Yritys toimittaa laskun maksun maksaakseen myyjiltä ostetut tuotteet ja palvelut. Pienyritysten ei tarvitse vain lähettää laskuja asiakkailleen, vaan niiden on myös maksettava laskuja palveluista ja tarvikkeista, joita ne ostavat toimintansa pyörittämiseksi. Jokaisella pienyrityksellä pitäisi olla johdonmukainen laskujen maksujärjestelmä, joka pitää ne järjestyksessä ja yksinkertaistaa pienyrityksen kirjanpitoprosessia. Yritysten tulisi varmistaa, että ne maksavat laskunsa ajallaan välttääkseen viivästysmaksut ja säilyttääkseen vahvat suhteet myyjiinsä.

Näissä aiheissa annetaan toimivia vinkkejä laskujen maksamiseen ajoissa:

Vinkkejä laskujen maksamiseen ajoissa

Miten teen laskun maksun?

Mikä on laskun maksu?

Vinkkejä laskujen maksamiseen ajallaan

Katso laskut läpi heti, kun saat ne

On parasta ottaa käyttöön johdonmukainen käytäntö, jonka mukaan tarkastat laskut heti, kun saat ne myyjiltäsi, jotta ne eivät mene hukkaan ja jotta ostoksen yksityiskohdat ovat tuoreessa muistissa. Kun lasku tulee yrityksellesi, tarkista siitä seuraavat asiat:

• Tarkista laskun eräpäivä: Merkitse laskun eräpäivä, jotta voit varmistaa, ettet myöhästy määräajasta.
• Tarkista toimitetut tavarat tai palvelut: Lue läpi ostamiesi tuotteiden tai palveluiden eritelty luettelo ja varmista, että se vastaa sitä, mitä todella sait. Jos näin ei ole, ota yhteyttä yritykseen ja keskustele ristiriidasta.
• Tarkista kokonaiskustannukset: Tarkista laskun loppusumma ja varmista, että se vastaa sitä, mitä olet keskustellut toimittajan kanssa.

Valitse oikea maksutapa

Tarkista, mitä maksutapoja toimittaja hyväksyy, ja valitse maksutapa, joka on älykkäin ja sopivin pienyrityksellesi. Jos esimerkiksi yritysluottokorttisi avulla voit kerätä käteispalautusta tai matkapalkkioita joka kerta, kun käytät sitä, se saattaa olla paras vaihtoehto laskujen maksamiseen, kunhan huolehdit siitä, että maksat luottokorttilaskun aina maksun erääntyessä.

Organisoi laskut maksuaikataulun mukaan

Suunnittele johdonmukainen kirjanpitojärjestelmä, jonka avulla voit seurata kaikkia saamiasi laskuja eräpäivän mukaan. Voit luoda Excelissä laskutusaikataulun, joka lajittelee laskut eräpäivän mukaan, tai voit käyttää pilvipohjaista kirjanpitoratkaisua laskujen maksuaikataulun luomiseen. Tiheys, jolla maksat laskut, riippuu yrityksesi vastaanottamien laskujen määrästä: jos saat useita laskuja eri aikaan kuukaudesta, voi olla järkevää maksaa laskut viikoittain, jotta ne eivät kasaannu kuukauden aikana.

Aseta muistutukset

On tärkeää, ettet unohda tai hukkaa yhtään vastaanotettua laskua, jotta voit välttää myöhästymismaksujen maksamisen. Helpottaaksesi kaikkien laskujen eräpäivien hallintaa voit asettaa muistutuksia jokaiselle vastaanottamallesi laskulle. Helpoin tapa asettaa laskujen maksumuistutuksia on luoda digitaaliseen kalenteriin hälytyksiä, jotka muistuttavat sinua laskusta viikkoa ennen laskun maksun eräpäivää.

Automatisoi laskujen maksut

Helpoisin ja luotettavin tapa varmistaa, että yrityksesi ei koskaan unohda laskujen maksua, on automatisoida kaikki laskujen maksut, jos mahdollista. Automaattisen laskunmaksun avulla voit ajoittaa toistuvat laskunmaksut niin, että rahat nostetaan automaattisesti luottokortiltasi tai pankkitililtäsi asettamasi maksuaikataulun mukaisesti. Näin sinun ei tarvitse edes miettiä laskunmaksuja, vaan laskusi maksetaan automaattisesti ennen laskun maksuaikaa.

Hyödynnä varhaismaksualennukset

Kirjoita muistiin kaikki toimittajasi, jotka tarjoavat alennuksia varhaisesta maksusta, ja ajoita laskunmaksusi aina niin, että noudatat näitä varhaisia määräaikoja. On tavallista, että yritykset palkitsevat asiakkaita nopeasta maksamisesta tarjoamalla alennusta laskun loppusummasta, jos asiakas maksaa tietyn aikaisen maksuajan sisällä. Usein yritykset tarjoavat kahden prosentin alennuksen laskuista, jos ne maksetaan kymmenen päivän kuluessa laskun päiväyksestä, vaikka varsinainen maksuaika saattaisikin olla vasta kolmenkymmenen päivän kuluttua laskun päiväyksestä.

Pidä kiinni laskujen arkistointijärjestelmästä

Kehitä yrityksellesi sopiva laskujen arkistointijärjestelmä, jonka avulla voit pitää kirjaa maksamistasi laskuista, siitä, milloin ja millä tavalla maksoit ne, sekä maksun kokonaismäärästä. Tämä auttaa sinua luomaan tarkat kirjanpitoraportit yrityksellesi. On myös hyvä idea tallentaa maksuvahvistuksen tiedot siltä varalta, että myyjän kanssa syntyy joskus kiistaa siitä, onko lasku maksettu.

Miten teen laskun maksun?

Tehdäksesi laskun maksun sinun on valittava pienyrityksellesi parhaiten sopiva maksutapa. Seuraavassa on muutamia yleisiä laskujen maksutapoja, joista voit valita:

Maksa shekillä

Shekillä maksaminen on halpa ja suhteellisen turvallinen tapa maksaa laskut, mutta se voi olla aikaa vievää. Sinun on täytettävä shekki ja osoitettava kirjekuori ja lähetettävä maksu sitten postitse, mikä vie aikaa tärkeämmiltä liiketoiminta-asioilta.

Käteismaksu

Välttele käteismaksuja suurten laskujen osalta, varsinkin jos et maksa laskua henkilökohtaisesti. Käteinen ei tarjoa turvaa, sillä se voidaan helposti varastaa tai kadottaa, eikä sitä voi korvata.

Online-luotto- tai pankkikorttimaksu

Online-maksut luotto- tai pankkikortilla ovat helppoja käsitellä ja säästävät aikaa. Sen lisäksi hyvämaineisten myyjien kautta suoritettavat verkkomaksut tarjoavat useita turvallisuus- ja salaustasoja, jotka pitävät henkilötietosi turvassa.

Mobiilimaksaminen

Mobiilimaksaminen on kätevää ja turvallista, varsinkin jos myyjä tulee luoksesi suorittamaan palvelua, kuten urakoitsija. Mobiilimaksujen avulla voit käyttää luotto- tai pankkikorttia maksaaksesi nopeasti ja turvallisesti sovelluksen kautta.

Automaattinen laskunmaksu

Jos myyjät tarjoavat tätä mahdollisuutta, pienyritysten kannattaa harkita automaattisen laskunmaksun käyttöönottoa, jotta ne voivat ajoittaa laskujensa maksut etukäteen ja varmistaa, etteivät ne koskaan myöhästy maksun suorittamisesta. Automaattiset laskunmaksut ovat nopeita ja turvallisia. Sinun on vain varmistettava, että automaattiseen laskunmaksuun liittyvällä tilillä on aina riittävästi rahaa, jotta sinulle ei tule tilinylityssakkoja.

Mikä on laskunmaksu?

Verkossa tapahtuva laskunmaksu on pankkien tarjoama palvelu, jonka avulla yritykset voivat maksaa kaikki laskunsa nopeasti ja helposti verkossa. Verkkolaskujen maksaminen verkossa säästää aikaa ja auttaa sinua maksamaan laskusi ennen niiden eräpäivää. Tässä ovat vaiheet verkkolaskujen maksun määrittämiseksi:

• Kerää kaikki laskut, jotka sinun on maksettava, sekä niihin liittyvät tilinumerot.
• Syötä kunkin maksunsaajan nimi ja siihen liittyvä tilinumerosi pankkisi verkkolaskujen maksualustaan.
• Valitse, milloin haluat käsitellä laskun maksun.
• Päättele, onko kyseessä kertaluonteinen maksu vai haluatko määrittää toistuvia maksuja kyseiselle maksunsaajalle.
• Säädä muistutuksia, jotta voit seurata laskujen eräpäiviä.