• Intro to Business Invoices
• Five Frequently Asked Questions About Invoices
• Mikä on lasku?
• Miten lasku eroaa kuitista?
• Miksi laskutus on tärkeää
• Laskujen tyypit
• Online-lasku vs. paperilaskutus
• Laskumallit: Mitä kannattaa sisällyttää
• Miten pidät kirjaa laskuistasi
• Miten saat maksun nopeasti
• Miten käsittelet myöhästyneitä maksajia

Intro

Intro liikelaskuihin

Jos omistat yrityksen, joka keskittyy asiakkaisiin tai palveluihin, laskuttaminen on iso osa peliä. Tässä oppaassa käydään läpi laskutuksen yksityiskohdat – aina malleista ja työnkulusta myöhässä maksavien asiakkaiden käsittelyyn. Saat mukanasi vinkkejä ja niksejä, joiden avulla laskutuksesta tulee lastenleikkiä.

KYSYMYKSET

Viisi usein kysyttyä kysymystä laskuista

1. Mikä on lasku?

Lasku on kirjaus tuotteista tai palveluista, joita olet toimittanut asiakkaillesi, ja tapa, jolla asiakkaat voivat maksaa sinulle näistä tuotteista tai palveluista.

Opi lisää laskutuksen perusteista

2. Miten laadit laskun?

Square-ohjelmassa on valmiina ammattimaisen näköinen laskumalli, joka sisältää kaikki olennaiset laskutustiedot. Square-laskujen avulla voit luoda, lähettää ja hallita laskuja ja maksuja suoraan Square Dashboardista. Lue lisää laskun luomisesta täältä.

3. Miten lähetät laskun?

Voit lähettää digitaalisia laskuja suoraan asiakkaiden postilaatikkoon Square Invoicesin kautta.

4. Miten hallinnoit laskuja?

Helppoimmin laskuja on helppo hallinnoida ja seurata verkkolaskutusjärjestelmän avulla. Laskutusohjelmiston avulla voit nopeasti ja helposti lähettää ammattimaisia laskuja suoraan työpöydältäsi tai mobiililaitteestasi. Asiakkaat voivat maksaa yhdellä napsautuksella, ja voit seurata yhdessä keskitetyssä kojelaudassa, kuka on maksanut ja kuka on myöhässä. Perinteisesti manuaaliset tehtävät, kuten kirjanpito ja laskujen numerointi, tehdään kaikki jälkikäteen, joten kassavirtaa on helppo pitää silmällä. Lue lisää laskujen hallinnasta täältä.

5. Miten valitset oikean laskutusjärjestelmän?

Laskujärjestelmäsi tulisi helpottaa laskujen nopeaa lähettämistä ja seurantaa. Valitse järjestelmä, jonka avulla laskujen luominen ja jakaminen asiakkaille on saumatonta ja maksujen kerääminen helppoa.

Syväsukellus

Mikä on lasku?

Ensin perusasiat. Lasku on kirjaus tavaroista tai palveluista, joita tarjoat asiakkaillesi ja asiakkaillesi, sekä tapa, jolla he voivat maksaa sinulle näistä tavaroista tai palveluista. Jos olet urakoitsija, joka korjasi katon, meikkitaiteilija, joka stailasi valokuvauksen, tai leipomo, joka tarjosi ruokaa tapahtumaan, sinun on todennäköisesti lähetettävä lasku.

Miten lasku eroaa kuitista?

Laskut (ja laskut) ovat juridisesti täytäntöönpanokelpoisia asiakirjoja, joita käytetään maksun pyytämiseen asiakkailta tai asiakkailta. Niihin liittyy usein sovittuja ehtoja, kuten suoritettujen palvelujen maksun eräpäivä. Kuitti on dokumentaatio siitä, että maksu on vastaanotettu myynnin hyväksymiseksi, ja sitä voidaan käyttää todisteena omistusoikeudesta.

Miksi laskutus on tärkeää

Kaiken laskutuksen hallitseminen on ensiarvoisen tärkeää yrityksesi menestyksen kannalta. Jos annat asioiden jäädä jalkoihin tai jos laskutusprosessi on epäjärjestyksessä, se voi antaa signaalin siitä, että olet epäammattimainen. Etenkin silloin, kun olet tekemisissä kalliiden projektien kanssa (esimerkiksi jos olet tapahtumasuunnittelija tai urakoitsija), se ei ole varsinaisesti hyväksi brändillesi – tai kanta-asiakkaiden saamiselle.

Kunnollinen laskutusprosessi ja työnkulku ovat ratkaisevan tärkeitä myös kirjanpidon hallinnassa. Jos annat laskujen kasaantua tai jos prosessi on asiakkaillesi hämmentävä, on todennäköistä, että laskujesi käsittely kestää liian kauan. Tämä on huono uutinen kassavirran hallinnan kannalta ja suuri ongelma kirjanpidon kannalta. Laskutus on erittäin tärkeää myös verotuksellisista syistä. Kun omistat oman yrityksesi, sinun on pidettävä tarkkaa kirjanpitoa kaikista käteisvarojen tuloista ja menoista – mukaan lukien kopiot kaikista laskuista.

Jos siis olet vasta aloittamassa (tai jos olet jo vakiinnuttanut asemasi ja sinulla on vaikeuksia pysyä kärryillä), sinun kannattaa käyttää aikaa siihen, että opettelet laskuttamaan ammattimaisesti ja tehokkaasti. Tuloslaskusi (ja kirjanpitäjäsi) kiittävät sinua.

Laskutyypit

Yrityksestäsi tai tarjoamistasi palveluista riippuen voi olla järkevää laatia erityyppisiä laskuja. Seuraavassa on joitakin yleisiä laskumuotoja:

Tarjous (tai tarjous)

Jos teet suurta työtä, saatat haluta laatia työstä ehdotuksen tai tarjouksen. Siinä pitäisi eritellä, mitä oletat palvelujen maksavan, kun kaikki on sanottu ja tehty. Muista tehdä kaikille selväksi, että kyse on työn arviosta, ei lopullisesta veloituksesta.

Välilaskuja

Voi olla järkevää laatia välilaskuja, joiden avulla asiakkaat tai asiakkaat voivat maksaa työn osat kerrallaan eikä yhtenä isona könttäsummana, kun kaikki on tehty. Välilaskuja tulisi seurata yksi loppulasku, jossa eritellään kaikki työ (ja se, mistä on maksettu).

Kertaluonteiset laskut

Jos yrityksesi tekee säännöllisesti toistuvia töitä asiakkaillesi (vaikkapa kodinhuoltajana tai koiran ulkoiluttajana toimiessasi), voit ehkä haluta lähettää kertaluonteisia laskuja säännöllisinä (sovittuina) aikaväleinä (viikoittaisina tai kuukausittaisina laskuina, esimerkiksi).

Toistuvat maksut on helppo määrittää Square Invoices -ohjelmalla, ja ne yksinkertaistavat laskutusta varmistamalla, että saat maksun joka kuukausi, viikko, päivä tai jopa vuosi.

Loppulaskut

Loppulaskussa eritellään yksityiskohtaisesti kaikki tiettyyn työhön tai projektiin liittyvät palvelut. Jos projektin aikana on laadittu välilaskuja, loppulaskussa on lueteltava ne sekä lopullinen maksamatta oleva summa. Käymme läpi kaiken, mitä loppulaskun tulisi sisältää myöhemmässä osiossa.

Viivästyneet laskut

Jos asiakas ei ole maksanut laskua, sinun on ehkä lähetettävä toinen lasku myöhästyneistä maksuista aiheutuvista kuluista (jotka on aiemmin eritelty ehdoissasi).

Onlinelaskutus vs. paperilaskutus

Paperitulosteen lähettäminen asiakkaalle on yksi vaihtoehto. Mutta paljon virtaviivaisempi, kätevämpi ja ympäristöystävällisempi tapa on verkkolaskutus. Verkkolaskutusohjelmiston valinnalla on joitakin suuria etuja. Tässä muutamia:

Nopeammat maksut

Kirjeposti on, no, hidasta. Joten postitse maksun saamisen läpimenoaika on luonnostaan hidas. Lisäksi jos asiakas maksaa shekillä, varojen selvittäminen voi kestää jonkin aikaa, kun taas luotto- tai pankkikorttimaksut tallentuvat tilillesi yleensä muutamassa arkipäivässä.

Square Invoices -palvelun avulla voit lähettää ammattimaiset laskut suoraan asiakkaidesi sähköpostilaatikkoon, jossa heillä on mahdollisuus maksaa ne yhdellä klikkauksella. Voit myös lähettää laskut Squarella suoraan mobiililaitteestasi laskutussovelluksen avulla, mikä on kätevää, kun olet liikkeellä. Mahdollisuus lähettää lasku heti työn päätyttyä auttaa välttämään turhaa hallinnollista aikaa tietokoneen ääressä ja nopeuttaa maksun saamista. Squarella lähetetyistä laskuista 67 prosenttia maksetaan seuraavan arkipäivän kuluessa.

Verkkolaskutus voi vähentää huomattavasti aikaa vieviä hallinnollisia tehtäviä ja auttaa varmistamaan oikea-aikaiset maksut.

parempi kassavirta

Puhuimme aiemmin kassavirrasta, ja toinen tapa lieventää mahdollisia ongelmia on valita verkkolaskutus. Nopeammat maksut merkitsevät sitä, että pysyt todennäköisemmin plussalla.

Helpompi hallita

Paperilaskuilla on taipumus kasaantua – tai kadota arkistokaappien syvyyksiin. Square Invoices tallentaa kaikki laskusi automaattisesti Square Dashboardiin, joten ne löytyvät helposti, kun haluat viitata niihin. Niitä on myös paljon helpompi seurata. Työkalu suodattaa laskusi automaattisesti sen mukaan, mitä on maksettu ja mitä on maksamatta, joten näet nopeasti, minkä asiakkaiden kanssa sinun on otettava yhteyttä.

Nopea lähettää

Voit lähettää laskut Squarella suoraan mobiililaitteestasi (laskutussovelluksen avulla, mikä on kätevää, kun olet liikkeellä. Mahdollisuus lähettää lasku heti työn päätyttyä auttaa välttämään turhaa hallinnollista aikaa tietokoneen ääressä.

Laskumallit: Mitä kannattaa sisällyttää

Aloita ammattimaisella mallilla

Square Invoices sisältää ammattimaisen näköisen mallin, johon voit täyttää kaikki projektiin tai työhön liittyvät olennaiset tiedot. Otamme myös askeleen pidemmälle ja sisällytämme alueen, jossa asiakkaan on helppo jättää tippi tai lähettää palautetta. Etkö ole vielä valmis siirtymään laskutusohjelmistoon? Square tarjoaa myös ilmaisia laskutusmalleja ladattavaksi.

Mitä kannattaa sisällyttää laskuun

Mitä laskuun kannattaa sisällyttää, voi vaihdella yritystyypeittäin (esimerkiksi hammaslääkäri voi haluta luetella toimenpidekoodit vakuutussyistä), mutta on olemassa joitakin yleisiä parhaita käytäntöjä.

Sinun tulisi aina varmistaa, että laskussa on seuraavat tiedot:

• Yrityksesi nimi ja yhteystiedot
• Asiakkaasi nimi
• Laskun numero (muistiinpanoja varten)
• Päivämäärä ja ehdot (hahmottele erityisesti ajanjakso, jonka odotat saavasi maksun)
• Tuotteiden hinta ja kuvaus (sekä määrä)
• Verot, maksut ja alennukset.

Kun kaikki on selkeästi eritelty, se auttaa virtaviivaistamaan kirjanpitoa ja tekee laskusta asiakkaille helpommin läpikäytävän ja ymmärrettävän. Jos haluat tutustua tarkemmin laskuihin toimialoittain, tässä on esimerkkejä laskuista toimialoittain.

Valmistamalla etukäteen aikaa skaalautuvan laskutustyönkulun toteuttamiseen voit säästää aikaa ja rahaa pitkällä aikavälillä.

Miten pysyt kärryillä laskuistasi

Laskujen laskutusprosessin suhteen sinun tulisi olla tiukka. Se tarkoittaa järjestelmien käyttöönottoa sen varmistamiseksi, että lähetät laskut ja vastaanotat maksut ajallaan ja järjestelmällisesti. Seuraavassa on muutamia vinkkejä, jotka auttavat sinua hallitsemaan laskutustyönkulkuasi:

lähetä laskut nopeasti

Et saa maksua, jos et lähetä laskua. Laskutuksen hallinnan ensimmäinen sääntö on siis lähettää laskut heti, kun olet saanut työn valmiiksi. Tämä on helppoa Square Invoices -ohjelmalla, jonka avulla voit luoda ja lähettää laskut suoraan Square-laskutussovelluksesta paikan päällä.

Lähetä lasku oikeille henkilöille

Joskus varsinainen asiakas ei olekaan se, joka laskuista huolehtii. Ehkä se on kirjanpitäjä, joka tekee kirjanpitoa, tai ehkä se on oikeasti se vanhempi, joka maksaa ne hääkukat. Square-laskujen avulla voit lähettää sähköpostia sekä asiakkaallesi että sille, joka oikeasti maksaa, jotta saat rahasi mahdollisimman nopeasti.

Käytä verkkolaskutusta

Verkkolaskutuksen avulla vältyt siltä, että asiat ”hukkuvat postiin”. Koska verkkolaskut lähetetään digitaalisesti, asiakkaiden on aina helppo löytää ne – heidän tarvitsee vain etsiä ne postilaatikostaan (roskapostikasan sijasta).

Aseta kristallinkirkkaat ehdot

Ehdot on hahmotettava selkeästi sekä etukäteen että lopullisessa laskussa. Tähän kuuluvat myös myöhästyneisiin maksuihin liittyvät myöhästymismaksut. Se, että kaikki on kirjallisena, on avainasemassa, jotta vältät epämiellyttävän edestakaisen riitelyn.

Organisointijärjestelmä

Sinulla pitäisi olla tiedot kaikista laskuistasi yhdessä, järjestetyssä paikassa. Tämä on ratkaisevan tärkeää paitsi kirjanpidon ja verotuksen kannalta myös siksi, että pysyt ajan tasalla. Square-laskujen avulla kaikki on tallennettu suoraan Dashboard-taulullesi ja lajiteltu tilan mukaan.

Miten saat maksun nopeasti

Tähän mennessä Square-laskujen avulla on maksettu miljoonia dollareita. Joidenkin näkemiemme trendien ja tietojen perusteella tässä on muutamia asioita, joita voit tehdä varmistaaksesi, että laskusi maksetaan nopeasti.

Hyödynnä näitä älykkäitä strategioita varmistaaksesi, että laskusi maksetaan nopeasti ja saumattomasti.

• lähetä laskut asiakkaille torstaisin. Olemme havainneet, että torstaisin lähetetyillä laskuilla on suurin todennäköisyys tulla maksetuksi kahden päivän kuluessa.
• Mukauta kunkin laskun eräpäivä. Square-laskujen avulla voit lisätä vastaanottajalle viestin, jossa pyydetään asiakasta suorittamaan maksu laskun vastaanottamisen yhteydessä. Tämä voi johtaa nopeampiin maksujen palautuksiin.
• Vältä laskuttamasta asiakkaita sunnuntaisin. Ihmiset maksavat epätodennäköisimmin sunnuntaina vastaanotetun laskun – onhan se viikon laiskin päivä.

Miten toimia myöhästyneiden maksajien kanssa

Se kuuluu asiaan – ihmiset unohtavat maksaa. Mutta Square Invoices tekee maksuviivästyneiden seurannasta superhelppoa. Koska kaikki on lajiteltu Dashboardissa sen mukaan, mitä on maksettu ja mitä ei, voit nopeasti mennä sisään ja painaa Resend-painiketta kaikille, jotka saattavat tarvita muistutuksen. Näin säästyt siltä, että joudut istumaan alas ja laatimaan joukon hankalia sähköpostiviestejä. Jos haluat lisää vinkkejä siitä, miten saat myöhässä olevat laskut maksettua, lue postauksestamme Kolme (taktista) tapaa saada asiakkaat maksamaan erääntyneet laskut.

Aloita Square-laskujen käyttö

Saat maksun nopeammin verkkolaskujen avulla.

Lähetä laskut Squaren avulla