Ennaltaehkäise näitä vahinkoja kannustamalla työntekijöitä dokumentoimaan tietämyksensä matkan varrella tai ainakin tallentamaan kokemuksensa ennen kuin he lähtevät toiseen tilaisuuteen.
Miten yritykset voivat hyödyntää institutionaalista tietämystä?
Instituutionaalinen tietämys on lahja, joka jatkaa antamista. Se tarkoittaa, että sen ei tarvitse vain istua kansiossa ja kerätä pölyä, kunnes joku kaivaa sen esiin. Tätä tietämystä voidaan käyttää uusien koulutusohjelmien luomiseen ja innostaa työntekijöitä pysymään sitoutuneina työhönsä.
Tässä kerrotaan, miten.
Luo mentorointiohjelmia
Kutsu eläkkeelle jäävät Baby Boomerit valmentamaan uusia työntekijöitä ja siirtämään tietämystään. Esimerkiksi General Motors käynnisti verkossa toimivan mentoriportaalin 4 000 työntekijälle. Jokainen työntekijä voi luoda profiilin ja etsiä verkostosta mentorin tai mentoroitavan parin löytämiseksi.
Chris Oster, GM:n globaali kykyjen kehittämisen johtaja, haluaa tehdä tästä koko organisaation laajuisen prioriteetin:
”Haluamme edistää johtajien valmentajuutta, ja mentorointi on yksi parhaista tavoista tehdä se. Kyse on oikeastaan siitä, että yhtälön molempia osapuolia kannustetaan luomaan yhteys.”
Jopa kuninkaallisen laivaston ydinohjelmalla on mentorointialoite, nimeltään Project on Nuclear Issues. Se auttaa kuusikymppisiä veteraaneja tapaamaan parikymppisiä uusia alokkaita ja välittämään tietämystään innovatiivisten harjoitusten, kuten näyttämöteatteriesitysten ja sotapelien, avulla.
Rakenna uusia koulutusmuotoja
Voit myös pumpata tätä institutionaalista tietämystä uusiin ja vuorovaikutteisiin koulutusohjelmiin. Esimerkkinä mainittakoon GM, joka tekee yhteistyötä Harvardin kanssa järjestääkseen valituille työntekijöille kuuden kuukauden mittaisen, verkossa toimivan ”mini MBA” -ohjelman. Ihmiset eri puolilla organisaatiota osallistuvat myös kaksivuotiseen koulutukseen, jossa käydään läpi heidän alansa eri työpaikkoja. ”He saavat laaja-alaisen kokemuksen omalta alaltaan, ennen kuin he erikoistuvat”, Oster sanoo.
Yhtä tarkoitusta varten brittiläinen naistenvaatemerkki David Nieper kehitti 12 viikon ompelukoulun tuleville työntekijöille. Siellä he oppivat kokeneilta ompelijoilta lankojen hallintaa, ristipistotöitä ja työskentelyä eri kankaiden kanssa.
”Monet vaatetusteollisuudessa työskentelevät ompelijat valmistavat tuotantolinjalla vain yhden osan vaatteesta, esimerkiksi jalan, käsivarren tai kauluksen, mutta meidän koulutettavamme hyötyvät siitä, että he oppivat valmistamaan kokonaisen vaatekappaleen”, sanoi Carol Shaw, yksi opettajista. ”Kurssin päätteeksi toivomme voivamme tarjota töitä harjoittelijoille, jotka ovat osoittaneet hyvää silmää, hyvää koordinaatiota ja kykyä luoda muotia ylellisistä kankaista.”
Kannusta työntekijöitä oppimiseen
Pitäkää uudet työntekijät sitoutuneina ja innostuneina sitomalla institutionaalinen osaaminen heidän urakehitykseensä. PricewaterhouseCoopersin mukaan millenniaalit toivovat työpaikoiltaan eniten kolmea ominaisuutta:
- Mahdollisuuksia edetä urallaan
- Kilpailukykyiset palkat ja taloudelliset kannustimet
- Tehokkaat koulutus- ja kehittämisohjelmat
Yritykset voivat käyttää institutionaalista tietämystä ruksatakseen kaikki kolme näistä laatikoista:
- Tarjoa asiakirjoja, tietokilpailuja tai kursseja, joita työntekijät voivat suorittaa uransa edistämiseksi.
- Tarjoa taloudellisia kannustimia koulutusohjelmien suorittamisesta.
- Tarjoa työntekijöille runsaasti eläkkeelle jääneiden tai kokeneiden työntekijöiden asiakirjoja, jotta he voivat aloittaa oikealla jalalla.
”Aivan kuten haluat tarkastaa kokeneet työntekijäsi, jotka jakavat tietoa, sinun pitäisi kiinnittää tarkkaa huomiota työntekijöihin, jotka perivät tiedon”, Angela Pilotti kirjoitti Independent Agent -lehdessä. ”Vaikka jotkut vuosituhannen vaihteen työntekijät epäilemättä hyppäävät laivasta, investoimalla parhaiden nuorten työntekijöidesi kehitykseen voit lisätä pitkäaikaista pysyvyyttä.”
Institutionaalinen tieto on valtaa
Institutionaalisella tietämyksellä on valta muokata organisaatiosi tulevaisuutta – ja menneisyyttä. Sinun ei välttämättä tarvitse palkata muistijohtajaa. (Kyllä, se on oikeasti olemassa eikä mikään byrokraattinen hölmöläinen Orwellin kirjasta 1984.) Mutta sinun pitäisi ryhtyä toimiin dokumentoidaksesi ja suojellaksesi institutionaalista tietämystäsi.
Loppujen lopuksi tätä tietämystä luodaan joka päivä – jokaisen työntekijän, kampanjan ja asiakaskohtaamisen yhteydessä. Joten riippumatta siitä, hankitko sisäisen wikialustan tai muutatko palveluksesta poistumisprosessiasi, voit olla varma siitä, että työntekijät pysyvät yhteydessä toisiinsa ja pystyvät suoriutumaan parhaalla mahdollisella tavalla.