Oletko koskaan lähtenyt kokouksesta epävarmana siitä, mitä tehdä seuraavaksi? Entä oletko käyttänyt tuntikausia luonnokseen vain huomataksesi, että suunta muuttui viikko sitten?

Miksi viestintä on siis tärkeää? No, se on yksi ensimmäisistä asioista, jotka opimme varttuessamme (meillä on jopa tutkinto viestinnästä), ja se osoittautuu edelleen yhdeksi vaikeimmin hiottavista taidoista. Silti se on kiistatta olennainen osa johtamista ja menestyvän tiimin johtamista.

Johtaja, joka ei osaa asettaa odotuksia, saa tiimin kaaokseen. Määräaikoja ei noudateta. Syntyy riitoja siitä, kuka teki mitä tai kenen piti tehdä se. Tämän kommunikaatiohäiriön torjumiseksi pidetään lukemattomia kokouksia, mutta ne päätyvät vain kaikkien ajanhukkaan.

Ei syytä huoleen. Meillä on muutamia tehokkaan viestinnän vinkkejä, jotka kannattaa pitää mielessä, kun seuraavan kerran annat palautetta tai mietit kokouksen sopimista. Opit, miten voit parantaa viestintätaitoja työpaikalla ja sen ulkopuolella.

Puheita on liikaa

Käytämme useita päivittäin käytettäviä työkaluja ja taktiikoita, joiden avulla viestinnästä tehdään mahdollisimman suoraviivaista. Lisäksi ajoitamme kokouksia kokousten päälle ilmaistaksemme työmme, ajatuksemme ja tavoitteemme.

Mutta toimivatko kaikki nämä aloitteet tehokkaan viestinnän aikaansaamiseksi? Työnhallintatutkimuksemme mukaan yli neljännes työntekijöistä osallistuu 6 tai useampaan kokoukseen viikossa. Kuitenkin vain 46 prosenttia sanoo lähtevänsä kokouksesta niin, että heillä on selkeä käsitys siitä, mitä seuraavaksi pitäisi tehdä.

Mitä siis teemme väärin? Puhutaan liikaa, ei kuunnella tarpeeksi.

Hyvät antropologit ilmestyvät paikalle ja yksinkertaisesti keräävät palautetta. Sen sijaan, että he kokisivat, että heillä on jotain todistettavaa, he esittävät kysymyksiä ja kuuntelevat vastauksia tarkasti. Useimmissa kokouksissa ei kuitenkaan ole näin.

Kokouksessa on aina yksi tai kaksi henkilöä, jotka hallitsevat kokousta taistellessaan siitä, että heidän ajatuksensa tulevat kuulluiksi. Näissä kokouksissa kannustetaan jakamiseen. Mutta kun muut huoneen jäsenet eivät saa sanaa suustaan tai kokevat, ettei kukaan kuuntele heitä, on ongelma.

Kokeile tätä: Ajattele itseksesi: Mitä antropologi tekisi? Keskity seuraavassa kokouksessasi dialogin luomiseen monologin sijaan. Anna itsellesi kokouksen alussa kolme minuuttia aikaa (ota aikaa, jos sinun on pakko) puhua kokouksen tarkoituksesta ja kaikista ajatuksistasi, joita sinulla oli etukäteen. Kun kolme minuuttia on kulunut, avaa puheenvuoro muille ja kuuntele. Näin osallistujat tuntevat, että heidän ajatuksiaan arvostetaan, ja voit harjoitella kuuntelemista sen sijaan, että miettisit, mitä sanoisit seuraavaksi.

Se on liian hajanainen

Olet siis laatinut raportin, jonka pitäisi olla valmis suunnittelua varten viikon loppuun mennessä. Lähetät sen sähköpostitse kaikille tärkeimmille sidosryhmille sekä muutamalle muulle, joiden panosta tarvitset. Yksi kerrallaan alat saada palautetta.

Ja osa palautteesta on hajaantunut yhteisen asiakirjasi eri versioihin. Osa siitä sähköpostilangan sisällä. Yksi henkilö tulee luoksesi toimistoon ja kertoo, mitä hän haluaisi muuttaa.

Alat saada lisää palautetta pikaviestien ja puhelinsoittojen välityksellä. Viikon loppu lähestyy, ja sen sijaan, että lähettäisit raporttisi suunnitteluun, järjestelet palautetta. Kuulostaako tutulta?

Koska viestintätyyppejä ja -välineitä on niin paljon, että pelkästään palautteen järjestäminen ja kaikkien ajatusten ja ideoiden sisällyttäminen siihen voi olla kokopäivätyö. On lähes mahdotonta saada sidosryhmiltä tiivistä ja käyttökelpoista palautetta ilman yhtä paikkaa, johon kaikki tiettyyn projektiin liittyvä palaute kootaan.

Kokeile tätä: Investoi työkaluun, jonka avulla voit kanavoida kaiken tiettyyn projektiin liittyvän viestinnän yhteen helppokäyttöiseen paikkaan. Tämä yksi ainoa totuuden lähde on pelastus, kun on kyse ideoiden ja palautteen keräämisestä ja toteuttamisesta. Loppujen lopuksi säästät valtavasti aikaa, joka on aiemmin kulunut kaiken järjestämiseen ja kokoamiseen.

Säilytä kaikki viestintä yhdessä paikassa. Aloita Wriken ilmainen kokeilujakso.

Tässä on taka-ajatus

Oletko koskaan ollut kokouksessa, jossa sinusta tuntuu, että ihmiset puhuvat oman etunsa eivätkä yrityksen edun vuoksi? Tai kokenut konfliktia työntekijän kanssa ja lopettanut tarkoituksella yhteistyön hänen kanssaan?

Tämä on seurausta siitä, että annat jonkin asian vaikuttaa negatiivisesti tapaan, jolla kommunikoit. Loppujen lopuksi te kaikki työskentelette viime kädessä saman päämäärän eteen ja teidän on tehtävä yhteistyötä. Sellaisen yhteistyöpaikan vaaliminen, jossa kaikkia tuetaan ja jossa kaikki tuntevat, että heillä on ääni, on välttämätöntä hyvälle viestinnälle.

Digitaluxin perustajan ja markkinointijohtajan Dan Scalcon mukaan: ”Älä pidä asemaasi muiden ihmisten yläpuolella äläkä käytä pakottamista tai pelkoa motivaattoreina. Keskity sen sijaan tuomaan rehellinen, positiivinen ja egoton asenne jokaiseen eteen tulevaan tilanteeseen. Piristäjänä toimiminen itsevaltiaan sijaan auttaa ylläpitämään moraalia ja voi jopa helpottaa luovuutta ja tehokasta ongelmanratkaisua.”

Kokeile tätä: Kirjoita projektin tai kokouksen alussa ylös kaikkein korkeimmat tavoitteet. Aina kun isännöit kokousta ja konflikti puhkeaa tai projektista tulee ristiriitaista palautetta, joka on riistäytymässä käsistä, palaa takaisin korkean tason tavoitteisiisi ja kysy itseltäsi: Auttaako tämä meitä saavuttamaan tavoitteemme? Näin voit ottaa askeleen taaksepäin ja arvioida, mikä on todella rakentavaa ja mitä on käsiteltävä.

Ei ole luottamusta

Epäonnistuminen aikataulujen noudattamisessa tai lupauksen pettäminen voi murentaa tiimisi luottamusta sinuun. Jos olet henkilö, joka lupaa liikaa ja pitää liian vähän, tiimisi ei voi luottaa sinuun. Vaikka tuntisitkin tekeväsi päinvastoin ja ali- ja ylisuorittaisit lupauksesi, et silti ole rehellinen, ja se vahingoittaa tiimisi viestintää.

”Mikään ei saa ihmisiä lopettamaan toimintaa nopeammin kuin se, että he haistavat paskanjauhannan”, sanoo Karin Hurt, Let’s Grow Leadersin kirjoittaja ja perustaja. ”Jos haluat, että ihmiset todella kuuntelevat, varmista, että he voivat uskoa, mitä sanot. Aitoa viestintäkulttuuria voi syntyä vain, kun ihmiset voivat luottaa toistensa rehellisyyteen. Kannusta avoimuuteen ja totuuden kertomiseen aivan huipulta alkaen.”

Kokeile tätä: Ole rehellinen – näin yksinkertaista se on. Kerro yksityiskohtia, jos tiedät ne, sano ettet tiedä, jos et tiedä. Järjestä säännöllisiä kahdenkeskisiä tapaamisia, kun se on tarpeen, ja ole aina mahdollisimman avoin näissä tapaamisissa. Tiimisi arvostaa avoimuuttasi ja rehellisyyttäsi ja palkitsee sinut luottamuksella ja ahkeruudella.

Lisälukemista viestintätaitojen parantamisesta:

• 5 Essential Communications Skills to Catapult Your Career: Katso tämä webinaari ja opi, millaiset viestintätaidot vievät sinut huipulle ja pidemmälle.
• 14 todistettua tapaa parantaa viestintätaitojasi: Vie johtajuutesi seuraavalle tasolle ottamalla nämä taidot käyttöön.
• 6 strategista tapaa pitää tiimisi viestintä sujuvana: Haluatko vähentää kaikkea melua? Lue tämä artikkeli siitä, miten erityisten roolien jakaminen ja sanaston laatiminen voivat pitää tiimisi viestinnän selkeänä ja ytimekkäänä.
• 9 tapaa parantaa viestintää töissä: Tämä artikkeli tarjoaa käteviä vinkkejä ja jopa ideoita siitä, mitä voisit sanoa kannustaaksesi parempaa viestintää tiimissäsi.