Sopimuksia luovat osapuolet, jotka haluavat käydä kauppaa keskenään. Sopimukset ovat joukko osapuolten antamia lupauksia tai velvoitteita. Nämä lupaukset ja velvoitteet ovat oikeudellisesti sitovia. Tämä tarkoittaa, että jos osapuoli ei pidä lupaustaan tai velvoitettaan, toinen osapuoli voi nostaa kanteen vahingonkorvauksen perimiseksi.

Sopimusneuvottelu on prosessi, jossa osapuolet sopivat sopimuksen yksityiskohdista ennen ehtojen kirjallista vahvistamista. Osapuolet pyrkivät neuvottelemaan itselleen edulliset ehdot. Neuvotellessaan kumpikin osapuoli arvioi tietyn ehdon sisällyttämisestä aiheutuvan riskin tai hyödyn.

Sopimusneuvotteluihin ei ole olemassa yhtenäisiä periaatteita, jotka vastaisivat kysymykseen ”Miten neuvottelen sopimuksen?”. On kuitenkin olemassa toimenpiteitä, joihin osapuolet voivat ryhtyä ennen neuvotteluja ja niiden aikana varmistaakseen, että neuvottelut onnistuvat. Ensimmäinen näistä toimenpiteistä on valmistautuminen neuvotteluihin. Valmistautumiseen liittyy useita sekä oikeudellisia että liiketoimintaan liittyviä näkökohtia.

Valmistautumisen osana osapuolten tulisi tutustua oman osavaltionsa lainsäädäntöön. Näihin lakeihin kuuluvat ne lait, joita sopimus koskee. Osapuolen tulisi esimerkiksi tutustua osavaltionsa immateriaalioikeuslainsäädäntöön ennen kuin se neuvottelee tekijänoikeuksia koskevasta lisenssisopimuksesta.

Osapuolten tulisi myös tutkia osavaltionsa sopimuslainsäädäntöä. Osavaltion sopimuslaeista käy ilmi, mitä ehtoja, jos sellaisia on, ei saa sisällyttää sopimukseen. Osavaltion laeista käy myös ilmi, millaisia oikeussuojakeinoja osapuolella on käytettävissään, kun toinen osapuoli rikkoo sopimusta.

Valmistelun aikana osapuolen tulisi ottaa huomioon käytännön liiketoimintaan liittyvät näkökohdat. Tähän sisältyy selkeä käsitys siitä, mikä on sopimuksen tavoite. Osapuolen olisi sen jälkeen pohdittava, mistä he ovat valmiita tinkimään tämän tavoitteen saavuttamiseksi. Jos osapuolet ovat aiemmin neuvotelleet sopimuksia toistensa kanssa, tieto aiemmasta kanssakäymisestä voi osoittautua hyödylliseksi neuvottelustrategian kannalta.

Valmistelun aikana osapuolen olisi valmistauduttava siihen, miten vastata huolenaiheisiin tai argumentteihin, joita osapuoli saattaa kohdata, kun se esittää vaatimuksen. Osapuoli voi esimerkiksi ilmoittaa neuvotteluissa, että se aikoo periä tavarasta tai palvelusta alan keskiarvoa suuremman summan. Perusteluina osapuoli voi väittää, että sen tuotenimi on arvokas.

Osapuolen on pystyttävä perustelemaan tämä väite, jos sitä kysytään. Se voi tehdä sen tuomalla mukanaan brändin arvoa koskevan selvityksen. Brändiarvoraportti on asiantuntijoiden laatima raportti, jossa analysoidaan yrityksen arvoa. Jos asiakirja tukee tai tukee vaatimusta, jonka osapuoli aikoo esittää, osapuolen tulisi tuoda kyseinen asiakirja neuvotteluun.

Ennen kuin osapuoli ryhtyy neuvottelemaan, osapuolen tulisi ymmärtää neuvottelustrategian käsite. Strategiaan kuuluu useiden välineiden käyttäminen tai toimiminen tietyllä, ennalta suunnitellulla tavalla vastauksena neuvottelussa tapahtuvaan kehitykseen. Tärkeitä neuvottelutaktiikoita ovat:

• Toimitaan aina uskottavasti ja vilpittömästi. Tämä tarkoittaa rehellisyyttä toista osapuolta kohtaan. Osapuoli vahingoittaa uskottavuuttaan, kun se esittää väitteen, joka ei ole totta. Osapuoli vahingoittaa uskottavuuttaan, kun se tahallaan salaa toiselta osapuolelta tärkeän seikan. Osapuoli ei myöskään toimi uskottavasti, kun se tekee tarjouksen, josta sillä on syytä tietää, ettei toinen osapuoli koskaan hyväksy sitä (ehkä siksi, että aiemmissa neuvotteluissa tarjous on hylätty ”heti”).
• Tunnistaminen, kun toinen osapuoli ei toimi uskottavasti. Kun toinen osapuoli antaa väärän kuvan siitä, mistä erityisehdoista on sovittu, kyseinen osapuoli ei toimi uskottavasti. Jos osapuoli ilmoittaa, että osapuolet ovat sopineet ehdosta, josta he eivät todellisuudessa olleet vielä keskustelleet tai josta he olivat kiistelleet, ja osapuoli tekee näin toistuvasti, kyseinen osapuoli ei toimi luotettavasti. Osapuolen, joka on epäluotettavuuden ”vastaanottavassa päässä”, olisi harkittava, onko neuvottelujen jatkaminen kyseisen osapuolen edun mukaista.
• Ei pidä unohtaa kokonaistavoitetta. Osapuolen olisi ryhdyttävä neuvotteluihin niin, että sillä on selkeä tavoite ja selkeä käsitys siitä, mitkä olosuhteet johtaisivat siihen, että osapuoli ”jättäytyisi pois” neuvotteluista. Osapuolen olisi pidettävä kokonaistavoite mielessä jokaisessa neuvotteluvaiheessa. Tämä tietoisuus vähentää mahdollisuutta, että osapuoli väittää kohtuuttomasti jotain asiaa vain ”voittaakseen” yhden väittelyn tai saadakseen pienen myönnytyksen.
• Kaikki asiat on tehtävä selviksi ja kaikki asiat on tehtävä selviksi: Ennen neuvottelujen päättämistä osapuolen olisi arvioitava muistiinpanojaan ja keskustelujaan selvittääkseen, ovatko osapuolet jättäneet käsittelemättä tai ratkaisematta jonkin epäselvän kohdan tai tärkeän ehdon. Tästä on hyötyä, jos riita syntyy oikeudessa. Tuomioistuimet eivät halua kirjoittaa osapuolten sopimuksia uudelleen siten, että niihin sisällytetään ehtoja, joita osapuolet itse eivät ole sisällyttäneet. Tuomioistuimen tehtävänä on tulkita sopimusta, ei asettaa omia ehtojaan.

Jos neuvottelet tai haluat neuvotella sopimuksesta, ota yhteyttä sopimusasianajajaan. Kokenut sopimusjuristi lähelläsi voi varmistaa, että neuvottelut johtavat sopimukseen, joka on pätevä, joka suojaa oikeuksiasi ja joka hyödyttää liiketoimintaa.