Varaston liikkeet vaikuttavat yritykseesi monin tavoin – vaikuttaen kassavirtaan, myytyjen tuotteiden kustannuksiin ja jopa voittoon – minkä vuoksi sen asianmukainen kirjanpito on niin tärkeää.
Varaston kirjanpito voi olla monimutkainen tehtävä, joten kirjanpidon aloittelijat voivat haluta konsultoida kokenutta kirjanpitäjää tai CPA:ta saadakseen opastusta.
Yleiskatsaus: Mitä on varastokirjanpito?
Varastokirjanpito on varastotuotteiden arvostamista jälleenmyyntiä varten.
Sekä varastohankintojen että varaston kiertonopeuden hallinnoinnissa tulisi noudattaa yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden (GAAP) sääntöjä, jotka edellyttävät, että kaikki varastot kirjataan asianmukaisesti joko hankintamenomenetelmää tai markkina-arvomenetelmää käyttäen.
On myös tärkeää muistaa, että vaihto-omaisuutta pidetään vaihto-omaisuutena, joten se ei ole poistokelpoinen.
Jos myisit vain yhtä nimikettä, vaihto-omaisuuden kirjanpito olisi yksinkertaista, mutta on todennäköistä, että varastossasi on useita nimikkeitä ja että jokainen nimike on kirjattava erikseen. Vaikka tämä ei ole vaikeaa, voit joutua nopeasti komplikaatioihin, kun varastokustannukset vaihtelevat.
Sekä myytyjen tuotteiden hankintameno että varaston arvostus riippuvat siitä, että varastokirjanpito on asianmukaista. Ja koska varastoa pidetään liiketoiminnan kuluna, materiaali- ja tuotehankinnat vaikuttavat suoraan tuloslaskelmaan, kun taas varastotasojen kasvu vaikuttaa suoraan myös taseen loppusummaan.
Varastokirjanpitoa käytetään ensisijaisesti myytyjen tuotteiden hankintamenon määrittämiseen ja varastojen arvostamiseen kunkin tilikauden lopussa. Kun määritetään tietyn tilikauden myytyjen tavaroiden hankintamenoa, kaava on:
Alkovarasto + ostot – loppuvarasto = myytyjen tavaroiden hankintameno
Esimerkiksi maaliskuun alkuomaisuuden arvo on 5 250 dollaria. Ostat lisävarastoa 4 100 dollarin arvosta ja kauden lopussa varaston arvo on 3 100 dollaria. Näin laskisit myytyjen tuotteiden kustannukset maaliskuulta:
5 250 $ + 4 100 $ – 3 100 $ = 6 250 $
Varaston arvostus määritetään liittämällä tietty arvo tuotteille, jotka ovat varastossa tilikauden lopussa.
Näytämme, miten se tehdään käyttämällä kolmea yleisimmin käytettyä varastokirjanpitomenetelmää: FIFO (first in/first out), LIFO (last in/first out) ja painotettu keskiarvo, joista kullakin menetelmällä on omat hyvät ja huonot puolensa.
Varastokirjanpidon tekeminen FIFO-menetelmällä
Varastokirjanpidon tekeminen FIFO-menetelmällä
Ensimmäinen tulo/ensimmäinen poisto (first in/first out), tai siis FIFO-menetelmä (first in/first out), on yleisimmin käytetty varastojen arvonmääritysmenetelmistä. Se on melko itsestään selvä: First in/first out tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että ensimmäisenä ostetut eli vanhimmat varastoesineet myydään ensimmäisinä.
Tammikuun 2. päivänä 2020 ostat tavalliselta tavarantoimittajaltasi esimerkiksi 100 kristallia, joiden kappalehinta on 4 dollaria. Tammikuun 15. päivänä sinun on ostettava 100 kristallia lisää, mutta vakituinen tavarantoimittajasi nosti hinnan 6 dollariin kappaleelta.
Kun varastosi alkavat loppua tammikuun lopulla, käännyt toisen tavarantoimittajan puoleen, joka tarjoaa sinulle 5 dollarin hintaa kristallilta, joten tammikuun 30. päivänä ostat 100 kristallia lisää uudella hinnalla.
Voidaksesi seurata asianmukaisesti varastokustannuksiasi ja jäljellä olevan varastosi arvoa kuukauden lopussa, sinun on seurattava hinnoittelua ja myyntiä kaikkien kolmen hinnoittelutason osalta, koska se, miten kirjaat varastosi hinnoittelun, vaikuttaa suoraan myytyjen tuotteiden kustannuksiin ja varastosi arvostukseen.
Kerrotaan tämä tarkemmin:
- 1-02-2020: 100 kristallia @ 4 dollaria kappale = 400 dollaria
- 1-15-2020: 100 kristallia @ 6 dollaria kappale = 600 dollaria
- 1-30-2020: 100 kristallia @ 5 dollaria kappale = 500 dollaria
Tammikuun kristallien oston lisäksi sinulla oli myös kaksi suurta asiakastilausta; toinen 20.1. 125 kristallia ja toinen 31.1. 140 kristallia. Arvostaisit 20.1.2020 ostetun vaihto-omaisuuden FIFO-menetelmää käyttäen seuraavasti:
- 100 kristallia @ 4 $ kpl = 400 $
- 25 kristallia @ 6 $ kpl = 150 $
- Vaihto-omaisuuden kokonaishankintameno = 550 $
Koska käytämme FIFO-menetelmää, tilauksessamme on mukana myös ensimmäiset varastoon laitetut kristallit, joiden hinta oli 4 $ kappale. Tilauksen loput kristallit otettiin toisesta ostetusta kristalliryhmästä, jotka olivat 6 dollaria kappale.
Seuraava osto, joka suoritetaan 31.1.2020, olisi:
- 75 kristallia @ 6 $ kpl = 450 $
- 65 kristallia @ 5 $ kpl = 325 $
- Varaston kokonaiskustannus = 775 $
Tässä tilauksessa varastossa olevat vanhimmat kristallit, joiden arvo oli 6 $ kpl per kpl, myytiin ensimmäisenä sekä 65 kristallia viimeisimmästä ostosta. Kun nämä molemmat ostot oli suoritettu, varastoon jäi 35 kristallia, joiden kaikkien arvo oli 5 dollaria kappaleelta, eli kokonaisarvo oli 175 dollaria.
Tässä on kaavio, jossa eritellään varastotoiminta FIFO-arvostusmenetelmää käyttäen: