Freelancerit ja muut, jotka harjoittavat liiketoimintaansa kotoa käsin, voivat usein vaatia verovähennystä kotitoimistokuluistaan. Joitakin sääntöjä sovelletaan, mutta ne eivät ole erityisen raskaita. Sinulla saattaa olla myös useita muita liikekuluja ja omaisuutta, joista voit tehdä poistoja tai vaatia 179 §:n mukaisia vähennyksiä.
Toimistokulujen hakemista koskevat säännöt
Kotitoimistovähennyksen tekeminen on merkittävä etu itsenäisenä ammatinharjoittajana toimimisesta. Voit muuttaa osan henkilökohtaisista kuluistasi verotuksessa vähennyskelpoisiksi liikekuluiksi muutamien sääntöjen mukaisesti.
- Et voi vähentää enempää kuin liiketoimintasi nettovoitto muiden työhön liittyvien vähennysten hakemisen jälkeen. Saat esimerkiksi vain 2 000 dollarin vähennyksen, jos toimistokulusi ovat 3 000 dollaria, mutta tienasit vain 2 000 dollaria. Kotitoimistovähennyksen käyttämättä jäänyt osa voidaan siirtää seuraavalle verovuodelle, joten sitä ei menetetä.
- Toimistotilaa on käytettävä vain liiketoimintaan. Se ei kelpaa ”toimistoksi”, jos se toimii myös perheesi tv-huoneena. Verohallinto kutsuu tätä ”säännölliseksi ja yksinoikeudelliseksi käytöksi”.
- Toimistotilasi on oltava päätoimipaikkasi. Toisin sanoen pyörität freelance-toimintaasi kyseisestä paikasta käsin. Tämä ei kuitenkaan välttämättä tarkoita, ettetkö voisi palvella asiakkaita muualla. Sinun on vain hoidettava liiketoimintaasi kotitoimistostasi käsin eikä mistään muusta paikasta.
Kotitoimistokulujen laskeminen
Voit ilmoittaa kotitoimistovähennyksen liittovaltion lomakkeella 8829, ”Expenses for Business Use of Your Home”. Tämä lomake jätetään henkilökohtaiseen lomakkeeseen 1040 yhdessä C-luettelon ”Yrityksesi voitto tai tappio” kanssa.
Ensin sinun on määritettävä, kuinka suuri osa kokonaiskuluista kohdistuu yritykseesi. Voit laskea tämän prosenttiosuuden kahdella tavalla:
- Prosenttiosuus neliöjaloista: Mittaa kotitoimistosi koko ja mittaa kotisi kokonaiskoko. Näiden kahden suhde antaa kotitoimistosi prosenttiosuuden. Voit vaatia 20 % kotisi kuluista, jos työhuoneesi vie 20 % kotisi kokonaispinta-alasta.
- Huoneiden lukumäärä: Laske kotisi huoneiden lukumäärä. Kotitoimistoprosenttisi on yksi jaettuna huoneiden lukumäärällä.
Kodin kaikkien huoneiden on oltava lähes samankokoisia, jos käytät toista menetelmää.
Sallitut kotikulut
Sallittuihin kotikuluihin kuuluvat vuokrasi, asuntolainan korot – vaikkei se olekaan asuntolainan pääomaosuus – kiinteistövero, vuokralais- tai asumisoikeusvakuutus, asumisoikeusyhdistyksen jäsenmaksut, yleishyödylliset palvelut ja korjaukset. Sovellat prosenttiosuuttasi kuhunkin näistä kuluista ja lasket ne yhteen saadaksesi vähennyksesi.
Voit esimerkiksi vähentää 3 840 dollaria vuoden aikana maksamastasi vuokrasta, jos maksat 1 600 dollaria kuukaudessa ja toimistosi osuus on 20 prosenttia asuntosi kokonaisneliömetrimäärästä: 1 600 dollaria kertaa 12 kuukautta kertaa 20 prosenttia. Voisit vähentää sähköstä 240 dollaria eli 20 prosenttia, jos sähkölaskusi olivat vuoden aikana yhteensä 1 200 dollaria.
Vähennyskelpoisuutesi on jo 4 080 dollaria, etkä ole vielä edes ottanut mukaan vuokralaisen vakuutusta tai kaasulaskua.
Yksinkertaistettu vaihtoehto
IRS otti käyttöön toisen, paljon yksinkertaisemman menetelmän kotitoimistovähennyksen laskemiseksi verovuodesta 2013 alkaen. Sopivasti nimeltään ”yksinkertaistettu vaihtoehto”, se on 5 dollaria neliöjalkaa kohti kotisi liike- tai toimistotilaa kohti. Valitettavasti se rajoittuu 300 neliöjalkaan. Se saattaa säästää paljon työlästä kirjanpitoa, jos työtilasi on tätä pienempi, mutta muuten saatat rajoittaa vähennyksesi pienemmäksi kuin se voisi olla.
Voit ehkä tehdä karkeat laskelmat molemmilla tavoilla, kerran yksinkertaistetulla menetelmällä ja sitten uudestaan tavallisella menetelmällä, selvittääksesi, kumpi johtaa suurempaan vähennykseen ja mikä on järkevintä sinun kannaltasi.
Liiketoiminta-omaisuutesi vähennysoikeus: Poistot
Et voi vähentää prosenttiosuutta asuntolainan lyhennysten pääomaosuudesta, mutta voit vähentää osan talosi hankintamenosta, jos omistat asuntosi. Voit myös vähentää suoraan toimistotiloihin tehtyjen korjausten kustannukset.
Valitettavasti kaikki talosta tekemäsi poistot tuottavat verotettavaa voittoa poistojen takaisinperinnän kautta, kun ja jos joskus myyt sen.
Voit tehdä poistoja myös liikeomaisuudesta. Liiketoimintahyödykkeellä tarkoitetaan mitä tahansa omaisuutta, jonka käyttöikä on pidempi kuin yksi vuosi ja jota käytät tulojen tuottamiseen. Tietokoneet, ohjelmistot ja toimistokalusteet ovat kaikki hyviä esimerkkejä.
Sinulla on kaksi vaihtoehtoa näiden hankintojen kirjanpitokäsittelyyn:
- Voit vähentää hankintamenon kokonaisuudessaan sinä vuonna, jona ostat hyödykkeen.
- Voit jakaa hankintamenon useammalle vuodelle.
Kummassakin vaihtoehdossa menot lasketaan lomakkeella 4562, Poistot ja arvonalennukset. Sitä kutsutaan 179 §:n mukaiseksi vähennykseksi, ja se lasketaan lomakkeen 4562 osassa 1, jos haluat tehdä täyden vähennyksen ostovuonna. ”Poistat” omaisuuttasi, jos päätät jakaa kustannukset useammalle vuodelle.
Pitäisikö sinun tehdä poistot vai käyttää 179 §:ää?
§ 179 tuottaa yleensä suurimman vähennyksen, koska voit hakea koko hankintamenon kerralla. Tämä pienentää sekä tuloveroasi että itsenäisen ammatinharjoittamisen veroa. Mutta kustannusten jakaminen useammalle vuodelle tarjoaa myös etua. Tämä voi vähentää tuloveroa ja itsenäisen ammatinharjoittamisen veroa pienemmissä erissä pidemmän ajanjakson aikana. Näin voit myös siirtää osan kuluista tuleville vuosille, jolloin saatat tarvita vähennystä enemmän.
Esimerkkinä sanotaan, että ostat ammattikäyttöön tarkoitetun ohjelmiston. Verolainsäädäntö antaa sinulle mahdollisuuden joko tehdä poistot kustannuksista kolmen vuoden aikana tai vähentää kulut ostovuonna § 179:n mukaisesti. Molemmat menetelmät tuottavat samankaltaisen tuloksen kolmen vuoden kuluttua, mutta käyttämällä 179 §:ää saat suurimman vähennyksen ensimmäisenä vuonna.
The Tax Cuts and Jobs Act nosti 179 §:n mukaisen menovähennyksen enimmäismäärän 500 000 dollarista 1 miljoonaan dollariin vuonna 2018, joten sen pitäisi kattaa kohtuullisen moni omaisuuserä.
Hyvin monen vuoden aikana tehtyjen poistojen tekeminen voi antaa sinulle lisävähennyksiä tulevina vuosina. Tämä voi olla erityisen edullista, jos odotat tulojesi kasvavan. Mutta 179 §:n vähennyksen käyttäminen voi auttaa pitämään verovelvollisuutesi kuluvana vuonna mahdollisimman pienenä, jos freelance-tulosi ovat tänä vuonna epätavallisen suuret.
Voit myös miettiä, kuinka kauan oletat voivasi käyttää laitteita ennen kuin ne on vaihdettava. Jos uskot, että se kestää vain vuoden tai kaksi, saattaa olla parempi käyttää 179 §:n mukaista vähennystä kyseisen hyödykkeen osalta. Voit halutessasi tehdä poistot tai käyttää 179 §:ää erikseen jokaisesta hankkimastasi hyödykkeestä.