dopo l’altro, cominci a ricevere il feedback.

Alcuni dei feedback sono sparsi in diverse versioni del tuo documento condiviso. Alcuni all’interno del thread di posta elettronica. Una persona viene da te in ufficio e ti dice cosa vorrebbe vedere cambiato.

Cominci a ricevere altri feedback via IM e telefonate. La fine della settimana si avvicina, e invece di inviare il tuo rapporto al design, stai organizzando il tuo feedback. Suona familiare?

Con così tanti tipi e mezzi di comunicazione diversi, può essere un lavoro a tempo pieno solo organizzare il feedback, incorporando i pensieri e le idee di tutti. E’ quasi impossibile ottenere un feedback conciso e fattibile dagli stakeholder senza un unico posto dove ospitare tutti i feedback per un particolare progetto.

Prova questo: Investite in uno strumento che vi permetta di incanalare tutte le comunicazioni relative ad un progetto specifico in un unico luogo accessibile. Questa singola fonte di verità sarà una grazia salvifica quando si tratta di raccogliere e implementare idee e feedback. Alla fine, vi farà risparmiare una tonnellata di tempo precedentemente speso per organizzare e mettere insieme i pezzi.

Tenete tutte le vostre comunicazioni in un unico posto. Inizia una prova gratuita di Wrike.

C’è un secondo fine

Sei mai stato in una riunione in cui hai l’impressione che le persone parlino per il proprio beneficio e non per quello dell’azienda? O hai vissuto un conflitto con un dipendente e hai intenzionalmente smesso di collaborare con lui?

Questo è il prodotto del lasciare che qualcosa influenzi negativamente il tuo modo di comunicare. Alla fine della giornata, state tutti lavorando per lo stesso obiettivo e avete bisogno di lavorare insieme. Favorire un luogo di collaborazione dove tutti sono sostenuti e sentono di avere una voce è imperativo per una buona comunicazione.

Secondo Dan Scalco, fondatore e direttore del marketing di Digitalux, “Non mantenere il tuo status sulle altre persone o usare la coercizione o la paura come motivatori. Invece, concentrati sul portare un atteggiamento onesto, positivo e senza ego in ogni situazione che si presenta. Servire come un cheerleader invece di un autocrate aiuta a mantenere il morale e può anche facilitare la creatività e la risoluzione efficace dei problemi.”

Prova questo: All’inizio di un progetto o di una riunione, scrivi gli obiettivi di più alto livello. Ogni volta che organizzi una riunione e scoppia un conflitto o c’è un feedback contrastante su un progetto che ti sta sfuggendo di mano, guarda i tuoi obiettivi di alto livello e chiediti: questo ci sta aiutando a raggiungere i nostri obiettivi? Questo ti permetterà di fare un passo indietro e valutare cosa è effettivamente costruttivo e cosa deve essere affrontato.

Non c’è fiducia

Non rispettare le scadenze o non mantenere una promessa può erodere la fiducia del tuo team in te. Se sei qualcuno che promette troppo e mantiene poco, la tua squadra non può contare su di te. Anche se pensi di fare l’opposto e sottopromettere e sovra mantenere, non sei comunque onesto e stai danneggiando la comunicazione nel tuo team.

“Niente farà sì che le persone si sconnettano più velocemente che sentire l’odore delle stronzate”, dice Karin Hurt, autrice e fondatrice di Let’s Grow Leaders. “Se volete che le persone vi ascoltino veramente, assicuratevi che possano credere a quello che dite. Una cultura della comunicazione reale può avvenire solo quando le persone possono contare l’una sull’altra per essere sincere. Incoraggiate la trasparenza e il dire la verità, cominciando dal vertice.

Prova questo: Sii onesto – è così semplice. Condividete i dettagli se li conoscete, dite che non li conoscete se non li conoscete. Organizza regolarmente incontri individuali quando è necessario e sii sempre il più trasparente possibile in queste riunioni. Il tuo team apprezzerà la tua franchezza e onestà, e ti ricompenserà con la fiducia e il duro lavoro.

Per ulteriori letture su come migliorare le capacità di comunicazione:

• 5 abilità di comunicazione essenziali per catapultare la tua carriera: Guarda questo webinar per conoscere i tipi di abilità di comunicazione che ti portano al top e oltre.
• 14 modi provati per migliorare le tue abilità di comunicazione: Porta la tua leadership al livello successivo mettendo in pratica queste abilità.
• 6 modi strategici per mantenere la comunicazione del tuo team semplificata: Stai cercando di ridurre tutto il rumore? Leggi questo articolo su come l’assegnazione di ruoli specifici e la creazione di un glossario possono mantenere la comunicazione del tuo team chiara e concisa.
• 9 modi per migliorare la comunicazione sul lavoro: Questo articolo offre consigli pratici e anche alcune idee su cosa potresti dire per incoraggiare una migliore comunicazione nel tuo team.