Kytke televisio päälle, ja hyvin todennäköisesti löydät julkkiksen tai muun kuuluisan persoonallisuuden keskustelemassa tv-uutisankkurin tai ohjelmajuontajan kanssa. Avaa sanomalehti, ja suurella todennäköisyydellä luet toimittajan kirjoittamia ajatuksia tunnetun poliitikon ajatuksista tietyistä asioista.

Kävellessäsi toimistoosi ja kulkiessasi henkilöstöosaston ohi näet jonon hyvin pukeutuneita nuoria miehiä ja naisia, jotka odottavat vuoroaan päästäkseen huoneeseen keskustelemaan henkilöstöpäällikön kanssa, joka yrittää parhaillaan täyttää avoinna olevaa työpaikkaa.

Nämä kaikki skenaariot sisältävät keskusteluja ja ajatustenvaihtoa, jotka toteutetaan haastattelun muodossa.

Tässä artikkelissa tarkastelemme 1) mitä haastattelu on, 2) haastatteluaikataulun hyviä ja huonoja puolia, 3) erilaisia haastatteluaikataulutyyppejä, 4) haastatteluaikataulun malleja sekä 5) vinkkejä ja niksejä.

HAASTATTELU: YLEISKATSAUS

Mahdollisesti yksinkertaisin määritelmä ”haastattelulle” on ”keskustelu, jossa kysytään kysymyksiä ja annetaan niitä vastaavat vastaukset. Haastattelun puitteet ja toteutus vaihtelevat rennosta puoliviralliseen ja muodolliseen, ja siihen osallistuu kaksi osapuolta: haastattelija ja haastateltava. Haastattelijan tavoitteena on kerätä tietoja esittämällä kysymyksiä ja tutkimalla haastateltavan vastauksia. Haastattelua voidaan kutsua jopa ”haastattelijan käsikirjoitukseksi”.

Haastattelu voidaan tehdä kahden kesken, yhden haastattelijan ja yhden haastateltavan kanssa tai ryhmissä. Yksi haastattelija voi esimerkiksi keskustella useamman haastateltavan kanssa tai useampi kuin yksi haastattelija voi keskustella yhden haastateltavan kanssa. Vaihtoehtoisesti se voi olla ryhmäjärjestely, jossa haastatteluryhmä kohtaa haastateltavien ryhmän.

Milloin haastattelut tehdään? Yleensä haastatteluja käytetään seuraavissa tilanteissa:

• Palkkaaminen tai rekrytointi. Työhaastattelussa palkkaava johtaja tai rekrytoija puhuu tai keskustelee hakijan tai ehdokkaan kanssa arvioidakseen tämän soveltuvuutta ja sopivuutta avoinna olevaan tehtävään.
• Tutkimus. Yksi tapa kerätä tietoa tutkimusta (esim. markkinointi-, talous- ja tieteellistä tutkimusta) varten on niin sanottu ”tutkimushaastattelu”, jossa haastateltavilta haetaan vastauksia. Esimerkiksi tieteellisessä tutkimuksessa kysymykset muotoillaan hypoteesin tai oletuksen testaamiseksi.
• Tiedon levittäminen. Uutistoiminta on malliesimerkki, jossa henkilöltä kysytään kysymyksiä televisiota, radiota, sanomalehteä tai vastaavaa tiedotusvälinettä varten.

Miten huomaa, meneekö haastattelu sujuvasti? No, maalaisjärki sanoisi, että haastattelu sujuu hyvin, jos ajatusten ja tietojen vaihto on jatkuvaa, ja tämä voi johtua useista tekijöistä.

• Tavoite tai tarkoitus, joka pyörii tietyn aiheen tai aiheen ympärillä. Onko kyseessä työhaastattelu? Onko haastattelun tarkoitus selvittää, mitä haastateltava ajattelee jostakin tietystä asiasta?
• Haastattelijan kyky esittää kysymyksiä ja rohkaista haastateltavaa olemaan yhteydessä häneen ja avautumaan hänelle. Tämä viittaa myös hänen kykyynsä syventyä syvemmälle ja tehdä jatkokysymyksiä kysymysten pohjalta saadakseen lisää tietoa.
• Haastateltavan reagointikyky ja hänen kykynsä ilmaista itseään täysin vastauksissaan. Hänen pitäisi pystyä nopeasti hahmottamaan kysymys ja ymmärtämään, mitä kysytään, jotta hän voi antaa haastattelijan kaipaaman vastauksen.
• Haastatteluympäristö. Tähän kuuluvat tapahtumapaikka tai -paikka, käytetty kieli ja muut ulkoiset tekijät, jotka määrittävät haastattelun yleisen sävyn.

Jos jokin edellä mainituista puuttuu (tai on läsnä, mutta puuttuu jollakin tavalla), voit odottaa haastattelun menevän huonosti alusta alkaen. Toinen suuri syy siihen, miksi useimmat haastattelut epäonnistuvat tai eivät saavuta toivottuja tuloksia, on kuitenkin valmistautumisen puute, erityisesti haastattelijan puolelta. Yksi osoitus valmistautumisesta on ”haastattelusuunnitelma”.

HAASTATTELUSUUNNITELMA

Niin hauskoilta kuin spontaanit tai paikan päällä tehdyt haastattelut tuntuvatkin, ne pommittavat silti, jos niihin ei ole valmistauduttu. Ne ”väijytyshaastattelut”, joita näkee televisiossa? Ne eivät ole täysin sattumanvaraisia tai ”paikan päällä” tehtyjä, kuten niiden esitetään olevan. Esitetyt kysymykset on valmisteltu jo etukäteen, ja ne sisältyvät usein haastattelusuunnitelmaan.

Haastattelusuunnitelma on pohjimmiltaan luettelo, joka sisältää joukon strukturoituja kysymyksiä, jotka on laadittu toimimaan haastattelijoiden, tutkijoiden ja selvitysmiesten oppaana, kun he keräävät tietoa tai tietoja tietystä aiheesta tai kysymyksestä. Aikataulua käyttää haastattelija, joka täyttää kysymykset varsinaisen haastattelun aikana saaduilla vastauksilla.

Haastattelukaavion edut

1. Haastattelukaavio helpottaa haastattelun suorittamista. Koska kysymykset on laadittu jo etukäteen, haastattelu on helpompi toteuttaa ja saattaa loppuun.
2. Se lisää todennäköisyyttä kerätä tarkkoja tietoja tai tietoja. Jo etukäteen valmisteltujen kysymysten odotetaan olevan hyvin harkittuja ja kohdennettuja, joten ne kohdistuvat ”asian ytimeen”, jolloin varmistetaan, että saadut vastaukset ovat oikeita tai tarkkoja. Lindlof & Taylorin mukaan haastattelusuunnitelmilla voidaan lisätä kerättyjen tietojen luotettavuutta ja uskottavuutta.
3. Sen avulla haastattelijat ja tutkijat voivat saada lisää tietoa, koska he voivat tehdä jatkokysymyksiä tai selvennyksiä valmistelemiinsa kysymyksiin. Näin kerätyt tiedot ovat merkityksellisempiä ja hyödyllisempiä.
4. Vastausten osuus ja määrä ovat suurempia. Usein haastattelut ovat aikasidonnaisia. Haastattelijoille annetaan vain rajallinen määrä aikaa kaikkien kysymysten esittämiseen ja vastausten saamiseen. Jos hän tuli valmistautuneena, hän voi käyttää tuon ajan oikein. Muussa tapauksessa hän tuhlaa paljon aikaa miettimällä, minkä kysymyksen hän kysyy seuraavaksi. Seuraavaksi hän huomaa, että aika on kulunut, ja hän tuskin sai haastateltavalta mitään olennaista.
5. Se tarjoaa joustavuutta ja suurta räätälöitävyyttä, ja sitä voidaan käyttää, kun haastatellaan erityyppisiä ihmisiä. Haastattelija voi valmistella sen haastateltavat mielessä pitäen. Haastattelija on esimerkiksi voinut laatia työhaastatteluohjelman rakennusmiehen tai -työntekijän rekrytointia varten. Kun hänen tehtävänään on haastatella ehdokkaita ylempään johtotehtävään, hän voi myös käyttää samaa aikataulua, mutta useilla muutoksilla varustettuna.

Haastattelusuunnitelman haitat

1. Se voi olla aikaa vievä. Haastatteluaikataulun laatiminen voi viedä melkoisen osan haastattelijan ajasta, varsinkin jos kyseessä on laaja tai perusteellinen haastattelu. On tehtävä huomattavia määriä tutkimusta, jotta voidaan laatia hyviä kysymyksiä.
2. On olemassa suuri riski, että haastattelu ja sen tulokset voivat kärsiä haastattelijan puolueellisuudesta, koska hän on se, joka valitsee haastattelussa esitettävät kysymykset.
3. Vaihtelevuus voi olla suurta, kun haastattelusuunnitelmaa käyttää useampi haastattelija. Tämä voi johtaa haastattelujen aikana kerättyjen tietojen epäluotettavuuteen.

HAASTATTELUJÄRJESTELMIEN TYYPIT

Haastattelijoiden laajalti käyttämiä haastattelukaavioita tai -oppaita on kahta päätyyppiä.

Syvähaastattelukaavio

Tätä käytetään avoimissa haastatteluissa, joilla pyritään saamaan syvällistä tietoa usein vakavista aiheista tai arkaluontoisista kysymyksistä. Kysymykset ovat avoimia, ja haastattelijalle annetaan kehotuksia pyytää tarvittaessa selvennyksiä tai lisätietoja.

Haastateltavalle annetaan enemmän tilaa tai liikkumavaraa puhua kaikista haastattelun aikana esiin tulevista aiheista, joten hän voi vapaasti käyttää omia sanojaan ja antaa ajatusten purkautua hänestä helposti. Seuraavassa luetellaan tämän haastattelusuunnitelman keskeiset piirteet.

• Suunnitelmassa on viitteitä siitä, että haastateltava on tietoinen haastattelun tarkoituksesta ja siitä, kuinka kauan haastattelu kestää.
• Kysymykset on muotoiltava siten, että niistä saadaan aiheen tai kysymyksen kannalta olennaisia vastauksia. Jos kyseessä on esimerkiksi työhaastattelu, kysymysten tulisi käsitellä asiaa siitä, onko haastateltavalla hakijalla sellainen pätevyys ja valtuudet, jotka tekevät hänestä sopivan avoinna olevaan tehtävään. Jos haastattelussa on kyse tutkimuksesta tai selvityksestä, kysymysten tulisi vastata tutkimuksen tai selvityksen pääongelmaan tai -aiheeseen.
• Kaikkien kysymysten tulisi olla merkityksellisiä tai niillä tulisi olla vaikutusta haastattelun tarkoitukseen tai tavoitteeseen. Poista kaikki epäolennaiset kysymykset tai sellaiset kysymykset, joiden vastauksista ei ole sinulle mitään hyötyä.
• Se noudattaa yksi askel kerrallaan -lähestymistapaa, jossa jokaisen kysymyksen on tarkoitus käsitellä vain yhtä asiaa sen sijaan, että käsiteltäisiin useita asioita kerralla. Tällä on taipumus hämmentää paitsi haastateltavaa myös haastattelijaa ja johtaa siihen, että haastateltava menettää hallinnan haastattelun suunnasta.
• Kysymykset ovat avoimia sen sijaan, että niissä käytettäisiin kysymyksiä, joihin voidaan vastata kyllä tai ei, ja joita voidaan käyttää lähtökohtana tai viitekohtana lisäkysymyksille. Näin haastattelija voi mennä syvemmälle saadakseen tarvitsemaansa tietoa.
• Kysymykset ovat neutraaleja, ja niissä vältetään johdattelevia kysymyksiä, jotka saattavat sanella vastauksen haastateltavalle.

Rakenteinen haastatteluaikataulu

Tätyyppistä haastatteluaikataulua verrataan usein kyselylomakkeissa tai kyselylomakkeissa käytettyyn muotoon niiden samankaltaisuuden vuoksi. Ero on käytössä; ilmeisesti haastatteluaikataulua käyttää haastattelija kasvokkain tapahtuvan vuorovaikutuksen aikana, kun taas kyselylomake yksinkertaisesti täytetään vastaajan toimesta.

Haastatteluaikataulu sisältää kysymykset, jotka kysytään, ja siihen haastattelija myös kirjaa vastaukset näihin kysymyksiin. Haastatteluohjelman laatiminen strukturoitua haastattelua varten on periaatteessa sama kuin kyselylomakkeen laatiminen. Kyse on vain siitä, että kyselylomaketta käyttää ainoastaan haastattelija, eikä vastaaja tai haastateltava pääse näkemään sen sisältöä.

Jotkut haastattelijat kuitenkin yhdistävät joustavuuden lisäämiseksi näiden kahden tyypin piirteitä valmistellessaan haastatteluaikataulua. Se, mitä haastateltava pitää tehokkaimpana tavoitteidensa saavuttamisen kannalta, riippuu oikeastaan haastattelijasta itsestään.

HAASTATTELUAIKATAULUJEN MALLIT

Haastatteluaikataululle ei ole olemassa yhtä ainoaa vakiomallia. Yleensä muoto riippuu suoritettavan haastattelun tyypistä ja tarkoituksesta sekä haastateltavista tai haastateltavista. Haastatteluaikataulussa on kuitenkin oltava kolme pääosaa:

Avaus

Jotkut tutkijat kutsuvat tätä vaihetta ”lämmittelyksi”, jossa tavoitteena on luoda ilmapiiri, joka mahdollistaa avoimen ja vapaan ajatustenvaihdon haastattelijan ja haastateltavan välille riippumatta siitä, tapahtuuko haastattelu kahden kesken vai ryhmätyöskentelyssä.

Haastattelun alkaessa haastattelijan on toivotettava haastateltava tervetulleeksi ja pyrittävä saamaan hänet rentoutumaan. Jos haastateltava on rento, haastattelu sujuu todennäköisesti sujuvasti. Tämän jälkeen haastattelija jatkaa ja kertoo haastateltavalle seuraavat asiat:

• Haastattelun tavoitteet. Haastateltava ansaitsee tietää, miksi haastattelu tehdään ja miksi hän on mukana. Jos kyseessä on työhaastattelu, haastateltava hakija tietää jo, miksi hän on samassa huoneessa henkilöstöhallinnon henkilöstön kanssa, mutta se on silti selvitettävä hänelle.
• Aiheet tai seikat, joista haastattelun aikana keskustellaan. Tämän tarkoituksena on tehdä haastateltavan olo mukavaksi, koska annat hänelle ikään kuin ”ennakkovaroituksen” siitä, mitä myöhemmin keskustelussa tullaan kysymään.
• Haastattelun arvioitu pituus tai kesto. Haastateltava ei halua arvailla koko haastattelun ajan, milloin se päättyy, tai joutuuko hän viettämään koko aamupäivän keskustelemalla haastattelijan kanssa.

Haastateltava haluaa tuntea, että hän hyötyy jollakin tavalla tästä haastattelusta, joten varmasti auttaa, jos annat haastateltavalle motivaatiota vastata kysymyksiin oikein ja täsmällisesti. Jos et anna, hän ei ehkä ole halukas vastaamaan kysymyksiin, saati sitten antamaan hyviä vastauksia.

Haastattelukaavion tämän osan voi muotoilla niin, että se sopii haastattelijan persoonallisuuteen ja jopa haastateltavan persoonallisuuteen.

Runko

Pääsemme ”ydinkeskusteluun”. Tämä sisältää haastatteluaikataulun ytimen: aiheet ja esitettävät kysymykset. Jälleen kerran sisältö riippuu aiheesta ja haastattelutyypistä. Tärkeintä, mitä ei pidä koskaan unohtaa, on se, että kysymysten on täytettävä haastattelun tavoite.

Haastattelukaavion sijasta, joka sisältää vain luettelon aiheista ja alateemoista, tyypillinen haastattelukaavio sisältää myös pääkysymyksiä sekä jatkokysymyksiä, joiden tarkoituksena on kartoittaa tai selventää vastauksia aiemmin esitettyihin pääkysymyksiin.

Haastattelukaavion runkoa laadittaessa on tärkeää jättää enemmän kuin riittävästi tilaa, johon haastattelija voi kirjoittaa haastateltavan vastaukset tai vastaukset.

Lopetus

Haastattelu on päättymässä. Syy siihen, miksi se on sisällytetty haastattelusuunnitelmaan, on sen varmistaminen, ettei haastattelu lopu äkillisesti, mikä voi vaikuttaa haastateltavan mielestä epäkohteliaalta.

Lopetuksessa käsitellään yhteenvetona pääkohdat, joista puhuttiin haastattelun aikana, ja sen jälkeen keskustellaan lyhyesti seuraavista vaiheista, joihin haastattelun jälkeen ryhdytään.

Voit tutustua tähän malliin, josta löydät esimerkin haastattelusuunnitelmasta, jota voit käyttää keskustellessasi yliopistossa luokkatoverin kanssa. Tämä toinen malli yksinkertaisesta haastatteluohjeesta antaa myös vihjeitä siitä, mitä haastattelijan tulisi sanoa haastattelun aikana, sen lisäksi, mitä kysymyksiä hän esittää.

Jossain tapauksissa haastattelukaavio voi olla niin yksinkertainen, että se sisältää vain keskeiset kohdat, kuten haastattelun tarkoituksen, päivämäärän, kellonajan ja paikan, jossa haastattelu suoritetaan, sekä haastattelijan ja haastateltavan nimet ja yhteystiedot. Katso esimerkkinä tätä työhaastattelun aikataulua.

Onneksi netistä löytyy runsaasti resursseja haastatteluaikataulun malleista, joita voit muokata ja mukauttaa tarpeisiisi.

VINKKEJÄ HAASTATTELUAIKATAULUN VALMISTELUUN JA KÄYTTÖÖN

Haastatteluaikataulua laadittaessa päähuomio kohdistuu kysymyksiin. Mitä pitäisi kysyä ja miten niitä pitäisi kysyä? Mutta siinä ei ole vielä kaikki. Jopa kysymysten esittämisjärjestyksellä tai -järjestyksellä on myös merkitystä, minkä vuoksi se tulisi myös näkyä haastattelukaaviossa.

Muista seuraavat vinkit, kun laadit haastattelussa käyttämääsi ohjetta.

• Älä aloita haastattelua kysymyksellä, jossa luotaat haastateltavan henkilökohtaisiin tietoihin (ellei haastattelun tarkoituksena ole puhua hänen henkilökohtaisesta elämästään). Jos kyseessä on työhaastattelu, olisi parempi saada hänet puhumaan taidoistaan, pätevyydestään ja työkokemuksestaan, koska se on hänen mukavuusalueensa. Jos kyseessä on tutkimushaastattelu, voit aloittaa asian kysymällä haastateltavalta hänen asiantuntemuksestaan sillä alalla, josta haastattelet häntä. Älä esitä hänelle henkilökohtaisia kysymyksiä hänen perheestään tai vastaavista aiheista.
• Aloita ”kevyemmillä” kysymyksillä eli sellaisilla, jotka eivät heti saa haastateltavaa tai vastaajaa varuilleen. Haastateltavan pitäisi pystyä vastaamaan kysymykseen helposti, minkä jälkeen voit siirtyä vähitellen arkaluonteisempiin tai vaikeampiin aiheisiin. Jos aloitat kiistanalaisella kysymyksellä tai sellaisella, joka saa haastateltavan tuntemaan olonsa epämukavaksi, se luo synkän sävyn muulle haastattelulle.
• Yleissääntö on, että ryhmittelet kysymykset loogisesti. Voit aloittaa yleisillä kysymyksillä ja edetä myöhemmin kohti erityiskysymyksiä. Toki toisinaan sinun on ehkä jouduttava joustamaan, erityisesti silloin, kun yleistä kysymystä on seurattava erityiskysymys jonkin asian selvittämiseksi.
• Vaihtelun ja luonnollisemman sujuvuuden vuoksi, jos käytät sekä avoimia että suljettuja kysymyksiä, olisi hyvä sekoittaa ne keskenään sen sijaan, että kysyt ensin kaikki suljetut kysymykset ja sitten vasta haastattelun jälkimmäisellä puoliskolla avoimet kysymykset. Toinen ehdotus on mukauttaa suppilon tai käänteisen suppilon järjestystä. Suppilojärjestyksessä aloitat avoimilla kysymyksillä ja siirryt vähitellen mutta luonnollisesti suljettuihin kysymyksiin. Käänteisessä suppilojärjestyksessä kysymykset järjestetään päinvastoin.
• Pidä vastaajat tai haastateltavat mielessä kysymyksiä valmistellessasi. Sinun tulisi tietää ainakin heidän taustansa, jotta voit valmistella kysymyksiä, jotka herättävät heissä vastakaikua. Jos aiot haastatella ehdokkaita insinöörin esimiestehtävään, voit muotoilla kysymykset niin, että ehdokkaat pystyvät todistamaan, ovatko he päteviä tehtävään vai eivät. Jos olet haastattelemassa kiinnostuksen kohteena olevaa henkilöä äskettäisen tapauksen johdosta, sinun on ainakin selvitettävä, miksi häntä pidetään ”kiinnostuksen kohteena olevana henkilönä”, jotta voit laatia oikeat ja asianmukaiset kysymykset.
• Kysymysten sanamuodon on oltava selkeä. Vältä monimutkaisten ja erittäin teknisten termien käyttöä, ellet ole täysin varma, että haastateltava tuntee ne. Yritä käyttää yksinkertaista kieltä ja maallikon termejä sekaannusten välttämiseksi. Välttäkää puhekielisiä termejä ja jargonia, varsinkin jos on olemassa parempia – helpommin ymmärrettäviä – vaihtoehtoja, joita voitte käyttää. Myös lauserakenne on tärkeä. Pitkiksi ja juokseviksi lauseiksi rakennetut kysymykset voivat hämmentää teitä molempia, ja haastateltava voi jäädä paitsi kysymyksesi pääkohdasta. Kuten aiemmin mainittiin, jokaisen kysymyksen tulisi mahdollisuuksien mukaan koskea vain yhtä asiaa. Vältä liian monen kysymyksen sijoittamista yhteen lauseeseen, joka luetaan yhteen hengenvetoon.
• Varaa riittävästi tilaa, johon voit kirjata tai kirjoittaa vastaukset tai vastaukset kuhunkin kysymykseen. Haastattelun aikana on mahdollista käyttää nauhuria, jos jotkin kohdat jäävät kirjaamatta haastattelukaavioon. Jos aiot käyttää nauhuria, sinun on ilmoitettava siitä haastateltavalle haastattelun alussa ja saatava hänen suostumuksensa haastattelun nauhoittamiseen.
• Haastattelijana sinun on tutustuttava haastattelukaavioon. Haluat, että haastattelu sujuu luontevasti, etkä missään nimessä halua kuulostaa kysymysten esittämisessä töksähtäneeltä tai, mikä vielä pahempaa, siltä kuin olisit harjoitellut sitä. Luultavasti oletkin, mutta et halua tehdä sitä haastateltavalle selväksi. Sinun on osoitettava itsevarmuutta; olethan se, joka kysyy kysymykset. Kun olet laatinut haastatteluohjelman, sinun on tunnettava se läpikotaisin.