Haaste

Terveydenhuoltohallinto (Health Resources & Services Administration, HRSA) on terveysministeriön (Department of Health & Human Services, HHS) alainen virasto, jonka päävastuualueena on parantaa maantieteellisesti eristyksissä olevien tai taloudellisesti tai lääketieteellisesti haavoittuvassa asemassa olevien ihmisten terveydenhuoltopalveluja tarjoamalla laadukkaita palveluita, ammattitaitoista terveydenhuoltoalan työvoimaa ja innovatiivisia ohjelmia. HRSA myöntää vuosittain avustuksia tuhansille edunsaajille, jotka osallistuvat kymmenien miljoonien amerikkalaisten saamiin terveyspalveluihin.

Vuonna 1997 HRSA otti käyttöön sähköisen avustustenhallintajärjestelmän (Grants Electronic Management System, GEMS) auttaakseen virastoa ja sen edunsaajia ylläpitämään ja säätelemään paremmin avustusten myöntämisprosesseja. Tuolloin kuitenkin monet HRSA:n sisällä toimivat toimistot ja virastot ylläpitivät erillisiä ohjelmien hallintatietojärjestelmiä. Nämä järjestelmät erosivat toisistaan pääsynvalvonnan, tietoturvaroolien, tietojen syöttöominaisuuksien, navigoinnin, raportoinnin, analysointimahdollisuuksien ja ulkoasun osalta. Koska monet avustuksen saajat saavat useita avustuksia HRSA:n eri virastoista ja toimistoista, merkittävästi toisistaan poikkeavat ohjelmanhallintatyökalut aiheuttivat sekaannusta ja epäyhtenäisyyttä HRSA:n julkisuuskuvassa avustusten myöntäjien keskuudessa.

Viimeisten 20 vuoden aikana REI Systems on vastannut HRSA:n tarpeeseen keskitetystä avustustenhallintajärjestelmästä kehittämällä Electronic Handbooks (EHBs), joka on kokonaisvaltainen avustusten tuki- ja ohjelmahallintasovellus, joka yhtenäisti avustustenhallintaprosesseja koko virastossa ja antaa käyttäjille mahdollisuuden suorittaa avustusten toimintaan, ohjelmien suunnitteluun, seurantaan ja hallintaan liittyviä toimintoja yhdestä keskitetystä paikasta.

Tänään HRSA:n avustuksiin liittyvät prosessit on suunniteltava uudelleen ja avustusten hallinnointijärjestelmä on nykyaikaistettava, jotta se voi valmistautua GREAT Act -lakiin liittyviin uusiin vaatimuksiin, jotka edellyttävät tietojen standardointia ja suoratoistoa. Nykyisessä ympäristössä HRSA:n on hyödynnettävä teknologiaa, jotta se voi tarjota enemmän rajallisilla resursseilla. Lopuksi HRSA haluaa parantaa apurahansaajien suorituskykyä tunnistamalla ja edistämällä parhaita toimintatapoja suoritustietojen perusteella.

Lähestymistapamme

EHB:t integroivat joukon erilaisia avustusten tukijärjestelmiä yhdeksi avoimeksi, koko yrityksen kattavaksi järjestelmäksi. Yhdessä Grants.gov-sivuston kanssa tämä järjestelmä on virtaviivaistanut haku- ja hallintoprosessia ja mahdollistanut sen, että hakijat, apurahansaajaorganisaatiot ja HRSA voivat kommunikoida asiantuntevasti ja harjoittaa toimintaa sähköisesti. Sen ansiosta HRSA voi toimia paperittomassa ympäristössä, jossa liiketoiminnan tehokkuus on parantunut ja jossa noudatetaan koko viraston ja liittovaltion laajuisia toimeksiantoja, menettelyjä ja lainsäädäntöä.

REI Systems vie nyt tämän järjestelmän seuraavalle tasolle soveltamalla hyväksi havaittuja ja kehittyviä tekniikoita, kuten nykyaikaista ohjelmistosuunnittelua, matalaa koodia (low code), pilvipalveluja, liikkuvuutta, lohkoketjuja ja tekoälyä, jotta voidaan parantaa palvelujen tarjontaa ja käyttäjäkokemusta ja samalla alentaa yleisiä toimintakustannuksia.

Nykyisten ja uusien haasteiden – kuten opioidi-epidemian, terveydenhuollon työvoiman kapasiteetin rakentamisen ja innovatiivisten hoitomallien, kuten kotikäyntien, rahoittamisen – vuoksi HRSA tarvitsee vankemman, virtaviivaisemman ja automatisoidumman järjestelmän. REI Systemsillä on 15 vuoden kokemus työskentelystä tämän järjestelmän parissa, ja se hyödyntää oppimaansa ja suunnittelee uudelleen nykyaikaisen järjestelmän, joka parantaa liiketoiminnan tehokkuutta ja vaikuttavuutta sekä todellista tietoon perustuvaa päätöksentekoa.

Vaikutus & Tulokset

HRSA:n EHB:t tukevat yli 41 000:ta käyttäjää, mukaan lukien yli 1500 HRSA:n työntekijää, ja ne käsittelevät vuosittain yli 500 000 työnkulkutehtävää sähköisten liiketoimintaprosessien tukemiseksi. REI:n avulla HRSA:n avustukset ovat palvelleet yli 22,8 miljoonaa potilasta yli 9 000 terveyskeskuksessa, minkä ansiosta hoidettujen potilaiden määrä on kasvanut 27 prosenttia vuodesta 2008. EHB-järjestelmään tehdyn investoinnin ansiosta HRSA pystyi vähentämään ajankäyttöä ja työpanosta 60 prosentilla, jolloin henkilöstöresurssit voitiin keskittää avustusten tarjoamiseen terveyskeskuksille eri puolilla Yhdysvaltoja.

Järjestelmän nykyaikaistamisen ansiosta HRSA noudattaa kehittyviä tietojen standardointi- ja raportointivaatimuksia, samalla kun se luo yhteisiä liiketoimintajärjestelmiä ja optimoi tehtäviensä toteuttamista.

REI:n HRSA-asiakas kiitteli REI:n tiimiä EHB-järjestelmän erinomaisesta toteutuksesta: ”REI:n tiimi on varmasti asettanut minulle standardin, jolla urakoitsijoita tulisi mitata. REI on aina ollut, ja olen varma, että tulee aina olemaan, ryhmä ihmisiä, jotka pyrkivät huippuosaamiseen ja saavuttavat sen.”