Tulee pelottavaa neuvotella sellaisen henkilön kanssa, jolla on enemmän valtaa kuin sinulla. Olitpa sitten pyytämässä pomoltasi uutta työtehtävää tai yrittämässä saada aikaan merkittävän liikesopimuksen asiakkaan kanssa, lähestymistapasi neuvotteluun voi vaikuttaa dramaattisesti mahdollisuuksiisi onnistua. Miten voit parhaiten puolustaa haluamaasi?

Mitä asiantuntijat sanovat
”Heikkoudessa on usein voimaa”, sanoo Margaret Neale, Stanfordin kauppakorkeakoulun johtamisen Adams Distinguished Professor of Management. Valta tyypillisesti vähentää henkilön kykyä ymmärtää, miten muut ajattelevat, näkevät ja tuntevat, joten jos olet vähemmän vaikutusvaltaisessa asemassa, sinulla on itse asiassa paremmat mahdollisuudet arvioida tarkasti, mitä toinen osapuoli haluaa ja miten voit parhaiten tarjota sen. Ja kun teet kotiläksysi, huomaat usein, että olet ”aliarvioinut oman valtasi ja yliarvioinut heidän valtansa”, sanoo Jeff Weiss, bostonilaisen, yritysneuvotteluihin ja ihmissuhteiden hallintaan erikoistuneen konsulttitoimiston Vantage Partnersin osakas ja tulevan HBR Guide to Negotiating -teoksen kirjoittaja. Näin voit neuvotella menestyksekkäästi.

Korostakaa itseänne
”Usein pelkäämme kilpailun uhkaa”, Weiss sanoo. Pelkäämme, että työpaikkaa haastatellaan viidellä muulla ehdokkaalla tai että kuusi muuta myyjää voi saada sopimuksen, ja sen seurauksena laskemme vaatimuksiamme. Tutki tarkkaan, ovatko nämä huolenaiheet todellisia, ja pohdi, mitä taitoja ja asiantuntemusta sinulla on, mitä muilla ehdokkailla ei ole. Vastapuoli neuvottelee kanssasi syystä, Neale sanoo. ”Voimasi ja vaikutusmahdollisuutesi syntyvät niistä ainutlaatuisista ominaisuuksista, joita tuot yhtälöön.”

Tiedä omat ja heidän tavoitteensa
Luetteloi, mitä haluat neuvottelulta ja miksi. Tämä harjoitus auttaa sinua määrittämään, mikä saisi sinut lähtemään pois, jotta voit rakentaa strategiasi hyväksyttävien ehtojen puitteissa. Yhtä tärkeää, ellei jopa tärkeämpää, on ”ymmärtää, mikä on tärkeää toiselle osapuolelle”, Neale sanoo. Tutkimalla vastapuolesi motiiveja, esteitä ja tavoitteita voit muotoilla tavoitteesi niin, että ne eivät ole asioita, joista he luopuvat sinulle, vaan ”ratkaisuja ongelmaan, joka heillä on.”

Valmistaudu, valmistaudu, valmistaudu
”Tärkeintä on olla hyvin valmistautunut”, sanoo Weiss. Siihen kuuluu ideoida etukäteen luovia ratkaisuja, jotka toimivat molemmille osapuolille. Jos vastapuoli ei esimerkiksi suostu luopumaan hinnastaan, yksi ehdotuksistasi voisi olla pidempiaikainen sopimus, joka antaa heille haluamansa hinnan mutta takaa sinulle tulot pidemmäksi aikaa. Haluat myös, että sinulla on käytettävissäsi tietoja tai aiempia ennakkotapauksia, jotka auttavat sinua tekemään asiasi selväksi. Jos potentiaalinen asiakas sanoo maksavansa sinulle työstä X, voit vastata tutkimustiedon perusteella: ”Mutta kolmelle viimeisimmälle sopimuskumppanillesi, joilla oli samanlainen kokemus, maksettiin Y”. Valmistautuminen antaa sinulle tietoa, jota tarvitset ”saadaksesi enemmän siitä, mitä haluat”, Neale sanoo.

Kuuntele ja kysy kysymyksiä
Kaksi tehokkainta strategiaa, joita voit käyttää, ovat hyvä kuuntelu, joka rakentaa luottamusta, ja sellaisten kysymysten esittäminen, jotka rohkaisevat vastapuolta puolustamaan kantojaan. ”Jos he eivät pysty puolustamaan sitä, olet siirtänyt valtaa hieman”, Weiss sanoo. Jos pomosi esimerkiksi sanoo, ettet ole hänen mielestään oikea lisä uuteen projektiin, kysy: ”Miltä tämä henkilö näyttäisi?”. Tällä lisätiedolla varustautuneena, sanoo Neale, ”voit sitten näyttää hänelle, että sinulla on nuo ominaisuudet tai että sinulla on potentiaalia olla tuo henkilö.”

Pitäydy rauhallisena
Yksi suurimmista virheistä, jonka vähemmän vaikutusvaltainen henkilö voi tehdä neuvotteluissa, on reagoida tai ottaa toisen negatiivinen sävy henkilökohtaisesti. ”Älä matki huonoa käytöstä”, Weiss sanoo. Jos vastapuoli uhkailee ja sinä kostat uhkauksella, ”olet mennyttä”. Pidä keskustelupuolesi keskittyneenä tuloksiin ja vastusta kiusausta sekoittaa itseäsi käsiteltävänä olevaan asiaan, vaikka neuvotteluissa sinulle tai tuotteellesi annettaisiinkin arvoa. ”Tiedä, mitkä ovat tavoitteesi, ja suuntaa strategiasi siihen eikä toisen käyttäytymiseen. Sinun on pelattava neuvottelut omalla tavallasi”, Weiss sanoo.”

Pysy joustavana
Parhaat neuvottelijat ovat valmistautuneet riittävästi, jotta he ymmärtävät ”koko maaston eivätkä vain yhtä polkua metsän läpi”, Weiss sanoo. Se tarkoittaa, että et ole rajoittunut yhteen ainoaan strategiaan, jossa annat ja saat, vaan useita manöövereitä neuvottelujen edetessä. Jos toinen osapuoli esittää vaatimuksen, pyydä häntä perustelemaan se. Ehdota, että käytät muutaman minuutin ideoimaan lisäratkaisuja, tai kysy, onko heille koskaan myönnetty heidän vaatimiaan ehtoja. Jos säilytät joustavuuden liikkeissäsi, voit Nealen mukaan muotoilla paremmin ratkaisun, joka ei ole vain sinulle hyvä, vaan saa myös vastapuolen ”tuntemaan, että hän on voittanut”.”

Muistettavat periaatteet

Tee:

• Asetu heidän asemaansa – on ratkaisevan tärkeää ymmärtää, mikä on toiselle osapuolelle tärkeää
• Muista oma arvosi – olet pöydässä syystä
• Kysy kysymyksiä – saat arvokasta tietoa heidän motiiveistaan ja intresseistään

Älä:

• Wing it – mikään ei voita hyvää valmistautumista
• Riippuudu yhdestä strategiasta – kehitä erilaisia vastauksia, joilla voit työntää neuvottelun eduksesi
• Kopioi aggressiivista käyttäytymistä – jos he esittävät uhkauksia tai vaatimuksia, pidä kiinni tavoitteistasi

Tapaustutkimus nro 1: Tee kotitehtäväsi
Ben Koeneker tiesi, että mahdollisuudet olivat häntä vastaan. Keskilännen keskisuuren teleyrityksen liiketoiminnan kehittämispäällikkönä hän yritti vakuuttaa Siemensin, miljardiluokan elektroniikkayhtymän, antamaan hänen yritykselleen yksinoikeudellisen jakelusopimuksen uudesta yritysviestintätuotteesta. Tuolloin hänen 28 miljoonan dollarin yrityksensä tunnettiin enemmänkin kunnostuksesta kuin jakelusta. ”Olimme pieniä”, hän sanoo. ”Olimme muurahainen, joka huusi norsulle.”

Koeneker teki runsaasti tutkimustyötä ennen neuvottelupöytään istumista. Hän tutki Siemensin tuotteita ja sitä, miksi niiden nykyiset jakelukanavat eivät toimineet hyvin. Hän varmisti myös, että hän tiesi oman yrityksensä pystyvän tuottamaan tuloksia kaikilla tasoilla, ja valmisteli vasta-argumentteja mahdollisia epäilyjä varten. ”Tiesin, ettemme voi teeskennellä, että pystymme tekemään jotain, mitä emme pysty tekemään”, hän sanoo.

Kun neuvottelut alkoivat, hän korosti oman yrityksensä jakelumallin hyviä puolia eikä niitä huonoja puolia, joita hänen mielestään Siemensin nykyisessä menetelmässä oli. ”Jos käytät liikaa aikaa negatiivisista puolista puhumiseen, periaatteessa kerrot heille, että he tekevät liiketoimintaansa väärin.” Hän huomautti myös, että sopimus hänen yrityksensä kanssa vapauttaisi rahaa markkinointiin, minkä hän tiesi tutkimustensa perusteella Siemensin haluavan.

Käännekohta tuli, kun eräs Siemensin korkea-arvoinen johtohenkilö sanoi, että vaikka ehdotus teki häneen vaikutuksen, hän ihmetteli, pystyisikö Koenekerin yritys skaalautumaan tehokkaasti, jos tuotelinja menestyisi. Johtaja sanoi, että Koenekerin yrityksen kaksi kilpailijaa olivat suurempia ja pystyivät helpommin selviytymään kasvusta. ”Käännyin hänen puoleensa ja kysyin: ’Ovatko nuo kaksi yritystä kiinnostuneita jakelemaan tuotteitanne tällä hetkellä?'” Koeneker kertoo. ”Tiesin jo tutkimukseni perusteella vastauksen, että kyseiset yritykset olivat kieltäytyneet.” Hän lisäsi vielä, että vaikka hänen yrityksensä oli pieni, sitä oli parempi pitää ”boutique-yrityksenä”, jolla oli ainutlaatuinen kyky keskittyä täysin Siemensin tuotemerkkiin.

Pian sen jälkeen he solmivat sopimuksen.

Tapaustutkimus nro 2: Tunne arvosi
Johtamisen valmentaja Ginger Jenks ei halunnut menettää asiakastaan. Michael* oli pyytänyt häntä työskentelemään sivutoimisen konsultointiprojektin parissa, mutta torjui hänen ehdottamansa palkkion. Vaikka hän oli maksanut Jenksille tavanomaista palkkaa jo useiden vuosien ajan, hän ryhtyi ”koviin neuvotteluihin” lisätyöstä, Jenks kertoo. ”Hän sanoi, että hän saisi jonkun muun alle kolmanneksella hinnastani.”

Jenks arvosti Michaelin jatkuvaa liiketoimintaa, mutta hän tiesi, ettei ollut halukas laskemaan hintaansa. ”Olin melko varma siitä, että hän halusi minun tekevän työn”, hän sanoo, ”ja olin varma siitä, etten halunnut tuntea itseäni ’nikkaroiduksi’ projektissa.” Hän päätti, että hänen vahvin strategiansa oli olla ottamatta henkilökohtaisesti sitä, että mies oli loukkaantunut hänen hinnastaan. ”Tiesin, että se oli vain hänen neuvottelutaktiikkansa.”

Kun he tapasivat uudelleen keskustellakseen ehdoista, Jenks piti kiinni alkuperäisestä ehdotuksestaan. Hän tiesi kuultuaan miehen kertovan tarinoita aiemmista neuvotteluista, että tämä kunnioitti voimaa ja sitkeyttä. Jenks tiesi myös, että mies arvosti hyvää työtä yli kaiken, eikä todennäköisesti halunnut vaivaa uuden työntekijän löytämisestä.

Pöydässä Jenks korosti heidän hyviä yhteisiä saavutuksiaan ja ehdotti, että jos mies löytäisi jonkun, joka tekisi yhtä hyvää työtä kuin hän tiesi Jenksin tekevän, hänen kannattaisi mennä muualle. Koko ajan Jenks muistutti itseään siitä, että neuvotteleminen ”on vähän kuin seurustelu”, hän sanoo. ”Jos olet liian kiinnostunut, menetät voimasi. Mutta jos pystyt pysymään rauhallisesti kiinnostuneena mutta silti etäisenä, se luo valtaa.”

Michael mietti asiaa muutaman päivän ajan ja hyväksyi sitten Jenksin alkuperäisen ehdotuksen. ”On ratkaisevan tärkeää muistaa, että sinulla on jotain, mitä toinenkin haluaa”, hän sanoo. ”Vaikka et olisikaan valta-asemassa, sinulla on jotain tarjottavaa.”

*ei hänen oikea nimensä

Focus On: Neuvottelut